Система управління документаційними процессами

Методика та основні етапи розроблення та впровадження системи управління документацією в установі.

1) Попереднє дослідження. Під час цього етапу з документальних джерел і шляхом опитування збирають інформацію, визначають та документально фіксують роль і мету діяльності установи, її структуру, правове, регулятивне, ділове й політичне середовище, критичні чинники та критичні ланки, пов’язані з управлінням документацією.

2) Аналіз напрямів ділової діяльності. В результаті цього етапу на основі зібраної з документальних джерел і шляхом опитування інформації визначають та документально фіксують кожну ділову функцію, операцію й дію та встановлюють їх ієрархію, тобто систему класифікації напрямів діяльності; визначають і документально фіксують хід робочих процесів і дій, що їх складають.

3) Встановлення вимог до службових документів. На цьому етапі визначають інформаційні вимоги кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Ці вимоги можна вивести з аналізу законодавчих і регламентувальних вимог установи та ризику, що виникає тоді, коли службові документи не створюють і не зберігають. Крім того. визначають, як кожну вимогу можна задовольнити через процеси управління документацією, та чітко формулюють і документально оформлюють вимоги до службових документів. В результаті обирають ту структуру та вид службових документів, що найкраще відповідає кожній діловій функції, операції та дії.

4) Оцінка існуючих систем. Під час цього етапу визначають та аналізують існуючі в установі документаційні й інші інформаційні системи, щоб оцінити їх діяльність з точки зору вимог до документації.

5) Визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документації.На цьому етапі потрібно визначити стратегію, орієнтовану на задоволення вимог до документації. Вона може включати прийняття політики, стандартів, процедур та методики, розроблення нових систем та впровадження систем у спосіб, що відповідає вимогам до документації. Стратегію можна застосовувати до кожної вимоги до документації окремо або у поєднанні з іншими вимогами. Стратегію обирають на основі ступеня ризику, що виникає у разі неспроможності задовольнити вимоги у межах ділової функції, яку документаційна система повинна забезпечувати, середовища існуючих систем або корпоративної культури, в якій стратегія діятиме.

6) Розроблення документаційної системи. Розроблена документаційна система повинна включати стратегію, процеси й методику, підтримувати робочі процеси, а не заважати. У разі потреби робочі процеси та операційні ділові і комунікаційні системи перепроектовують, щоб включити до них управління документацією.

7) Впровадження документаційної системи. Впровадження документаційної системи повинно проводитися систематично, з використанням проектного планування та методики, придатних для даної ситуації, враховуючи інтеграцію операцій документаційної системи з робочими процесами та відповідними системами.

8) Здійснення аналізу після впровадження системи.На цьому етапі збирають інформацію про функціонування документаційних систем як постійногопроцесу. Це можна зробити шляхом опитування керівного складу та провідних працівників, використовуючи запитальники, роблячи огляд системи в дії, перевіряючи посібники із здійснення процедур, матеріали з навчання та іншу документацію, здійснюючи вибіркові перевірки якості службових документів і методів обліку. Зібрану інформацію аналізують та оцінюють функціонування системи, за результатами аналізу й оцінки можуть бути ініційовані дії, спрямовані на модифікацію системи. Рекомендується встановити режим постійного моніторингу та регулярної експертизи системи.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.