Політика установи у сфері управління документацією

Управління документаційними процесами в установі

Політика організації виступає як загальне керівництво дій та прийняття рішень, що сприяють досягненню мети. Політика звичайно формулюється вищим керівним складом на тривалий період часу. Вона пояснює, яким чином має бути досягнута мета, встановлює правила, яких слід дотримуватися. Метою політики управління документацією є створення та управління автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність установи так довго, скільки це потрібно. Організація повинна не тільки визначити та задокументувати політику, а й забезпечити її впровадження та дотримання на всіх рівнях. Політика приймається вищим керівництвом та поширюється на всю установу.

В основу розроблення політики покладено аналіз діяльності установи. Він визначає ті ділянки, де законодавство, інструкції, інші норми та методики мають найбільше застосування під час створення службових документів, пов’язаних з діяльністю установи. Розробляючи політику, враховують організаційне середовище установи та економічні міркування. Політику регулярно переглядають для того, щоб вона відображала діючі вимоги до ділової діяльності.,

Положення політики управління документацією мають посилатися на інші програмні документи, пов’язані з інформацією, наприклад, політику інформаційних систем, інформаційної безпеки або управління ресурсами, але не дублювати їх. Вона забезпечується процедурами та інструкціями, викладом планування та стратегії, номенклатурою справ та іншими документами, що разом формують режим управління документацією.

Особливо важливо, щоб політика управління документацією в установі зобов’язувала всіх працівників створювати та зберігати документи, які відповідають правовим, регулятивним, фіскальним, операційним потребам установи та її потребам в архівній інформації. До процесу планування та впровадження політики та процедур управління документацією залучають архівні установи. Впровадження в установі політики щодо управління документацією здійснюється шляхом встановлення та виконання всебічної програми управління документацією, яка включає:

1) визначення того, які службові документи слід створювати під час кожного робочого процесу та яку інформацію потрібно включати до службових документів;

2) прийняття рішень щодо того, якою має бути форма та структура службових документів, що створюються та включаються, та які технології слід використовувати;

3) визначення того, які метадані створювати разом зі службовими документами та під час процесів документування, які зв’язки встановлювати між ними та як ними управляти;

4) визначення вимог до пошуку службових документів, їх передавання та користування ними в робочих процесах, а також визначення того, як довго їх слід зберігати, щоб задовольнити ці вимоги;

5) прийняття рішення щодо організації службових документів відповідно до вимог користування;

6) оцінку ризиків на випадок неспроможності мати легітимні службові документи про діяльність установи;

7) забезпечення збереженості службових документів та з часом доступу до них, щоб задовольнити вимоги ділової діяльності та очікування суспільства;

8) узгодження політики установи з чинними правовими та регулятивними вимогами й нормами;

9) забезпечення зберігання службових документів у безпечному та надійному середовищі;

10) забезпечення зберігання службових документів лише протягом того строку, коли вони потрібні;

11) виявлення та оцінка можливостей для поліпшення ефективності, дієвості або якості цих процесів, рішень та дій з метою покращення створення службових документів та управління документацією.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.