Сутність та види контролю в управлінні проектами

Контроль - це процес в якому керівник проекту встановлює чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи і обгрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту.

Мета контролю – забезпечення виконання планових показників і підвищення загальної ефективності функцій планування та контролю проекту.

Основні задачі контролю:

– отримання фактичних даних про хід виконання робіт по проекту,

– їх зіставлення з плановими;

– виявлення відхилень.

Для розв’язання цих задач контроль повинен забезпечити:

1. Моніторинг - систематичне і планове спостереження за всіма операціями.

2. Виявлення відхилень від цілей реалізації проекту за допомогою ряду критеріїв і обмежень, які фіксуються в календарних планах, бюджетах і інш. документації.

3. Прогнозування наслідків ситуації, що склалась.

4. Обгрунтування необхідності прийняття коригуючих впливів.

Предмет контролю - факти і події, перевірка виконання конкретних рішень, з'ясування причин відхилення, оцінка ситуації, прогнозування наслідків.

За часовою ознакою та метою проведення розрізняють три види контролю:

1 - попередній,

2 - поточний,

3 – заключний.

(1) Попередній контроль здійснюється до фактичного початку виконання робіт і направлений на дотримання певних правил і процедур, здебільшого він стосується ресурсного забезпечення робіт.

(2) Поточний контроль здійснюється при реалізації проекту, він включає контроль часових характеристик, контроль досягнення проміжних цілей проекту, контроль виконання заданих обсягів робіт, контроль бюджету, контроль ресурсів, контроль якості. Основна мета - оперативне регулювання ходу реалізації проекту. Такий підхід базується на порівнянні досягнутих результатів з встановленими в плані проекту вартісними, часовими, ресурсними характеристиками.

(3) Заключний контроль проводиться на стадії завершення проекту з метою інтегральної оцінки реалізації проекту. Основне призначення - узагальнення отриманого досвіду для подальшої розробки і реалізації проектів-аналогів і з метою вдосконалення процедур управління.

Іноді контроль ототожнюють з оцінкою. Дійсно, між контролем і оцінкою існує тісний зв’язок. Оцінка так само, як і контроль, є важливою функцією зворотного зв'язку однак вона базується на попередньому підведенні проміжних підсумків і оцінюванні загальної картини і зазвичай проводиться особою або групою осіб, які не працюють безпосередньо над проектом.

Контроль передбачає постійне стеження за просуванням проекту, він cфокусований на деталях проекту. Первинний план може виявитися неспроможним через різні чинники, наприклад через зміну термінів початку проекту, перегляд умов фінансування, зміни потреб, неточного планування залежностей між роботами, часових оцінок і ресурсних обмежень для робіт, затримки в передачі робочої документації або відсутності необхідного обладнання у підрядчиків, непередбачених технічних ускладнень або зміни зовнішніх умов. За контрольні дії несе відповідальність керівник проекту.

Основні методи аналізу стану робіт, що використовуються менеджером, передбачають збір фактичних даних про досягнуті результати і оцінку фактичних витрат, оцінку обсягу робіт, що залишився, аналіз фактичного вироблення на поточну дату.

Керівництво повинно встановити послідовність збору даних через певні інтервали часу, аналізувати отримані дані, аналізувати поточні розходження фактичних і плановихпоказників і прогнозувати вплив поточного стану справ на витратипо обсягу робіт, що залишився. Іншими словами, керівництво повинно організувати процеси контролю проекту.

Процеси контролю проекту поділяються на основні і допоміжні :

Основні:

• загальний контроль змін - координація змін по проекту загалом;

• ведення звітності по проекту - збір і передача звітної інформації про хід реалізації проекту, включаючи звіти про виконані роботи, про виконання планових показників, прогноз з урахуванням результатів.

Допоміжні:

• контроль змін змісту - контроль за змінамизмісту проекту;

• контроль розкладу - контроль за змінами в розкладіпроекту;

• контроль витрат - контроль витрат по роботах і змін бюджету проекту;

• контроль якості - відстеження конкретних результатів проекту для визначення їх відповідності встановленим стандартам і прийняття необхідних заходів по усуненню причин, що приводять до порушення якості;

• контроль ризику - реагування на зміну рівня ризику в ході реалізації проекту.

Процеси контролю проекту тісно взаємопов'язані і можуть бути представлені за необхідності як один інтегрований процес, що складається з вибраних процесів. Наприклад, спільна реалізація процесів ведення звітності, контролю змін змісту, контролю розкладу і контролю витрат може бути представлена у вигляді трьохетапного процесу відстеження фактичного стану робіт, аналізу результатів і вимірювання прогресу, і проведення коректуючих дій для досягнення цілей проекту:

• відстеження: збір і документування фактичних даних; визначення в офіційних і неофіційних звітах міри відповідності фактичного виконання запланованим показникам;

• аналіз: оцінка поточного стану робіт і порівняння досягнутихрезультатів із запланованими; визначення причини і шляхіввпливу на відхилення від виконання плану;

• коригування: планування і здійснення дій, спрямованих на виконання робіт відповідно до плану, мінімізацію несприятливих відхилень або отримання переваг від виникнення сприятливих відхилень.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Тема 9. Контроль в управлінні проектами	\|	Загальні принципи побудови системи контролю

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.