ПИТАННЯ 4.

ПИТАННЯ 3.

Обов'язки в юридичній службі розподіляються залежно від обсягу роботи і структури юридичної служби. Функції потрібно розподіляти так, щоб у кожного юрисконсульта були у провадженні окремі вузлові питання (наприклад, здійснення претензійно-позовної роботи), а також конкретні ділянки поточної роботи: кодифікація чинного законодавства, складання звітності та ін. За юрисконсультами можуть бути закріплені відділи, цехи, інші структурні підрозділи підприємства залежно від структури господарського органу, організація роботи юридичної служби якого розглядається.

Розподілені між юрисконсультами обов'язки закріплюються спеціальним документом і затверджуються керівником підприємства або міністерства.

З метою забезпечення взаємозамінності та підготовки кадрів зі всебічною і глибокою кваліфікацією начальник юридичної служби з огляду на обставини у правовому підрозділі може доручити кожному співробітникові підготовку і вирішення будь-якого питання незалежно від затверджених розподілених обов'язків.

Досягти цього можна лише тоді, коли кожний юрисконсульт підприємства однаково добре володіє знаннями та вміннями за всіма напрямками правової роботи. Кожний юрисконсульт повинен знати і вміти виконувати договірну та претензійно-позовну роботу, вміти захищати інтереси підприємства в судах, здійснювати правову експертизу нормативних актів, що подаються на підпис керівництву, і вести правову пропаганду в колективі.

Детальніше обов'язки, права і відповідальність юрисконсультів, як і всіх службовців, визначаються в посадових інструкціях працівників.

Діловодство взагалі — це робота, пов'язана з обліком, реєстрацією, контролем за виконанням та збереженням документів.

Розвиток господарства в Україні, перебудова управління ним і всією економікою викликали збільшення потоків управлінської інформації, обсягу документів, що видаються, і внесення змін у чинні законодавчі акти. Цей процес особливо характерний для діяльності юридичних служб.

Основну роботу з діловодства виконують спеціальні структурні підрозділи апарату управління підприємства (загальний відділ, канцелярія, секретаріат та ін.).

Діловодством займається й юридична служба, оброблюючи велику кількість різних документів.

У роботі працівників ЮС велике значення має чітке і своєчасне ведення діловодства з правових питань. Це одна з важливих сфер правової роботи. За характером виконання функцій ЮС пов'язана із багатьма структурними підрозділами СГ, вона отримує значну кількість офіційних матеріалів, які подаються їй на візування (локальні та інші акти, господарські договори), а також готує претензійні, позовні та інші матеріали. У зв'язку з обмеженням строків оформлення документів слід вести своєчасний і правильний облік та контроль за рухом службових документів у ЮС.

Система діловодства визначається залежно від організаційної структури ЮС, обсягу покладеної роботи із правового обслуговування і визначення в конкретному СГ форм і правил ведення, обліку і збереження юридичних та інших документів.

Правильне ведення діловодства дає можливість зорієнтуватись в усіх питаннях, що їх розглядає юридична служба, швидко підготувати довідку, зробити висновки та огляди. Юридична служба одержує велику кількість офіційних документів, готує претензійно-позовні та інші необхідні матеріали.

Недодержання термінів оформлення документів або їх порушення призводить до негативних наслідків, наприклад, накладання штрафу.

Основними умовами раціональної роботи з документами є їх чітка систематизація, закріплена в номенклатурі справ (номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ у діловодстві з визначенням термінів їх зберігання).

Номенклатура має п'ять граф. У графі 1 зазначається порядковий номер справи у номенклатурі. У графі 2 проставляється умовне позначення структурного підрозділу, що веде цю справу, його порядковий номер — разом це визначає індекс справи. У графі 3 подається найменування справ. У графі 4 визначаються терміни зберігання справ, а у графі 5 даються пояснення до найменувань справ і термінів їх зберігання.

Метою організації діловодства є:

- максимальне зменшення обсягу паперів і ширше використання технічних засобів одержання й обробки інформації;

- розробка і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення та проходження на підприємстві; розробка і використання найраціональнішої системи обліку документів, що надходять та відсилаються;

- забезпечення систематичного контролю за рухом претензій, позовів, справ у судах;

- розробка номенклатури справ з виокремленням питань, що входять до компетенції юридичної служби.

Крім того, у діловодстві ведуться спеціальні справи, до яких згідно з
номенклатурою вкладаються:

- накази вищих організацій;

- роз'яснення та інструктивні листи Вищого господарського суду України;

- копії положень про підприємство і структурні підрозділи;

- плани роботи відділу і юрисконсультів; матеріали перевірок правової роботи у структурних підрозділах та деякі інші.

Зазначені документи зберігаються в юридичній службі впродовж року, після чого передаються до архіву підприємства. Цьому передує експертиза цінності документів, яку проводить комісія, призначена керівником підприємства.

Для обліку і контролю виконання (або руху) ділових паперів і претензійних, позовних та інших матеріалів використовуються окремі реєстраційні журнали із заповненням у них необхідних даних про відповідний документ. Такі журнали можуть вестися й за допомогою комп’ютера. Відповідно до функціональних обов'язків спеціаліст ЮС повинен вести з урахуванням специфіки господарської і фінансової діяльності СГ таку документацію: (1) журнали обліку претензій, заявлених у інтересах СГ і отриманих від інших СГ, (2) журнали обліку позовної роботи (заявлених позовів у інтересах підприємства і заявлених до підприємства), (3) журнали обліку виконання господарських договорів (якщо це питання не внесено до обов'язків економічної, бухгалтерської, договірної або іншої служби), (4) план правової роботи (річний, піврічний, квартальний, в окремих випадках місячний та індивідуальний (творчий) план) та матеріали з його виконання, (5) журнал обліку проведення лекцій, семінарів, виробничих, конференцій з правових питань (копії виступів у газетах, журналах, на радіо або телебаченні), (6) журнал прийому громадян і працівників підприємства для розгляду звернень, заяв і скарг з правових питань, (7) журнал обліку відшкодування збитків, завданих суб'єкту господарювання шляхом крадіжок, нестач, невиконанням договірних зобов'язань, сплатою пені, штрафів, ліквідації простроченої дебіторської заборгованості тощо.

Крім цих журналів, працівники ЮС можуть вести на свій розсуд й іншу необхідну документацію.

Документи з претензійних та позовних матеріалів мають зберігатись в окремих папках (нарядах) по кожній справі з вказівкою номера справи, найменування сторони, суми претензії або позову, дати початку та закінчення. Якщо таких справ за рік небагато, то вони підшиваються в одній папці за порядком номерів справ, відмічених у журналі реєстрації.

Практика роботи низки ЮС СГ свідчить, що слід також вести справу «Довідки і висновки», в якій підшиваються копії довідок, висновків, аналізів та іншої документації стосовно проведеної правової роботи.

Юридичними відділами, групами, фірмами і, як свідчить практика, зокрема юрисконсультами головних господарств, наведені журнали та документи ведуться в одному примірнику незалежно віл кількості підприємств, установ, господарств і організацій, яким надаються послуги правового характеру. Журнали контролю укладених договорів повинні вести не юрисконсульти, а керівники відповідних структурних підрозділів СГ (договірного, економічного, бухгалтерського). Вони мають дати юрисконсульту довідку про стан виконання і допущені порушення договірних зобов'язань. Така практика є доцільною і ефективною, адже довідки складаються компетентними спеціалістами і юрисконсульти мають можливість негайно вжити відповідних заходів правового впливу до порушників договірної та виконавчої дисципліни СГ.

Крім того, спеціалісти ЮС ведуть контрольну папку з матеріалами перевірок дотримання законодавства, копіями незавізованих і завізованих локальних актів, матеріалам обміну досвідом ЮС, проведення навчання з ними тощо.

Отже, діловодство ЮС слід організувати, виходячи із максимального зменшення ділових документів, розроблення і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення; розроблення і застосування найбільш раціональної системи контролю за рухом претензій, позовів у місцевому суді та господарському суді, інших документів, які забезпечують систематичний контроль за ними; розроблення номенклатури справ, обмежених комплексними групами питань, віднесених до компетенції ЮС.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Плани – поточні і перспективні	\|	ПИТАННЯ 5.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.