Мовностильові особливості тексту документа

Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

1. Об’єктивністьзмісту документа виявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміністративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колективного розгляду. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи: установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи (при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: Інститут просить… Міністерство не заперечує… Заводові потрібні... Можлива й інша, теж беззайменникова конструкція: Просимо (Прошу)... та ін.).

2. Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім виключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єктивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздратування, незадоволення; привнесення особистого ставлення до справи чи до особи в текст документа тощо.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами. Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна послідовність ділового документа може реалізуватися й іншими типами зв'язків: це протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім), мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, в результаті, загалом); це конкретизація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Досягається таке членування порядком розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не перешкоджало у сприйманні основного, найважливішого.

3. Повнота.Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядається.

4. Ясність викладу, точність опису — чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою вона буде для всіх тих, хто знайомиться з цим документом. Ясність забезпечується насамперед точним добором потрібного слова, правильним користуванням термінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Велике значення має також чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у виборі серед близьких між собою слів і словосполучень найдоцільнішого в цій конкретній ситуації.

5. Свобода від суперечностей — чине найважливіша вимога серед таких, як повнота, простота, точність, ясність тощо. Суперечності в діловому папері виявляються ось у чому: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, сурогатні творення), що утруднює сприймання тексту; суперечність може виявитись і в тому, що зміст не відповідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викладається в такій категоричній формі, що це вже не прохання, а скоріше наказ); ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи суперечать один одному або взаємо виключаються).

6. Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Не слід забувати й того, що психологічні докази — поряд з логічними — мають неабияку силу переконання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистичні виклади, які розпорошують увагу одержувача документа (це насамперед стосується ділового листування).

Переконливість є надзвичайно важливою рисою ділових паперів: так, наприклад, переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’язань та ін.

7. Лаконічністьвикладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту), добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, в якому немає зайвих або “порожніх” слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плутанини в деталях тощо. Шдяхи досягнення: заміна складних речень простими, уникання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживання загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів. Крім того, стислість і чіткість викладу створюється й за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, повинен займати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше.

8. Типізація мовних засобів, стандартизація мови.Доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мовні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широко відомі словесні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну виробничу ситуацію. Такі стандартизовані звороти легко й швидко сприймаються, документи такого типу прості в обробці, зберіганні й відшукуванні в разі потреби.

Читання документа — це процес пошуку потрібної інформації. Він здійснюється за ключовими словами й типізованими зворотами, які дозволяють насамперед визначити вид документа (це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка); вони можуть міститися і в самому тексті документа (наприклад: гарантуємо— у гарантійному листі; надсилаємо — у супровідному листі тощо).Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формальних ознак.

Таким чином, стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації, а цим самим підвищити загальну культуру діловодства.

9. Традиції ділового мовлення, наявні в різних сферах ділового спілкування, також мають важливе значення. Слід культивувати і всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити думку якомога чіткіше, послідовніше, повніше й, по можливості, коротше. І навпаки — слід всіляко уникати тих традицій, які тяжіють до вчорашнього дня в діловому мовленні: вони ускладнюють сприймання документа і до того ж не відповідають нормам сучасної української літературної мови.

10. Нормативність мовних засобів— обов’язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна насамперед відповідати нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спілкування.

Вимога зрозумілості мови ділового документа якраз і означає вживання засобів літературної мови — загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих тощо.

Форми викладу в текстах документів:

1) від першої особи однини, наприклад: “Вважаю за потрібне повідомити, що ...”;

2) від першої особи множини, наприклад: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо.

3) від третьої особи однини, наприклад: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”.Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Поняття про сучасну українську літературну мову. Мовна норма. Типи мовних норм.	\|	Функціонально-стилістична диференціація сучасної української літературної мови

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.