В основу побудови журнально-ордерної форми обліку покладено кредитову ознаку. Тобто, в журналах-ордерах відображаються кредитові обороти за кожним синтетичним рахунком, а дебетові обороти за ними наводяться в інших журналах-ордерах у міру накопичення в них кредитових оборотів.
Журнально-ордерна форма обліку
Сутність журнально-ордерної форми обліку полягає в узагальненні однорідних операцій в накопичувальних регістрах (журналах-ордерах) або в допоміжних відомостях і розроблювальних таблицях.
За синтетичними рахунками з великою номенклатурою облікових об’єктів, які мають значну кількість щомісячних записів господарських операцій, аналітичний облік рекомендовано вести в допоміжних відомостях і виробничих звітах, які побудовані в основному за дебетовою ознакою.
Вони знаходять застосування лише в тих випадках, коли необхідні дані неможливо накопичити безпосередньо в журналах-ордерах. Дані цих регістрів потім переносяться в журнали-ордери.
Наразі переважна більшість підприємств працює за журнально-ордерною формою. До 2001 року на великих підприємствах застосовували повний варіант журнально-ордерної форми обліку з 17 журналів-ордерів у відповідності з інструкцією Мінфіну СРСР від 08.03.60 № 63, а на невеликих — скорочений варіант з 8 журналів-ордерів у відповідності з інструкцією Мінфіну СРСР від 06.06.60 № 176.
З 2001 року, на виконання Програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.98 № 1706, почав застосовуватись варіант журнально-ордерної форми обліку, затверджений наказом Міністерства фінансів України “Про затвердження методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку” від 29.12.00 № 356.
Номери
Найменування та призначення регістрів
Журналів
Відомостей
Облік грошових коштів та грошових документів
—
Журнал 1 за кредитом рахунків 30, 31, 33
1.1
Відомість за дебетом рахунку 30
1.2
Відомість за дебетом рахунку 31
1.3
Відомість за дебетом рахунку 33
Облік довгострокових та короткострокових позик
—
Журнал 2 за кредитом рахунків 50, 60
Облік розрахунків, довгострокових та поточних зобов’язань
—
Розділ I Журналу 3. Облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (за кредитом рахунків 18, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68)
—
Розділ II Журналу 3. Облік розрахунків з бюджетом, облік довгострокових та поточних зобов’язань (за кредитом рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69)
3.1
Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками
3.2
Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами
3.3
Відомість аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками
3.4
Відомість аналітичного обліку виданих та отриманих векселів
3.5
Відомість аналітичного обліку розрахунків за іншими операціями
3.6
Відомість аналітичного обліку розрахунків з бюджетом
Облік необоротних активів та фінансових інвестицій
—
Розділ I Журналу 4. Облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів та зносу необоротних активів (за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 16, 19)
—
Розділ II Журналу 4. Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів (за кредитом рахунків 14, 15, 18, 35)
Розділ I Журналу 5 і Журналу 5 А за кредитом рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99 і розділ II Журналу 5 і Журналу 5 А за кредитом рахунків з журналів 1, 2, 3, 4, 6
—
Розділ III Журналу 5 за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 91
—
Розділ III А Журналу 5 А за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 80, 81, 82, 83, 84, 91
—
Розділ III Б Журналу 5 А за кредитом рахунків 20, 22, 39, 65, 66
—
Розділ IV Журналу 5 і Журналу 5 А Аналітичні дані до рахунка 28 “Товари”
5.1
Відомість аналітичного обліку запасів
Облік доходів і результатів діяльності
—
Журнал 6 за кредитом рахунків 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 79
—
Розділ II “Аналітичні дані про доходи”
Облік власного капіталу та забезпечення зобов’язань
—
Журнал 7 за кредитом рахунків 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49
7.1
Відомість аналітичних даних рахунку 42 “Додатковий капітал”
7.2
Відомість аналітичних даних рахунку 44 “Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)”
7.3
Відомість аналітичних даних рахунку 47 “Забезпечення майбутніх витрат і платежів”