• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Класифікація службових документів

ДОКУМЕНТ — це матеріальний об'єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та ви­значення»).

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла­сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи класифікують за такими ознаками: ♦ спосіб фіксації інформації; ♦ зміст; ♦ назва; ♦ вид; ♦ складність; ♦ місце складання;

♦ термін виконання; ♦ походження; ♦ гласність; ♦ юридична сила; ♦ стадія виготовлення; ♦ термін зберігання; ♦ рід діяльності та ін.

1.За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

•письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножу­вальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом фіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

2.За змістом документи поділяють на:

• організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно по­ділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки то­що);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, теле­грами, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, роз­писки, доручення тощо).

3.За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • заяви

• інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи та ін..

4.За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не­змінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільки на їх складанні та опра­цюванні економиться час;

• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

5.За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше опрацьовувати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

6.За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) й не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

7.За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

8.За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, встанови, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

9.За гласністю документи бувають:

• звичайні;

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

10.За юридичною силою документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні; • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істинні.

11.За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і відовідним чином оформлені. Є такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через опіювальний папір); • витяг (копія офіційного документа, що і і гворює певну його частину й відповідно засвідчена); • дублікат м шторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

12.За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

13.За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

• організаційно-розпорядча;

• первинно-облікова;

• планова;

• звітно-статистична;

• конструкторська;

• технологічна;

• банківська;

• фінансова;

• торговельна;

• зовнішньоторговельна;

• цінова;

• бухгалтерсько-облікова;

Читайте також:

1. II. Класифікація видатків та кредитування бюджету.
2. IV. Строки прийому заяв і документів, вступних екзаменів, конкурсного відбору та зарахування на навчання
3. V. Класифікація і внесення поправок
4. V. Класифікація рахунків
5. V. Порядок прийому заяв та документів для участі у конкурсному відборі до НАУ
6. А. Структурно-функціональна класифікація нирок залежно від ступеню злиття окремих нирочок у компактний орган.
7. Адміністративні провадження: поняття, класифікація, стадії
8. Аналіз документів
9. Аналіз документів
10. Аналіз документів як метод соціологічного дослідження.
11. Аналітичні процедури внутрішнього аудиту та їх класифікація.
12. АТОМНО-МОЛЕКУЛЯРНЕ ВЧЕННЯ. КЛАСИФІКАЦІЯ НЕОРГАНІЧНИХ СПОЛУК

Переглядів: 1967