Класифікація документів

Класифікація — це розподіл документів на класи за узагальненими ознаками споріднення та відмінності.

Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета чи напряму діяльності укладача чи адресата.

Згідно з унормованими вимогами за ознаками вирізняють такі класифікації документів:

1.За найменуванням: рапорт, заява, автобіографія, пояснювальна записка, протокол, довідка, характеристика, супровідний лист, доповідна записка, звіт, план роботи, акт, доповідь, рецензія тощо.

2. За способом фіксації інформації документи поділяють на:

1) письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;

2) графічні, в яких зображення об'єктів передається за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани, що цінні своєю ілюстративністю;

3) фото- та кінодокументи створюються способом фотографування й кінематографії (фотоплівки, діафільми, кінофільми). На них можна зафіксувати ті явища і процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

4) фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування і відтворюють звукову інформацію (магнітофонні, диктофонні);

5) інші різновиди, що можуть з'явитися при розвитку інформаційних технологій.

3.За змістом і спеціалізацією: загальні, з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, підготовки та розподілу кадрів тощо.

4.За призначенням: організаційно-розпорядчі, щодо особового складу, кадрово-контрактні, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні тощо.

5. За способом виготовлення, структурними ознаками і ступенем стандартизації та регламентації: типові, трафаретні та індивідуальні.

Типові (стандартні) — це документи, що мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за суворо обов'язковими правилами (паспорт, свідоцтво про народження, атестат, диплом про освіту тощо).

Індивідуальні документи укладаються в кожному конкретному випадку для вирішення чи з'ясування окремих ситуацій. їх друкують чи пишуть від руки (щоразу по-новому). Це заява, рапорт, доповідна записка, пояснювальна записка, автобіографія, резюме, характеристика тощо.

Трафаретні документи виготовляються друкарським способом: незмінювана частина їх тексту друкується на бланку, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Ця форма набуває дедалі більшого поширення, адже дає можливість економити час і полегшує машинну обробку (анкета, службовий листок, довідка, перепустка тощо).

6.За складністю документи бувають:

— прості, що містять інформацію з одного питання чи факту;

— складні, що містять інформацію з двох і більше питань чи фактів.

7.За місцем укладання розрізняють документи:

— внутрішні, що мають чинність лише всередині тієї структури, в якій їх складено;

— зовнішні, що входять чи виходять за межі структури, тобто вони є результатом спілкування структури з іншими організаціями, закладами тощо.

8. За напрямом:

— вхідні, що надходять до установи, закладу;

— вихідні, що адресовані за межі установи, організації.

9. За терміном виконання документи є:

— термінові, що укладаються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «терміново»;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну;

— нетермінові — це такі документи, що виконуються в порядку загальної черги або в строк, зазначений керівництвом структури.

10. За походженням документи поділяють на:

- службові, що укладаються організаціями, підприємствами та службовими особами, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу для вирішення службових питань. Вони виконуються в установленому порядку;

— офіційно-особисті, що стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності (заяви, скарги).

11. За гласністю документи є: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні тощо.

12. За юридичною силою розрізняють:

— справжні (істинні) — ті, що видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил. Справжні документи бувають чинні і нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-якої причини;

— підроблені (фальшиві) — документи, в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. Підробленими документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки тощо. Інтелектуальна підробка виражається у складенні й видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.

13. За стадією виготовлення розрізняють:

— оригінал — перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має підпис керівника установи і в разі потреби завіряється штампом і печаткою;

— копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями чи установами у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг.

При втраті документа видається його другий примірник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

14. За терміном зберігання розрізняють документи:

— постійного зберігання,

— тривалого зберігання (понад 10 років),

— тимчасового зберігання (до 10 років).

Точний термін зберігання документів (3, 5, 7,10, 15, 25 років тощо) встановлює номенклатура справ.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Особливості офіційно-ділового стилю	\|	ЛІТЕРАТУРА

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.007 сек.