Кількісний облік нерозривний пов'язаний з аналітичним. Найпростіший спосіб організації аналітичного обліку – з використанням субрахунків. Так ведуть бухгалтерський облік уручну по журнально-ордерній системі рахівництва. В типовій конфігурації «1С: Бухгалтерії» дозволеноведення кількісного обліку безпосередньо на рахунках і субрахунках. В Конфигураторе, у властивостях Плану рахунків знята відмітка з пункту «Количественный учет – Только по аналитике». Проте такий архаїчний спосіб ведення аналітичного обліку ніде в конфігурації не використовується.
Ознака кількісного обліку (значок «+» в колонці «Кол.» рахунка) говорить про те, що на субрахунках, підключених до цього рахунку, ведеться кількісний облік. Так само як ознака валютного обліку, ознака кількісного обліку діє зверху «вниз» за ієрархією рахунків. Якщо ознака включена для рахунку, то його дія розповсюджується на все підлеглі рахунку субрахунки, але не навпаки.
Відшукаємо в Плані рахунків рахівниць 28 «Товари». На субрахунках 281–284 рахунка 28 дозволено ведення кількісного обліку, на субрахунку 285 «Торгова націнка» – ні. Адже враховувати торгову націнку в штуках або кілограмах безглуздо. Оскільки у одного з субрахунків ознака кількісного обліку відключена, знятий він і у рахунку 28.
В графі «Кол.» вікна «План рахунків» указується ознака ведення кількісного обліку по рахунку (субрахунку). Якщо по рахунку ведеться кількісний облік, то в графі також ставиться «+».
Кількісний облік можна вести на якому-небудь рахунку або субрахунку. Як правило, кількісний облік ведуть одночасно з аналітичним обліком, що дозволяє одержувати інформацію про наявність і рух матеріальних цінностей не тільки в грошовій, але і в кількісному виразі. Але програма дозволяє вести кількісний облік без підключення аналітики, що використовується при веденні аналітичного обліку на субрахунках.