Лист-нагадування

Це - службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, у зв'язку з чим необхідно вжити відповідних заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.

Наприклад:

Шановні панове!

Дозвольте нагадати Вам, що термін подання звіту з науково-дослідної і методичної роботи університету за 2009-20О0 навчальний рік завершується ЗО червня 2010 року.

Просимо терміново надіслати звіт.

З повагою ...

Шановний пане... !

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до.., (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою...

Вельмишановний пане...!

Нам дуже незручно, що змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.

Ідучи Вам назустріч, миутривалюємо термін оплати до... (дата), виконуючи при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованості до... (дата) / не надішлете чека, що засвідчить оплату, ми змушені будемо тимчасово зупинити виконання всіх Ваших замовлень.

Чекаємо на Вашу відповідь.

Зі щирою повагою...

Шановні панове!

Вибачте, що знову змушені потурбувати Вас, але, на жаль, ми не отримали жодної відповіді на наші попередні нагадування. Прикро вражені тим, що Ваша фірма так недбало поставилася до наших прохань, хоча ми, зі свого боку, завжди чітко дотримувались умов контракту і якісно виконували всі Ваші замовлення.

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не тільки залишається непогашеним, а й зростає, тому вважаємо за необхідне повідомити Вас про свій намір розірвати контракт.

Дуже шкода, aie ми не бачимо іншого виходу з цієї прикрої ситуації

З повагою...

Шановні панове!

Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати Вам про велику заборгованість нашій фірмі, що дедалі зростає. Ми завжди намагалися зрозуміти Ваші фінансові труднощі, проте цього разу заборгованість перевигиує всі попередні, а термін оплати давно минув.

Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми, а тому змушені подати позов до суду.

Дуже шкода, що наше співробітництво виявилося невдалим.

З повагою,...

Перше нагадування 1. Дозвольте Вам нагадати про... 2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви маєте заборгованість... 3. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму... 4. Хотіли б нагадати Вам про... 5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув... (дата). 6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до контракту комісійна винагорода має сплачуватися до... (дата). 7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає... (дата). 8. До речі, нагадуємо Вам, що відвантаження Вами товарів зі складу мало закінчитися ще... (дата). 9. Доречно буде нагадати, що... 10. Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і сподіваємося, що Ви ліквідуєте її протягом... 11. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже минув. 12. Наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків... 13. Сподіваємося, що ця несплата - лише прикра помилка, яку буде виправлено найближчим часом. 14. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потурбувати Вас із цього приводу. Повторні нагадування 1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про... 2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків. 3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох і досі не оплачених рахунків. 4. Затримка Вами оплати суперечить нашим попереднім домовленостям про умови торгівлі. Ми зберігаємо за собою право подальших дій. 5. Ваше небажання чітко дотримуватися термінів оплати є порушенням умов контракту. 6. Шкода, але змушені повідомити Вас про зміни в системі оплати замовлень, які спричинені тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх. 7. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов'язання. 8. Нагадуємо Вам, що Ви погодилися на оплату у визначений нами термін. Затримка оплати змушує нас щомісяця знімати з Вашого рахунка. .. % несплаченої суми. 9. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що заборгованість є дуже великою (значною). 10. Вважаємо своїм обов'язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про борг, термін виплати (сплати) якого закінчився ще... (дата). 11. Упродовж останніх... тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про значну заборгованість нашій компанії. На жаль, ми не отримали від Вас жодної відповіді... 12. Нам неприємно знову звертатися до Вас із цього приводу, однак усі наші нагадування про необхідність відвантажити нашій компанії товар і досі залишилися без відповіді. 13. Ми востаннє продовжуємо Вам термін для оплати рахунка-фактури. 14. Просимо сплатити заборгованість протягом... днів. 15. Ми чекаємо оплати наших рахунків уже впродовж... місяців. Просимо переказати належну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня. 16. Наша співпраця була доволі плідною, та її продовження буде можливим лише за умови погашення боргу до... (дата). 17. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово зверталися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не оплачуєте рахунків, але, на жаль, так і не отримали відповіді. 18. Ви вже на... місяців затримуєте подання річного звіту, тому ми змушені... 19. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди нашій співпраці, яка колись була плідною. Останнє нагадування і попередження про подальші юридичні дії У разі, якщо делікатні нагадування і вимоги не дали бажаних наслідків, ви змушені будете звернутися до суду або розірвати контракт. Слід повідомити про це адресата, але зробіть усе можливе, щоб тон і стиль листа остаточно переконали його в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації:⁶⁶ 1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним порушенням умов контракту, тому ми змушені передати цю справу до нашого юридичного відділу. 2. Оскільки Ви не відреагували на наші неодноразові нагадування, ми передали справу нашому адвокатові, 3. Нам дуже прикро повідомляти, що з огляду на велику заборгованість Ваш кредит тимчасово закрито. 4. На жаль, тривала несплата Вами рахунків змусила нас передати цю справу адвокатові. 5.3 огляду на те, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити борг, і досі не надіслали чека, що засвідчив би оплату, ми змушені тимчасово зупинити виконання всіх Ваших замовлень. 6.3 огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів... 7. Ваша заборгованість перевищила всі попередні й становить... а термін сплати закінчився ще... (дата). Ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми і змушені подати позов до суду. 8. Враховуючи ситуацію, що склалася на цей момент, змушені повідомити про свій намір розірвати з Вами контракт. 9. Затримка Вами оплати рахунків змусила нас звернутися до суду. Ми прикро вражені Вашим недбалим ставленням до наших прохань. 10. Ми не маємо можливості більше чекати оплати Вами рахунків. Наприкінці тижня змушені попросити наш юридичний відділ організувати погашення боргу. 11. Через систематичні і тривалі затримки з постачанням товарів ми змушені розірвати з Вами контракт. 12. Попереджаємо Вас про свій намір розірвати контракт. 13. Усі наші прохання про погашення Вами заборгованостей були марними, а тому ми змушені подати позов до суду. Повірте, нам дуже прикро, але зараз ми не бачимо іншого виходу з цієї ситуації. 14. Дуже прикро, що наше співробітництво виявилося невдалим. Лист-претензія, рекламаційний лист Це - службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упаковання тощо. Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту). Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім -претензію. Наприклад: Шановні...! Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що, дотримуючись умов укладеного нами контракту №... від... (дата), ми відрядили до Вашої країни фахівців нашої фірми, щоб провести геологічне дослідження місцевості. Погоджено (домовлено), що оплату наданих послуг Ви здійснюватимете щоквартально за нашими рахунками та докладними калькуляціями, які додаються до них. Такий порядок оплати передбачений ст. 10 Контракту, згідно з умовами якого ми й виставили перший рахунок за надані фахівцями послуги. Дуже прикро, але цей рахунок було оплачено лише частково. Так, залишилася невідшкодованою вартість проїзду членів сімей наших фахівців. Отже, Ви без погодження з нами зменшили суму виставленого рахунка, що суперечить ст. 15 Контракту. Окрім того, хотіли б звернути Вашу увагу й на те. що Ви не дотримались інших умов Контракту, які передбачають: 1) надання нашим фахівцям безкоштовного медичного обслуговування (ст. 12 Контракту); 2) забезпечення наших працівників транспортними засобами (ст. 17 Контракту). З приводу п. 2 слід зауважити, що надані Вами транспортні засоби перебувають у незадовільному стані і нерідко спричиняють запізнення працівників на роботу. З огляду на це, просимо Вас негайно вжити всіх необхідних заходів, щоб ліквідувати зазначені порушення. З повагою... Шановні панове! Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов'язків. Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж наступного тижня отримати товар. Чекаємо на відповідь. З повагою... Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід виявити категоричність. Наприклад: Шановні панове! У листі від... (дата) ми повідомили Вас про остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди Через це ми змушені анулювати своє замовлення. З повагою... Шановні панове! Змушені повідомити, що, на жаль, і досі не отримали від Вас банківської гарантії. Зважаючи на це, ми хотіли б нагадати про лист від... (дата),д>ла>-му Ви звернулися до нас із проханням про заміну розрахунків з огляду на додаткові витрати, зумовлені відкриттям акредитива. Зваживши на Ваші труднощі, об'єднання пішло Вам назустріч і погодилося на інкасову форму розрахунків. Ви пристали на запропоноване і зобов'язалися упродовж двох тижнів надати гарантію банку на оплату 80 % вартості контракту. Через затримку в наданні Вами банківської гарантії ми змушені були зупинити постачання... (назва товару). Заразу порту перебуває понад 600 т... (назва товару), /' витрати за їх зберігання долучаться до суми Вашого рахунка. Просимо негайно надіслати банківську гарантію і підтвердити згоду оплатити витрати за зберігання товару в порту. З повагою... Шановні добродії! Нам дуже прикро, та ми змушені повернути отримані від Вас товари. Ви, на жаль, порушили визначений у листі від... (дата) термін постачання. Через це ми змушені були замовити ці товари в іншій фірмі. Додаємо рахунок за завдані нам збитки і просимо терміново оплатити його. З повагою... Шановні панове! На підставі Вашого замовлення від... (дата) ми відвантажили товар транспортній компанії... (назва), яка доставить його Вам. Згідно з пунктом 5 договору оплата мала бути здійснена через... днів після постачання товару. На жаль, на наш банківський рахунок і досі не надійшли гроші. Просимо негайно оплатити рахунок на суму... Чекаємо підтвердження переказу. З повагою... Шановні...! Підтверджуємо отримання... (назва товару) відповідно до замовлення №... від... (дата). Під час перевірки ми виявили, що бракує... одиниць. Гадаємо, що під час відвантаження Ваш транспортний відділ припустився помилки. Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт. З повагою... Шановні...! Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами... (дата) товару, якого було відвантажено відповідно до накладної №... в рахунок контракту №... від... (дата), не відповідає ні якості, описаній у Вашій пропозиції, ні якості зразків, які Ви нам надсилали. Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари. Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зразкам. Будемо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете дотримуватися всіх пунктів контракту і виконувати замовлення на належному рівні. З повагою... Шановні добродії! Переконані, що це лише прикре непорозуміння. Під час перевірки першої партії вантажу, якого ми отримали від Вас, виявилося, що надійшли не всі замовлені товари. Переконливо просимо Вас негайно (якомога швидше) дати нам відповідь і пояснити цю неприємну ситуацію. До одержання пояснення ми зберігатимемо товар у наших складських приміщеннях. До листа додаємо акт проведення експертизи. З повагою... Шановні панове! Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час розвантаження виявили: 1) 5 упаковань товару пошкоджено (зігнута поверхня); 2) 8 упаковань мають недоліки виробничого характеру; 3) 6 упаковань залиті рідиною. Отже, ми отримали 19 неякісних упаковань. Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що... гривень буде вирахувано із залишку за контрактом №... від... (дата), До листа додаємо акт проведення експертизи. З повагою...

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Відмова в продовженні терміну контракту (договору, угоди)	\|	Загальна претензія

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.019 сек.