• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Матеріал до практичної роботи

Основні реквізити справочинства Текст- головний реквізит документа. Це сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об`єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи.

Вимоги до мови документів (до тексту документа):

Об`єктивність( відсутність суб'єктивних характеристик):

- уникати особових займенників,умовного і наказового способів дієслова, слів тип дуже, великий.

- відсутність питальних і окличних речень, прямої мови;

- уживання аналітичних форм і розщепленого присудка: не заводчани, а працівники заводу, не повніший, а більш повний, не здійснюватимуться, а будуть здійснюватися;

- переважне вживання пасивних зворотів: завод будується робітниками, лекції вивчаються студентами.

Логічна послідовність:

- тісний логічний зв'язок між реченнями;

- частотність слів з ознаками мети, причини,результативності (для цього, з цією метою, таким чином);

- чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.

Переконливість і доказовість:

- викладення причини у конкретній формі з точним добором фактів і цифрових даних;

- обгрунтованість висловленої думки, доказовість матеріалу;

- лаконічність(більшість документів складає одну сторінку із залученням фактичного матеріалу у додатках). Досягається шляхом попереднього обдумування змісту, складання плану і уживання простих речень і скорочень.

Уніфікація і стандартизація:

- наявність схем побудови тексту;

- підготовка і виготовлення бланків, якщо в установі виникає більше 20 % стандартних ситуацій.

Ясність викладу і точність опису:

- точний вибір слова;

- правильне користування термінами;

- уникання професіоналізмів;

- орфографічна, пунктуаційна і граматична точність.

Справочинство (делопроизводство) – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінської діяльності.

Реквізити– основні елементи, з яких складається будь-який документ. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен з них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у різних документах розташовується по-різному.

Основними реквізитами є:

- зображення герба республіки;

- емблема організації чи підприємства

- зображення урядових нагород

- найменування міністерства чи відомства

- найменування організації чи установи

- назва структурного підрозділу

- адресат

- резолюція

- гриф затвердження

- поштова адреса, номер телефону

- назва виду документа

- дата

- індекс

- дата вхідного документа

- місце складання або видання

- відмітка про контроль

- заголовок до тексту

- текст

- відмітка про наявність додатків

- підпис

- гриф погодження

- відмітка про завірення копії

- візи

- відмітка про виконання документа й відсилання його в справу

Формуляр- сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що мають постійну інформацію. У бланках документів в основному використовується трафаретний текст.

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на 2 категорії:

- документи з низьким рівнем стандартизації;

- документи з високим рівнем стандартизації.

Документи з низьким рівнем стандартизації –це ділові папери, в яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості. Основне для цієї категорії документів - правильно розмістити реквізити і підібрати спосіб викладу тексту. Ця категорія документів в основному існує в формулярах.

Документи з високим рівнем стандартизації –це ділові папери, в яких може бут передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, в яких виражена думка, за винятком цілком конкретних відомостей. Для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.

Документи цієї категорії в основному оформляються на бланках. Переважна кількість документів з високим рівнем стандартизації оформляється як службова документація від імені підприємств, організацій чи установ. Перевага документів високого рівня стандартизації полягає в тому, що вони вимагають мінімального напруження при сприйманні і пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки способу викладу тексту.

Спосіб викладу тексту –це добір слів, словосполучень, побудова речень і зв`язки між ними. В основному використовується в документах з низьким рівнем стандартизації і кожного разу залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування. Для цього типу документації найважливішим є вміння організувати виклад матеріалу так, щоб у порівняно невеликий за обсягом документ укласти максимум потрібної інформації.

За способом викладу виділяють такі види текстів:

- розповідь

- опис

- роздум.

Для розповіді, яка відтворює реальне життя у динаміці характерним є:

- вживання обставин часу, що вказують на послідовність перебігу подій або виконання дій ( спочатку, тоді, потім, пізніше), та обставин місця ( в Україні, у коледжі, у місті).

- використання дієслів-присудків із значенням послідовності дій, що стосуються однієї особи ( народився, навчався, працював);

- можливість уживання в одному тексті дієслів різних часових форм

( народився, навчаюся, проживаю).

Використовується такий вид тексту в протоколах, звітах, автобіографії

Опис – це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей.

Для цього способу викладу характерно:

- вираження одночасності через дієслова однієї часової форми ( тільки в минулому, тільки в теперішньому або тільки в майбутньому часі).

- вживання однорідних членів речення;

- використання неповних речень з опущеним присудком ( посередині – стіл).

Використовується цей спосіб у актах, наказах, постановах.

Для роздуму, який виражає причиново-наслідкові відношення, характерними є:

- вживання складнопідрядних речень з підрядними причини, мети, умови.

- Використання обставин причини, мети, умови;

- Вживання вставних слів, що вказують на порядок вислову думок, джерело інформації, впевненості чи невпевненості. Саме у цьому способі викладу находить своє втілення така логічна форма думки, як доказ.

Використовується в характеристиках, доповідних і пояснювальних записках.

У деяких видах ділових паперів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.

Найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню. Отже, послідовність викладу, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів – усе це дає можливість розкрити тему документа, виділити в ньому головне, відтінити деталі.

Переглядів: 357