Відеотека отримує нові диски від своїх постачальників. Коли нові диски поступають у відеотеку, необхідна інформація про них фіксується. Інформація про членство у відеотеці міститься окремо від записів про оренду дисків.
Адміністрація відеотеки регулярно готує звіти за певний період часу про членів відеотеки, постачальників дисків, видачу певних дисків і диски, придбані відеотекою.