Поняття контролю та його місце у системі управління організацією

Контроль - одна із чотирьох головних функцій менеджменту. Вона є підсумковою у процесі управління, її здійснення дозволяє запобігти виникненню проблем, обумовлених низькою виконавчою дисципліною персоналу організації, своєчасно виявити відхилення від вибраного напрямку руху і внести у роботу необхідні корективи, а отже, створити належні умови для реалізації вибраної стратегії. Без контролю неможливо зрозуміти, наскільки добре організація функціонує, виконуючи свою місію.

Контроль - це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів Ті діяльності і внесення необхідних коректив у випадку відхилення фактичних результатів від запланованих.

Контроль передбачає постійне порівняння того, що є, з тим, що має бути. Контролювати може тільки той, хто знає, що повинно бути і своєчасно доводить це до відома інших. Але мета контролю полягає не в тому, щоб "схопити за руку" працівника, коли він припустився помилки. Такий підхід до контролю був би однобоким. Головне завдання контролю - забезпечення досягнення поставлених цілей. А це можна ефективніше зробити, коли створити умови, за яких помилок було б найменше. Особливо актуальним стає таке завдання для організації, що розвивається. Урізноманітнення видів діяльності спричиняє появу нових проблем, зростають непродуктивні витрати, ускладнюються зв'язки між структурними ланками, що може призвести до втрати керованості за відсутності належної системи контролю. Окрім того, відхилення від запланованого напрямку руху може обумовлюватися зовнішніми чинниками, на які організація впливати не здатна, тому вимушена пристосовуватися. Постійний контроль за станом зовнішнього середовища (його моніторинг) дозволяє оперативно приймати управлінські рішення щодо внесення відповідних змін у роботу, якщо ситуація стає для організації загрозливою або відкриває нові можливості. Отже, можна сказати, що контроль допомагає:

- оцінювати результати підприємницької діяльності організації в цілому і її структурних підрозділів;

- оцінювати гнучкість управління, його здатність адекватно реагувати на зміни зовнішнього середовища і пристосовуватися до них ;

- виявляти і аналізувати фактори, що перешкоджають досягненню запланованих результатів, запобігати виникненню і накопиченню помилок;

- враховувати конкретний внесок кожного у забезпечення кінцевого результату;

- формувати зворотний зв'язок для інформування та заохочення персоналу;

- мінімізувати витрати;

- долати проблеми, пов'язані із ростом організації.

Контроль, як завершальна стадія процесу управління, безпосередньо впливає на ефективність здійснення інших трьох управлінських функцій -планування, організації, мотивації. Так, навіть найкращі плани не будуть здійснені, якщо не забезпечити контроль за їх реалізацією. Ефективне функціонування організаційної структури можливе лише за умови належного контролю за роботою її підрозділів менеджерами вищої ланки. Нарешті, функція мотивації буде виконуватися лише тоді, коли розмір винагороди залежатиме від досягнутих результатів, а для цього треба їх оцінити, що можливо лише завдяки контролю.

Відповідальність за контроль покладається на безпосереднього керівника. Процедура контролю зазвичай вибудовується за ланцюгом команд - від вищого до нижчого рівнів управління. Функція контролю входить до кола обов'язків керівника, які не підлягають делегуванню. На практиці здійснюється також і контроль зі сторони третіх осіб, тобто управлінців, що спеціалізуються винятково на контролі. Вони вирішують, які типи контролю необхідні фірмі, розробляють та впроваджують системи контролю і вживають заходів, що ґрунтуються на отриманій інформації.

Довгий час побутувала думка, що контроль є прерогативою лише вищого керівництва. Очікувалось, що вищий менеджмент повинен контролювати абсолютно все і приймати рішення, в той час як менеджери середньої і низової ланок реалізовувати їх, а виробничі робітники беззастережно виконувати всі вказівки своїх начальників. Але у сучасних умовах, коли значно посилилась роль людського фактора і сформувалась нова, заснована на довірі філософія взаємодії між членами організації, контроль набуває зовсім інших форм. Все частіше він виконується тими, хто "знаходиться не далі 15 метрів від подій". Значить, контрольні функції менеджерів суттєво знижуються. У зв'язку з цим кожен керівник має налагодити контроль таким чином, щоб збільшити у ньому частку самоконтролю. Це зробить контроль, з одного боку, не таким жорстким, а з іншого - більш економним.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Тема 14 СИСТЕМА і процес контролю в організації	\|

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.