Термін "комунікація" походить від латинського слова, яке означає "спільне" або "розділене між усіма". Якщо не досягається взаєморозуміння, то комунікація не відбувається.
Основні функції комунікаційного процесу полягають у досягненні соціальної спільності при збереженні індивідуальності кожного її суб'єкта, тобто комунікаційний процес можливий лише за умови існування соціуму, отже, носить соціальний характер.
Відповідно до закону документаційного супроводу соціальних комунікацій, запропонованого Ю.М.Столяровим, "кожна соціальна комунікація обов'язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документними, оскільки кожен з них зайнятий або виробництвом, або транспортуванням, або одержанням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам тощо" [32].
В окремих актах комунікацій може реалізуватись управлінська, інформативна, емотивна (така, що викликає емоції) та інші функції документа.
Документна комунікація - це комунікація, опосередкована між документами в соціумі та побудована на їх обміні між двома або більше споживачами інформації. У своїй основі процес комунікації становить процес руху інформації в ланцюзі "відправник - канал - одержувач".
Документна комунікація має свою модель, яка показана на схемі 2.3.
Схема 2.3 Модель документної комунікації.
Комунікант - відправник документної інформації.
Комунікат - канал передачі інформації (архів, бібліотека, усна розмова, традиційна пошта, електронні засоби зв'язку тощо).
Реципієнт - одержувач документної інформації.
Кодування - певні мови, якими представлено зміст документа.
Декодування - розшифрування коду, що може вимірюватись у процентному співвідношенні від 0 до 100%.
Зазначена модель має місце у випадку безпосередньої взаємодії між учасниками комунікаційного процесу. У реальній дійсності документно-інформаційна комунікація має більш складні форми й включає цілий ряд посередницьких структур.
Функціонування процесу документної комунікації забезпечується документно-комунікаційною системою, що являє собою підсистему соціальної комунікації і е потужною системою передачі соціальної інформації.
Основні цілі документно-комунікаційної системи (ДКС) зведені в таблицю 2.13.
Таблиця 2.13 Основні цілі документно-комунікаційної системи
Для досягнення вищезазначених цілей потрібно вирішити цілий ряд завдань щодо вдосконалення документно-комунікаційної системи, починаючи від усуспільнення інформації й закінчуючи розповсюдженням уже створених документів у режимах постійного сповіщення чи довідкового обслуговування.
Перелік завдань, що можуть стояти перед документно-комунікаційною системою зведено в таблицю 2.14.
Таблиця 2.14 Завдання документно-комунікаційної системи
До документно-комунікаційної системи, як зазначає проф. Ю.М. Столяров, входять інститути документної комунікації:
генералізаційні
транзитні
термінальні
Склад інститутів документної комунікації може виглядати так, як це зображено на схемі 2.4.
Схема 2.4 Документно-комунікаційна система
Організаційна інфраструктура документної комунікації може мати виробничі та невиробничі компоненти, відтворені на схемі 2.5.
Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складової інфраструктури документної комунікації, як зазначає А.А.Соляник, знижує ефективність та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери [31].
Елементарний процес створення документно-комунікаційної системи показано на схемі 2.6.
Схема 2.6 Процес створення документно-комунікаційної системи
Так, для того, щоб отримати суспільне визнання своїх досягнень шляхом їх публікації, комунікант може підготувати рукопис, який по каналу неопублікованих документів надходить до розгляду в службу усуспільнення, наприклад, в редакційну колегію. Якщо зміст рукопису визнається редакційною колегією можливим для усуспільнення, комунікант набуває статусу елементу - соціальної комунікаційної системи (автор, відправник інформації, генератор ідеї). Якщо рукопис відхиляється, то його повертають автору або ж відправляють до фонду архівних документів.
Можна також певну інформацію про свої досягнення розмістити, за згодою керівника, на сайті своєї організації для користувачів мережі Інтернет. В обох випадках суспільно визнані документи будуть циркулювати у свідомості суспільства, доводячи інформацію комуніканта до відома реципієнтів.
2. Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати ЇЇ в часі та просторі**1.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформлюють їх на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширенішим є текстовий документ, зміст якого - мовна інфомація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування.
Документи поділяються на види за кількома ознаками.
1.3а найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.
2. За походженням документи поділяють на службові (офіційні) й особисті.
Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються відповідно до єдиних вимог.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності. До особистих належать також і ті документи, які містяться у приватному зібранні особи.
3.3а місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх - документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.
4.3а призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.
5. За напрямком документи поділяють на вхідні й вихідні. Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій
юридичній чи фізичній особі.
6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й відповідно до обов'язкових правил (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
7. За термінами виконання є документи звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Звичайні безстрокові документи виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи з позначкою "дуже терміново".
8. За ступенем гласності документи поділяють на загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначку "Таємно". Розголошення змісту такого документа веде до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", який проставляють у правому верхньому куті першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.
9. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії та виписки.
Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потреби завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.
Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа вгорі праворуч обов'язково робиться помітка "Копія". Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії називаються відпуском.
Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг з нього.
Якщо документ загублено, видається його повторний примірник - дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
10. За складністю документи поділяють на прості (односкладові) і складні.
11. За термінами зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.
12. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними й відтвореними механічним способом.
Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.
Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.
3. Документування - це процес створення документа.
Правила документування встановлюються нормативними актами. Приміром, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" подає визначення документування управлінської інформації як "створювання службових документів, змістом яких е управлінська інформація" [2].
До документування відносяться дії, пов'язані з формуванням документа як спеціального системного триєдинства:
змістового (соціальна інформація)
знакового (семіотична інформація)
матеріально-конструктивного (технологічного)
З метою забезпечення такої єдності розробляються типові структури та методики процесу документостворення.
Ураховуючи специфіку змістового, знакового та матеріально-конструкторського аспектів документа, розробляються сучасні класифікації систем документування, до яких можна віднести наступні:
- системи графічного запису;
- системи механічного запису;
- фотографічні;
- електромагнітні;
- оптичні;
- магнітооптичні;
- електростатичні;
- електронні.
Інформація на носії фіксується за допомогою певної "кодової" системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-символів. Існує особлива наука - семіотика (від грец.- знак, ознака), що займається вивченням природи, видів і функцій знакових систем та знакової діяльності людини.
Знак - це матеріальний об'єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого матеріального або ідеального об'єкта, предмета [42]. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких буде зафіксовано, передано й збережено інформацію. Тільки належним чином створена документна інформація набуває визначеної форми.
Аналізуючи будь-який документ за будь-якою класифікацією, повинні враховуватись спосіб, засіб й форма його створення.
Процес документування за таких умов може бути представлений в такій формі (схема 1.1):
Схема 1.1. Складові процесу документування
Отже, разом взяті спосіб, засіб та форма визначають характер тієї чи іншої системи документування.
Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу створювати рукописний, ідеографічний та ізографічний документ; використання комп'ютерної техніки дозволяє створювати електронні документи тощо.
Детальний аналіз способів, засобів та форм документування подано далі.
