Спеціальним, або презентаційним.

Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують технологічний цикл їхнього впорядкування, то третій (спеціальний) вид описування починає новий етап – роботу над архівною інформацією та організацію системи НДА.

У світлі інформаційного підходу може йтися про створення шляхом описування документальних архівних систем двох рівнів: фондової – первинного рівня, представленої самими документами, та інформаційної – вторинного, репрезентованої описовими статтями, тобто інформацією про документи.

Описування забезпечує доступ до архівних документів або уможливлює використання матеріалів з фондів згідно з певними правилами і умовами. Для цього первинна інформація, що міститься в документах, за спеціальною методикою перероблюється, спрощується, згортається. Так утворюється вторинний рівень інформації, немов би даючи змісту документів друге життя і становлячи підґрунтя для укладання архівних довідників.

Виявлення інформації про документи, а також самих документів уможливлюють пошукові дані: назви, ключові слова, рубрики, архівні шифри. Створюється система авторитетного контролю за правильним застосуванням стандартних форм термінів, які означають назви (персоналій, колективів чи географічні) і використовуються як пошукові засоби.

В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів. На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту.

Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає “хорошої” чи “поганої” інформації, а архівне описання – не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання – орієнтувати у складі і змісті реально існуючого матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.

Спільними для всіх видів описування є ще такі правила:

– 138 –

• мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ або група документів. Складовими цього правила є поєднання принципів повноти інформації і економності її відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами;

• багатофункціональності описання, а саме неодноразове використання визначених при базовому первинному описуванні інформаційних характеристик (при відтворенні в обліковій документації, на картках каталогів, в архівних довідниках тощо);

• іерархічності, або багаторівневого описування, що передбачає розкриття інформації на певному рівні організаційної структури НАФ (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву, групи архівів).

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування. Скажімо, принцип походження, або провенієнцпринцип (“поваги до фонду”, неподільності фонду), є обов'язковим для первинного і реєстраційного описування, коли закріплюється систематизація архівних документів, але не може бути таким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група документів або справ навіть з різних архівних фондів.

Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації системи НДА, а комплексність – принципом структури і функції пошуку.

При створенні і розвитку системи НДА застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів залежно від їхньої інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.

Значна кількість архівного матеріалу не може відтворити всю первинну
документну інформацію в НДА з однаковим ступенем повноти. Тому в архівній
практиці вироблено спеціальні методики для визначення доцільності певного
складу і наповнення архівних довідників та покажчиків, встановлення черговості
і обсягів робіт по розкриттю фондів залежно від їхньої значимості, а також
характеру документів, що входять до його складу.

Архівні фонди залежно від їхньої інформативності та особливостей використання можна умовно поділити на три категорії. Перша категорія: фонди, які мають особливу науково-історичну цінність і потребують такого НДА, інформаційний рівень якого забезпечить інтенсивне використання документів. До них відносять фонди вищих органів влади та управління, губернських управлінь, місцевих рад. Друга категорія: фонди, що містять інформацію в межах одного напряму діяльності суспільства, рівень інформативності НДА яких обмеженіший. Наприклад, фонди галузевих відділів облвиконкомів, вищих навчальних закладів, духовних консисторій. Третя категорія: документи малої інформативності обмежені рамками однієї теми. Такі фонди (сільських рад, колгоспів, міських міщанських управ) як правило, використовують зрідка, а тому вони не потребують складного довідкового апарату. Таким чином, диференціація за ступенем інформативної значимості архівних документів обумовлює необхідний мінімум вимог щодо інформаційного рівня довідників відповідних категорій (описів, каталогів, путівників).

Серед головних методів описування виділяють: класичний або метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 30-х років з урахуванням

– 139 –

попереднього досвіду, і номенклатурний, поширений у архівній практиці в 60-і роки. Перший охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувалися, але починається з описування справ і складання описів. Другий метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодстві установ як попередню програму заведення майбутніх справ на кожний рік. На базі “номенклатурних заголовків” працівники канцелярій складають описи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державних архівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надходжень. Цим обумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або “життєвого циклу документа”, метою якого є встановлення контролю архівів за повним циклом життя документів від діловодства до історичного джерела, від створення документа до його передання на архівне зберігання. Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету.

Науковий метод описування передбачає аналіз представленого в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику – описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико – синтетичного оброблення інформації, який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, що суттєво відрізняються від попередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівні довідники.

Процес перетворення документної інформації в описову статтю архівного довідника може бути поділеним на такі етапи (стадії):

аналітичний, на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкту, та наукового синтезу в описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об'єкта описування.

Предметом аналізу під час архівного описування є:

1. Джерело походження документної інформації, або автор документа/масиву документів. Це поняття пов'язане з поняттям походження документів і фондоутворювача.

2. Зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду).

3. Часові координати (дати створення документів).

4. Просторові координати (географічна локалізація документа).

5. Форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання – мовні, звукові, графічні, комп'ютерні тощо, обсяги).

6. Евристична зона – координати зберігання та історії документів.
Система структурування інформації у процесі передавання її має важливе

значення для створення описання, для побудови описової статті, покликаної виконувати функції (завдання) ідентифікації комплексів документів, а також обліково-охоронні. На третьому спеціальному рівні описування у цілях репрезентації архівного матеріалу в довіднику (каталозі, путівнику тощо) описова стаття набуває характеру інформаційної моделі об'єкта описання і виконує інформаційно-пошукові функції.

Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа з аналізу, оцінки, співставленню і узагальненню документної інформації, що становить зміст одиниці описування. Які з елементів і в якій кількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуру описової статті (моделі) складають зони описання, які об'єднують по декілька елементів.

Наприклад, Загальний міжнародний стандарт архівного описання подає структуру з шести інформаційних зон описання:

– 140 –

1. Зона ідентифікації даних включає найважливішу інформацію для ідентифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення матеріалів, рівень описування, обсяг).

2. Зона контексту – інформацію про походження і зберігання одиниці описування (назву фондоутворювача, його історію, крайні дати накопичення матеріалів. історію зберігання, основне джерело комплектування).

3. Зона змісту та структури – інформацію про тему і систему організації матеріалу (анотацію, оцінку інформації; її систематизацію).

4. Зона умов доступу та використання – інформацію про можливості використання об'єкта описування (правовий статус матеріалів, умови доступу та копіювання, мову матеріалів, фізичний стан документів).

5. Зона інформації про споріднені матеріали – відомості про матеріали, які мають суттєве відношення до об'єкта описування (місцезнаходження оригіналів, наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням даного матеріалу).

6. Зона приміток – інформацію, яка не може бути представлена в жодній з інших зон.

У кожній зоні представлено від 4 до 6 елементів описання. Наприклад, перша зона ідентифікації даних складається з довідкового коду, заголовка, дати створення матеріалу в одиниці описування, рівня описування та ємності одиниці описування (кількості, обсягу або розміру).

Під час описування архівного матеріалу в облікових документах архіву використовують головні елементи з них, скажімо, порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, оригінальність документа, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів, крайні дати документів у справі, кількість аркушів у справі.

Повнота інформації в описовій статті спеціального виду описування, зокрема для архівних довідників, залежить від характеру довідника. Хоча деякі з елементів можуть опускатися, але при цьому обов'язковими для відтворення є такі: заголовок одиниці описування з зазначенням назви фондоутворювача; дата або дати створення документів, що входять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень описування і довідковий код, або шифр. Ці елементи складають основу описової статті для довідників міжнародного характеру і жоден не може бути опущений.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умовно неподільні елементи архівних довідників та систем архівних довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення інформації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим об'ємніший об'єкт описування. Природно, що це позначається і на типові довідника.

– 141 –

Схематично це виглядає приблизно так:

Одиниця описування Тип довідника Ступінь згортання первинної інформації Назва описової статті

документ справа група справ фонд фонди державного архіву каталог опис реєстр описів путівник по архіву; короткий довідник по фондах архіву довідник по архівах найнижчий значний значніший високий вищий найвищий запис на каталожній картці заголовок справи описова стаття анотація фонду анотація фондів одного архіву

Таким чином, навіть найближчий до рівня документів варіант довідника – опис вже є переробленням інформації та її згортанням, а види довідників, що базуються на дальшому згортанні інформації, залежно від рівня її узагальнення, спрощують інформацію і віддаляють її від первинного масиву ще більше. Це є об'єктивним процесом, але архівісти мають прагнути до найповнішого відображення змісту та складу текстів описуваних документів. Особливості описової статті залежать від того, що є об'єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд, тощо. У зв'язку з цим розглядають подокументне і групове описування. Якщо одиницею описування є документ або його частина, говорять про подокументне описування; одиницею ж групового описування можуть бути різні групи документів. Якщо описують справу або фонд, – це групове поодиничне описування, тому що об'єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як приклад групового описання одночасно поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описування часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним. В архівній практиці створення НДА поширеніше не подокументне, а групове описування (по справах, колекціях, тематичних групах, фондах).

Структурування архівної інформації по рівнях під час описування отримало назву багаторівневого описування. Його принцип передбачає розкриття інформації через описові статті різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описання справи і фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп'ютерного варіанту описань для НДА.

Зарубіжна практика організації, обліку та описування масивів архівних документів за рівнем узагальнення інформації має деякі відмінності. В принципових моментах Україна має більше подібності з архівною практикою Західної та Східної Європи, країн СНД. У США виділяють, наприклад, такі рівні: документ, серія, колекція (архівний фонд особового походження), документальний архівний фонд (установи, організації), діловодні архіви державних установ. Внутрішня структура НАФ України історично і логічно

– 142 –

пов'язана з диференціацією архівних матеріалів на документи, справи, фонди, комплекси фондів, тому, на думку Л.Дубровіної та Г.Боряка, інформацію про об'єкти описування доцільно представляти на таких рівнях: окремий документ -окрема справа - група справ/документів у складі фонду - окремий архівний фонд (колекція, об'єднаний архівний фонд) - групи архівних фондів - архів - група архівів.

Головним правилом багаторівневого описування є запобігання дублюванню інформації і забезпечення лише такої інформації, яка відповідає описуваному рівневі; результати описання представляються в ієрархії частина-ціле як процес руху від загального (фонду) до окремого, більш специфічного (окремих його частин).

В архівній практиці зарубіжних країн існують різні правила архівного описування, місцеві або загальнонаціональні, у вигляді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, які формалізують інформацію про одиницю описування, виділяють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандарти, якими користуються архівісти або однієї країни (національні стандарти) або багатьох (міжнародні стандарти). Архівісти України все ще працюють за правилами описування архівних документів, успадкованими від старої системи, створюючи водночас нові методики стандартизації архівного описання з врахуванням вітчизняної практики та світового досвіду.

Щоб полегшити пошук і обмін архівною інформацією на міжнародному рівні між країнами світу, а також щоб поєднати описи з різних сховищ у загальну інформаційну систему, МРА організувала розроблення двох важливих документів: Принципів архівного описування (затверджені у 1992 р.) та Загального міжнародного стандарту архівного описання (затверджений у 1993 р.).

“Принципи архівного описування” мали забезпечити теоретичний фундамент для створення стандартів описання. Метою архівного описування однозначно проголошено “Ідентифікацію і роз'яснення контексту і змісту архівного матеріалу для полегшення його доступності”. Одиницею описування вважають будь-який окремо описуваний архівний матеріал, а найбільшою одиницею описування визначено архівний фонд, іншими - складові частини фонду: підфонд, група документів, справа, окремий документ. Вони представлені в ієрархії рівнів фонду - об'єктів описування. Незалежно від рівнів, кожне описання складається з упорядкованого набору елементів, визначеного стандартом. З 1988 по 1993 рік кращі фахівці з архівного описування різних країн, об'єднані у спеціальну комісію МРА, розробляли міжнародний стандарт описання, опублікований як проект Загального міжнародного стандарту описання ISAD (G)-1994. Структурно він складається з трьох частин: передмови, вступу і термінологічного словника; правил багаторівневого описування та основного розділу, що подає правила описування архівних документів, структуруючи відомості по 26 елементах описання. Стандарт поширюється на будь-які архівні документи, незалежно від їх природи, форми або обсягу одиниці описування.

Стандартизація архівного описування сприяє уніфікації його правил, створенню, поряд з традиційними формами передавання інформації (довідниками, каталогами), електронних (комп'ютерних) баз даних. Прийняття єдиних нормативів описування сприятиме комп'ютеризації архівної справи на національному рівні, а також комп'ютерному обміну інформацією на міжнародному рівні. Будуть створені й перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями.

– 143 –

Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства – реалізації права людини на інформацію.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ: ПОНЯТТЯ, ВИДИ, ПРИНЦИПИ І МЕТОДИ	\|

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.008 сек.