КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТА

Слово документ (documentum) у перекладі з латинської мови означає повчальний приклад, взірець, доказ.

Цей термін має кілька значень:

а) діловий папір, який посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь;

б) письмове посвідчення, яке офіційно підтверджує особу;

в) письмовий твір, рисунок, грамота як свідчення про щось історичне, важливе.

Для юриста документ — засіб доказу, для історика – першоджерело, для працівника управління – засіб фіксації, передавання інформації. Багатозначність терміна зумовлена тим, що документи використовуються в багатьох сферах людської діяльності з різною метою і є результатом відображення фактів, подій, явищ об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Документ, як основний вид ділової мови, носії інформації, ( засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже, є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи повинні бути правильно складені за формою (формуляр документа — від лат. formula — образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів (від лат. requisitum необхідне, потрібне) — сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких позбавляє документ юридичної сили.

Отже, документ є носієм об'єктивної, достовірної інформації, матеріальним об'єктом з інформацією, закріпленою вигаданим людиною способом для передавання її (інформації) в часі і просторі, і має, згідно з чинним законодавством, юридичну силу.

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Ділові документи класифікуються за змістом, способом фіксації та виготовлення, назвою, складністю й ступенем гласності, місцем складання, за походженням, за юридичною силою та призначенням.

За способом фіксації інформації документи можуть бути писані, графічні, фото-, кіно- та фонодокументи, за технікою відтворення — рукописні та відтворені механічним способом.

За змістом і призначенням документи поділяються на організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, господарсько-договірні, фінансово-розрахункові, документи з особового складу (документи з кадрових питань), особисті офіційні документи, посвідкові (засвідчувальні).

За назвоюдокументи розрізняють: акти, анотації, відгуки, відомості, вказівки, довідки, договори, запрошення, звіти, листи різного призначення, накази, плани роботи, положення, правила, постанови, посвідчення, рішення (ухвали), розпорядження тощо. Не варто класифікувати документи за назвою, оскільки є документи з однаковою назвою, але різні за призначенням (наприклад заява, наказ, акт).

За способом виготовлення розрізняють типові, стандартні (трафаретні) та індивідуальні документи. Типові складаються завчасно, переважно за трафаретом, і є текстом-зразком для індивідуальних. У стандартних документах частина тексту віддрукована на бланкові, а частина вписується під час його заповнення (наприклад заява під час вступу до навчального закладу, листок обліку кадрів, довідки). Трафаретні документи досить поширені нині, коли в справочинстві надійним помічником людини став комп'ютер, завдяки якому можна набрати або створити певні тексти, роздрукувати їх на принтері, зберегти потрібний текст для його відтворення в пам'яті машини або на дискеті, зробити комп'ютерний макет (шаблон) документа, що має в собі незмінні обов'язкові реквізити, а також поля, на які можна вносити необхідну уточнювальну інформацію. Проте без високоосвіченої людини — творця трафаретних зразків документів — не обійтися: редагування їх за допомогою текстового редактора (орфографічне, граматичне, стильове оформлення), накреслення певних схем, переклад з однієї мови на іншу та віднайдення із запропонованих машиною мовних варіантів найбільш вдалого — усе це потребує значного рівня лінгвістичних знань. Індивідуальні документи важко стандартизувати: вони довільні за формою, хоч необхідні реквізити в них завжди наявні. Це автобіографії, записки, телеграми, скарги та ін.

За ступенем складності розрізняють прості і складні документи; перші містять одне питання, складні — два або кілька.

За місцем створення та функціонуванням розрізняють документи внутрішні і зовнішні, за напрямом — вхідні й вихідні. Внутрішні створюються на певному підприємстві, в установі, організації і там функціонують. Зовнішні (вхідні) документи надходять з інших установ та вищих і нижчих інстанцій, а вихідні надсилає керівництво установ, підприємств іншим установам, підприємствам та громадянам.

За терміном виконання документи є термінові і нетермінові. Перші потребують виконання, надсилання або одержання в терміни, встановлені законом, правовим актом чи керівником (телеграми, телефонограми, факси з позначками «Терміново» або «Дуже терміново»). Інші вважаються нетерміновими й виконуються в термін, встановлений адміністрацією.

За походженням розрізняють документи службові та офіційно-особисті. Службові створюються в організаціях, установах і стосуються питань їхньої діяльності, офіційно-особисті пишуться конкретними особами (автобіографії, рапорти, заяви, доповідні й пояснювальні записки тощо).

За ступенем гласності (секретності) документи поділяють на звичайні, секретні, цілком секретні та для службового користування (ДСК) У правому верхньому куті документа роблять спеціальну помітку: «Таємно», «Цілком таємно», «Для службовою користування». У ст. 428 «Закону України про державну таємницю» визначено: «Ступінь секретності («особливої важливості», «цілком таємно», «таємно») — категорія, яка характеризує важливість секретної інформації, ступінь обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою» (Відомості Верховної Ради України. 1999. № 49). За втрату секретних документів або розголошення їхнього змісту винні притягуються до відповідальності.

За юридичною силою розрізняють документи справжні й фальшиві. Справжніми вважаються документи, видані в установленому законом порядку, із дотриманням усіх реквізитів. Справжні документи чинні; якщо вони з певних причин втратили юридичну силу, то стають нечинними.

За стадіями виготовлення документи поділяються на оригінали й копії. Оригінал (від лат. originalis— первинний, самобутній, справжній) — первинний документ, належним чином оформлений. Копія (від лат. соріа — велика кількість, запас) — точне відтворення документа (наприклад ксерокопія). В юридичному відношенні оригінал і копія документа рівнозначні. Копія в правому верхньому куті звичайно має помітку: «Копія». Є ще дублікат (від лат. dublikatus — подвоєний) — другий примірник документа, що має однакову з оригіналом юридичну цінність і видається у зв'язку з його втратою.

За терміном зберігання документи є: постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років).

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.