Для заповнення анкети – заяви студент має бути добре ознайомлений з програмою навчання в закордонному ВНЗ. Він має проконсультуватися з координатором факультету ECTS в місцевому ВНЗ. Студент може за бажанням включити до анкети додатково 2-ий, 3-ий ВНЗ на вибір, якщо його заяву до факультетського ВНЗ не буде прийнято. У такому разі він має підготувати угоду про навчання для кожного навчального закладу, до якого він подає заяву.
Перезарахування кредитів у системі ECTS відбувається шляхом обміну переліком оцінок вивчених дисциплін між місцевим та закордонним ВНЗ. Підписана копія переліку оцінок дисциплін повинна бути представлена усім сторонам до початку навчання в новому закладі. Цей перелік додається до студентської анкети-заяви. Він є основним документом для повного визнання навчання студента і перерахування кредитів за системою ECTS і підтверджує проходження навчання за кордоном, якщо є така умова про роботу у майбутнього роботодавця.
Угоду підписують три сторони – студент, місцевий ВНЗ та закордонний ВНЗ. Вона додається до анкети-заяви і підписується до виїзду за кордон. Копію підписаної угоди про навчання отримують всі сторони. На зворотньому боці угоди відображаються зміни програми, якщо в них виникла потреба. Їх потрібно внести у відносно короткий час після приїзду до закордонного ВНЗ. Копію нової угоди про навчання необхідно представити у обидва ВНЗ для підпису координатора.
Зразки анкет подаються у додатку до пакета документів.