Студопедия
Новини освіти і науки:
Контакти
 


Тлумачний словник






Основні правила оформлення документів

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє (для формату А4) — 19 мм; (для формату А5) — 16 мм.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

 

Реквізити Розташування та правила оформлення
1. Державний герб Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з наз­вою організації
2. Емблема організації чи підприємства Поряд із назвою організації. Як емблему можна викорис­товувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
3. Код підприємства, установи, організації У верхньому правому кутку
4. Назва міністерства або відомства, якому підпо­рядковується установа У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
5. Повна назва устано­ви, організації або підприємства — авто­ра документа У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом
6. Назва структурного підрозділу У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати маши­нописним способом
7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, но­мер телефону, факсу, номер рахунка в банку У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил
8. Назва виду докумен­та Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім лис­тів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
9. Дата Документ датується днем його підписання або затверджен­ня. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведено­му для цього місці. Якщо документ складений не на блан­ку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2006 р.) або циф­ровим — трьома парами арабських цифр у такій послідов­ності: день, місяць, рік — 27.06.06 (тобто 27 червня 2006 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
10. Індекс У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа містить три пари арабських цифр, де перша пара — індекс струк­турного підрозділу, друга — номер справи за номенклату­рою для підрозділу, третя — порядковий номер за журна­лом обліку. Наприклад: № 08-10/32, де 08 шифр структурного підрозділу; 10 номер справи; 32 реєстраційний номер документа за жур­налом обліку вхідних документів та канцелярії
11. Посилання на індекс та дату вхідного доку­мента У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала до­кумент. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.06, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 номер справи за номен­клатурою; 135 порядковий номер
12. Місце укладання чи видання У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
13. Адресат 3 правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса може зазнача­тися після назви установи, структурного підрозділу й пріз­вища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад: Директорові Наукової бібліотеки України ім. В. І. Вернадського акад. Оншценку О. С. Романову Г.С. вул.. Ольжича, б. 2, кв. 3 м. Київ
14. Гриф затвердження У верхній правій частині документа. Затвердження — спо­сіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: — слово ЗАТВЕРДЖУЮ; — назва посади; — особистий підпис; — ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; — дата затвердження.
15. Резолюція У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений до­кумент; — вказівка на порядок виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання до­кумента є особа, названа в резолюції першою
16. Заголовок до тексту Друкується малими літерами, розміщується під назвою ви­ду документа, відображає головну ідею документа і, зде­більшого, починається з прийменника «про»; має бути ла­конічним і точним, якнайповніше розкривати зміст доку­мента
17. Текст Складається з таких логічних елементів: — вступу; — доказу; — закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до по­ля)
18. Підпис Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: — зазначення посади (з лівого боку); — підпис (між назвою посади й прізвищем); — ініціали й прізвище особи, що підписала документ (пра­воруч). Підписи кількох службових осіб на документах розташо­вуються одна під одною у послідовності, що відповідає по­саді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають од­накову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні. Розшифрування підпису в дужки не береться
19. Печатка Печатка прикладається до документів, що вимагають особ­ливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юри­дичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до до­кументів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін.
20. Відмітка про засвід­чення копій У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада ви­конавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис засвідчується печаткою
21. Прізвище виконавця та номер його теле­фону Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (лис­тах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
22. Відмітка про перене­сення відомостей на машинний (електрон­ний) носій Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: — запис «Інформація перенесена на машинний (елек­тронний) носій»; — підпис особи, відповідальної за перенесення даних; — дату перенесення

Читайте також:

  1. II. Основні закономірності ходу і розгалуження судин великого і малого кіл кровообігу
  2. V. Етичні правила психологічних досліджень
  3. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
  4. А ви слідуєте цім правилам, коли виступаєте публічно?
  5. Адвокатура в Україні: основні завдання і функції
  6. Амортизація основних засобів, основні методи амортизації
  7. Аналіз документів
  8. Аналіз документів як метод соціологічного дослідження.
  9. Артеріальний пульс, основні параметри
  10. Аудит грошових документів та грошових коштів у дорозі.
  11. Банк приймає до оплати вимога-доручення від платника протягом 20 календарних днів із дати оформлення його одержувачем.
  12. Банківська система та її основні функції




<== попередня сторінка | наступна сторінка ==>
Поняття про формуляр, бланк та реквізити документа. Текстова формула документа | Типи текстів документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:


 

© studopedia.com.ua При використанні або копіюванні матеріалів пряме посилання на сайт обов'язкове.


Генерація сторінки за: 0.001 сек.