Облік платників податків є однією з основних функцій податкової служби, яка створює передумови для здійснення контролю за правильністю обчислення, повнотою і своєчасністю перерахування податків і зборів до бюджету.
Облік платників податків в органах ДПС здійснюється працівниками відповідних підрозділів, які повинні забезпечити виконання таких робіт:
- прийом документів від платників податків, зборів (обов’язкових платежів);
- взяття їх на облік;
- формування облікової справи платника податків (реєстраційної частини);
- ведення банку даних та реєстрів платників;
- ведення журналів обліку платників податків - юридичних та фізичних осіб, що є суб’єктами підприємницької діяльності;
- видачу документів, що підтверджують перебування платника на податковому обліку;
- підтримку облікових даних в активному стані;
- звірку з органами державної реєстрації та виявлення платників, що ухиляються від сплати податків.
Облікова справа платника податків (реєстраційна частина) формується з переліку документів, які подаються платником податків до органів ДПС при взятті його на податковий облік.
Реєстраційна частина облікової справи платника податків доповнюється документами, які подаються платником податків або надходять стосовно нього від органів державної реєстрації, статистики, міністерств, центральних органів виконавчої влади, від установ банків до органів ДПС в період діяльності платника податків або під час його ліквідації.
Інформація про платників податків формується і зберігається у спеціальних автоматизованих реєстрах: Єдиному банку даних про платників податків - юридичних осіб та Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків.
Для забезпечення повноти обліку платників податків органи ДПС станом на 1-ше число кожного місяця проводять звірку районного рівня Єдиного банку даних про платників податків - юридичних осіб, а також Реєстру фізичних осіб з даними відповідних органів державної реєстрації з обов’язковим складенням актів звірок.