Зрозуміло, що процес придбання основних засобів і процес придбання виробничих запасів дещо відрізняються з точки зору оформлення документів.

Запам’ятайте, що всі господарські операції повинні бути підтверджені документами. При придбанні основних засобів необхідні наступні документи: товарно-транспортна накладна, податкова накладна, рахунок та довіреність. Після того як основний засіб надходить на підприємство, для контролю за його наявністю та використанням оформлюється “Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів”, “Інвентарна картка обліку основних засобів”. З документів можна дізнатися інформацію про той чи інший об’єкт, рік його виготовлення, найменування, марку тощо.

Фактура означає, те, що і рахунок тому, в комерційній технології існує велика плутанина. Під рахунком розуміють зазначення кількості, роду товару, що відпускається, ціни і суми вартості всієї кількості; у ньому же зазначаються і комісія (винагорода комісіонера), куртаж і ін. Коли ж товар відправляється в будь-який пункт поза місцем знаходження торгового відправника, то до вартості товару додаються ще витрати перевезення і інші накладні витрати (як, наприклад, винагорода експедитора, митний збір, поштові і телеграфні витрати і ін.)

Рахунок, який наповнений всіма цими надбавками, прийнято називати фактурою. У іноземних же торгових відносинах усі рахунки називаються фактурами.

За загальноприйнятими і цілком логічному порядку матеріальний документ заповнює та сторона, яка видає майно. В даному випадку це комірник Іванова І.А. Вона друкує накладну на внутрішнє переміщення у трьох примірниках. Всі три примірники підписуються двома сторонами, однією з яких є сама комірник Іванова І.А., а іншою – заступник начальника цеху Стеценко С.О. Потім Іванова І.А. залишає собі перший примірник документа, другий примірник віддає Стеценку С.О., а третій – відносить в бухгалтерію для реєстрації факту господарського життя підприємства.

Приведений документ є внутрішнім документом, тобто він не призначений для використання за межами підприємства. Тому на ньому ставити печатку не потрібно.

Форма наведеного документа не є уніфікованою. Але, як бачимо, документ містить всі обов’язкові реквізити.

До цих пір тут йшла мова про паперові документи, тобто про документи, які друкуються на папері. Але паперовому документу існує альтернативна ідея – електронний документ.

Електронний документ містить ту ж саму інформацію, що і паперовий документ. Але створюється електронний документ за допомогою комп’ютера і зберігається в його пам’яті.

Зміст електронного документа можна переглянути на екрані комп’ютера. Електронний документ можна роздрукувати в паперовому вигляді. Електронний документ можна розмножити у величезній кількості однакових екземплярів, можна миттєво пересилати на інший комп’ютер в іншій точці земної кулі за допомогою електронної пошти.

Але електронний документ простіше підробляти, ніж паперовий, якщо, звичайно, не робити спеціальних способів захисту.

Проблема захисту від підробок електронних документів має рішення. В Україні, як і в багатьох інших країнах світу, прийнято Закон про електронний підпис, направлений на вирішення вказаної проблеми.

Електронні документи вже широко використовуються в діяльності підприємств з банками і з податковими органами. Але матеріальні документи, мабуть, ще не скоро вдасться перевести в електронну форму.

Свідомо не згадані документи, які є важливими з погляду управління підприємства, але не дуже істотні з погляду бухгалтерії. Це договори, які укладає підприємство з іншими підприємствами. Це рахунки, які підприємство виписує (як говорять бухгалтери, виставляє) іншим підприємствам для оплати.

Саме на основі договорів і рахунків керівник організовує роботу підприємства, а бухгалтер веде облік з інших операцій.

Але з погляду бухгалтерії договори, і рахунки – це лише передвісники господарських подій. Швидше за все, ці події відбудуться. Тому договори і рахунки теж треба підібрати і підшити у відповідні папки з метою подальшої звірки з іншими документами.

Але головним для бухгалтерії буде документ, який засвідчить подію, що вже відбулася. Цим документом буде товарно-транспортна накладна або акт виконання робіт.

Договір – це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків між окремими громадянами і організаціями або між організаціями.

Існують договори різних видів. Цивільний кодекс передбачає такі договори: поставки, купівлі-продажу, закупівлі с/г продукції, позики, наймання житлового приміщення та ін. Найпоширенішими договорами між організаціями і підприємствами є договори поставки, оренди приміщення, підряду (додатки 36-40).

Договір поставки – це договір, за яким організація-постачальник зобов’язується передати в певні терміни організації-покупцеві (замовникові) у власність або оперативне управління певну продукцію, а організація-покупець зобов’язується прийняти продукцію до оплати за встановленими цінами.

Договір підряду (генпідряду, субпідряду) у будівництві може бути укладений як між підприємством і будівельною організацією, так і між будівельними організаціями.

Договір про майнову відповідальність – це договір, за яким одна сторона – матеріально відповідальна особа – бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності і зобов’язується дотримуватись встановлених правил їх приймання, зберігання, відпускання і обліку, а інша сторона – підприємство або організація, якій належать матеріальні цінності, – зобов’язується створити матеріально відповідальним особам нормальні умови праці і виробничу обстановку, яка забезпечує схоронність зданих ним на зберігання матеріальних, цінностей.

Комерційні акти складають у разі невідповідності між фактично отриманим вантажем і даними, зазначеними в перевізному документі за назвою, масою і кількістю місць, псування й ушкодження вантажу, виявлення вантажу без документів та документів без вантажу, повернення залізничному транспорту викраденого вантажу, затримки передання залізницею на залізничну під’їздну колію вантажу протягом 24 годин після оформлення документів про видання вантажів у товарній конторі (касі). В останньому випадку комерційний акт складають лише на вимогу одержувача вантажу.

Складання комерційного акту – обов’язок працівників залізниці, а в разі відмови – вантажоодержувача.

Претензійні листи – листи, якими оформляють обґрунтування вимог однієї організації до іншої, що стосуються порушення договірних зобов’язань. Такі листи є засобом урегулювання розбіжностей на добровільних засадах і є обов’язковою попередньою стадією перед позиванням через суд або арбітраж.

Позовна заява – документ, який передається до господарського суду з проханням про стягнення з відповідача примусовим порядком претензійних сум або якого-небудь майна.

Акт – документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або події. Він затверджується в установленому порядку.

Відомість – це різновид документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, у системі банку та ін.

Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Наведена нижче таблиця – це список найбільш цінних документів з погляду бухгалтерії. Список далеко не повний.

Крім самих документів, в табл.1 вказані господарські факти, які можуть їм відповідати.

Таблиця 1. Основні документи з точки зору бухгалтерії підприємства

Назва документа Господарський факт Коментар

Товарно-транспортна накладна Конкретне майно передане від одного підприємства до іншого Від одного підприємства до іншого переходить право власності на майно або, щонайменше, переходить відповідальність за його збереження

Акт виконаних робіт Надана послуга підприємству, наприклад, відремонтований комп’ютер, прочитана лекція співробітникам, проведена рекламна кампанія Конкретного майна у підприємства не додається, але у підприємства з’являється борг з оплаті наданої послуги (або погашається борг підприємства перед іншим підприємством що надав послугу)

Акт випуску готової продукції Цех підприємства виготовив певну кількість готової продукції Одне майно підприємства – сировина, деталі, матеріали – перетворилося на інше майно підприємства – готову продукцію

Накладна на внутрішнє переміщення Конкретне майно підприємства переміщене з одного підрозділу підприємства в інше Відповідальність за збереження цього майна передана іншій матеріально відповідальній особі

Авансовий звіт Співробітником підприємства здійснені платежі на користь підприємства Конкретного майна у підприємства може не додатися, але у підприємства з’являється борг перед співробітником (або погашається борг співробітника перед підприємством)

Виписка з поточного рахунку підприємства в банку Від іншого підприємства надійшла конкретна грошова сума на розрахунковий рахунок підприємства Грошова сума, що надійшла, стає власністю підприємства

Касовий чек 1. На адресу іншого підприємства або організації надійшла конкретна сума з розрахункового рахунку підприємства в банк Грошова сума, що надійшла, не є власністю підприємства

2. Від покупця отримані гроші за товар в касу підприємства Право власності на сплачений і виданий товар переходить до покупця

3. Товар виданий покупцеві

Прибутковий касовий ордер Від представника іншого підприємства отримані гроші в касу підприємства Грошова сума, що надійшла, стає власністю підприємства

Видатковий касовий ордер 1. З каси підприємства виплачені гроші представнику іншого підприємства за отримане майно або за надану послугу Видана грошова сума більше не є власністю підприємства

2. Співробітнику підприємства видана грошова сума на дрібні витрати на користь підприємства

Розрахункова відомість Розрахований розмір зарплати, яку підприємство повинне виплатити співробітникам Підприємство визнає за собою борг перед своїми співробітниками на конкретну грошову суму

Платіжна відомість З каси підприємства видана зарплата співробітникам підприємства Видані гроші не є власністю підприємства

Розрахунок податку Розрахований розмір податку, яке підприємство має виплатити державі Підприємство визнає за собою борг перед державою на конкретну грошову суму

Як вже зазначалося, бухгалтерія підприємства отримує від інших структурних підрозділів матеріальні документи. Грошові документи і розрахункові документи друкуються в самій бухгалтерії.

Всі ці документи в бухгалтерії ретельно перевіряються. Перевірка повинна підтвердити, що документи оформлені правильно, що на них стоять потрібні підписи, які не суперечать іншим документам. Якщо в документі буде щось не так, то бухгалтерія поверне його на переоформлення.

Після перевірки документи реєструють в журналах реєстрації документів. (У бухгалтерії повинно бути по одному журналу реєстрації на кожен вид документа.) Потім документи підшиваються в папки, в яких зберігаються багато років.

Вимірники господарських операцій в обліку. В попередніх лекціях ми зустрічались з різними вимірниками господарських операцій.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Зворотний бік типової форми	\|	Облікові одиниці, за допомогою яких проводиться вимірювання і обчислення майна і господарських операцій, називаються обліковими вимірниками.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.