Новини освіти і науки:

G+

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Здійснення аудиту

Аудиторську діяльність здійснюють зазвичай в послідовності, як показано на рис. 2. Цю послідовність можна змінювати залежно від обставин проведення конкретних аудитів.

Проведення попередньої наради.Цілями попередньої наради є:

а) підтвердження узгодження плану аудиту зі всіма сторонами (наприклад, об'єктом аудиту, групою аудиту);

б) представлення групи аудиту;

в) забезпечення можливості здійснення всіх запланованих видів аудиторської діяльності.

Попередню нараду слід проводити за участю керівництва об'єкту аудиту і, якщо доцільно, осіб, відповідальних за функції або процеси, аудит яких проводитимуть. Учасникам наради треба надати можливість ставити питання.

Треба, щоб ступінь деталізації відповідав обізнаності сторони, що перевіряється, з процесом аудиту. У багатьох випадках, наприклад, для внутрішніх аудитів в малій організації, попередня нарада може передбачати лише повідомлення про проведення аудиту і роз'яснення характеру аудиту.

Для інших видів аудиту нарада може мати офіційний характер з оформленням відповідних протоколів. Нараду треба проводити під головуванням керівника групи аудиту. Під час наради обговорюють, якщо це доцільно, такі питання:

- представлення учасників, зокрема спостерігачів і супровідників з описом їхньої участі;

- підтвердження цілей, сфери і критеріїв аудиту;

- підтвердження плану аудиту і інших доречних домовленостей з об'єктом аудиту, наприклад, стосовно дати і часу завершальної наради, будь-яких проміжних нарад за участю групи аудиту і керівництва об'єкту аудиту, а також будь-яких останніх змін;

- представлення методів, які використовуватимуться для проведення аудиту, зокрема аргументування об'єкту аудиту, що докази аудиту базуватимуться на вибірці наявної інформації;

- представлення методів управління ризиками, яким організація може піддаватися через присутність членів групи аудиту;

- підтвердження офіційних способів обміну інформацією між групою аудиту і стороною, що перевіряється;

- підтвердження вибору мови, яку використовуватимуть під час аудиту;

- підтвердження того, що під час аудиту сторона, що перевіряється, отримуватиме інформацію про хід виконання аудиту;

- підтвердження наявності ресурсів і інфраструктурних засобів, необхідних групі аудиту;

- підтвердження аспектів, пов'язаних з конфіденційністю і захистом інформації;

- підтвердження адекватних ситуації методик гігієни і безпеки праці, доцільних дій в аварійних ситуаціях і особистій безпеці для групи аудиту;

- інформування про метод звітності за даними аудиту, зокрема градації невідповідностей, якщо така є;

- інформування про умови, при яких аудит може бути припинений;

- інформування про завершальну нараду;

- інформування про порядок розгляду можливих зауважень в ході аудиту;

- інформування про будь-яку систему отримання відгуків від сторони, що перевіряється, відносно даних або висновків аудиту, зокрема, скарг і апеляцій.

Критичний аналіз документів під час проведення аудиту.Доречну документацію об'єкту під час здійснення аудиту слід критично аналізувати, щоб:

- визначити відповідність задокументованої СУ критеріям аудиту;

- збирати інформацію для наступних дій з аудиторської діяльності.

Критичний аналіз можна поєднувати з іншими роботами та здійснювати впродовж всього аудиту за умови, що він не перешкоджає результативному проведенню аудиту.

У разі неможливості вчасного надання достатньої документації в термін, встановлений в плані аудиту, керівник групи аудиту повинен проінформувати про це особу, яка керує програмою аудиту і сторону, що перевіряється. Залежно від цілей і сфери аудиту необхідно ухвалити рішення про те, чи треба продовжувати аудит або припинити його, поки не будуть усунені проблеми з документацією.

Обмін інформацією під час аудиту.Під час аудиту може виникнути необхідність здійснення офіційного обміну інформацією, як між членами групи аудиту, так і стороною, що перевіряється, чи замовником аудиту і, можливо, із зовнішніми сторонами (наприклад, регулюючими органами). Особливо це стосуватиметься у разі наявності правових вимог обов'язкового звіту про невідповідність. Тому групі аудиту треба періодично проводити наради для обміну інформацією, оцінки ходу виконання аудиту і перерозподілу, при необхідності, робочих завдань між членами групи аудиту.

Під час аудиту керівник групи аудиту повинен періодично інформувати об'єкт аудиту і, якщо необхідно, замовника аудиту про хід виконання аудиту і будь-які проблеми. Якщо під час аудиту докази зібрано докази, що свідчать про безпосередній і значний ризик для об'єкту аудиту, то необхідно невідкладно повідомляти про це сторону, що перевіряється, і замовника аудиту. Також будь-яку тривожну інформацію з питань поза сферою аудиту слід записувати і повідомляти про неї керівника групи аудиту для можливого інформування замовника аудиту і сторони, що перевіряється.

Якщо явний доказ аудиту свідчить про неможливість досягнення цілей аудиту, керівник групи аудиту повинен доповісти про причини цього замовникові аудиту і стороні, що перевіряється, для визначення відповідних дій. Ці дії можуть полягати в повторному підтвердженні або зміні плану аудиту, внесенні змін в мету аудиту або сфери аудиту або ж припиненні аудиту.

ОКПА і сторона, що перевіряється, повинні аналізувати і, якщо доцільно, схвалювати будь-яку потребу у внесенні змін до плану аудиту, очевидність якої проявлятиметься в ході виконання аудиту.

Визначення участі і відповідальності супроводжуючих осіб та спостерігачів.Групу аудиту дозволено супроводжувати спостерігачам (наприклад, представникам регулюючого органу або інших зацікавлених сторін) і супровідникам. Вони не повинні впливати на проведення аудиту або втручатися в нього. При цьому слід врегулювати з замовником аудиту і стороною, що перевіряється будь-які обов'язки спостерігачів щодо охорони праці, особистої безпеки і конфіденційності. Якщо це не виконується, керівник групи аудиту повинен мати право усувати спостерігачів від участі в певних видах аудиторської діяльності.

Супровідникам, яких призначає об'єкт аудиту, треба сприяти роботі групи аудиту і діяти згідно вказівок керівника групи аудиту. Вони можуть бути відповідальними за:

а) сприяння аудиторам у визначенні осіб для участі в опитуваннях і визначенні часу їх проведення;

б) організацію відвідування конкретних ділянок об'єкту аудиту;

с) ознайомлення членів групи аудиту і спостерігачів з правилами техніки безпеки на ділянках і методиками захисту, а також забезпечення їх дотримання.

Участь супроводжуючих осіб може також полягати в:

- завіренні документів аудиту від імені сторони, що перевіряється;

- наданні пояснень або сприянні в зборі інформації.

Збір і перевіряння інформації.Під час аудиту інформацію, доречну для цілей, сфери і критеріїв аудиту, включаючи інформацію про зв'язок між функціями, видами робіт і процесами, потрібно збирати за допомогою належної вибірки і перевіряти. Як доказ аудиту можна визнавати лише ту інформацію, яку можна перевірити. Докази аудиту, на яких базуються дані аудиту, треба протоколювати. Якщо під час збору доказів група аудиту дізнається про будь-які нові обставини чи їх зміну або ризики, то група аудиту повинна їх розглянути відповідно до вимог.

На рис. 3 показано загальний опис процесу починаючи від збору інформації і до подання висновків аудиту. Методами збору інформації є:

- опитування працівників і інших осіб;

- спостереження;

- критичний аналіз документів, зокрема протоколів.

Вибір джерел інформації

Збір інформації з допомогою належної вибірки

Отримання доказу аудиту

Оцінювання за критеріями аудиту

Отримання даних аудиту

Критичне аналізування даних

Підготування висновків аудиту

Рис. 3. Загальний опис процесу збирання і перевіряння інформації

Відповідно до сфери і складності аудиту джерелами інформації є:

- опитування працівників і інших осіб;

- спостереження за діяльністю, робочим середовищем і умовами роботи;

- документи (наприклад, політика, мета, цілі, плани, методики, стандарти, інструкції, ліцензії і дозволи, ТУ, креслення, контракти і замовлення);

- протоколи (наприклад, протоколи інспекційного контролю, протоколи нарад, звіти про аудити, протоколи моніторингу програми, результати вимірювання;

- зведені дані, результати аналізу, показники результативності;

- інформація про плани вибіркового перевіряння на об'єкті аудиту, про процедури контролю, процеси формування вибірок і вимірювання;

- інформація з інших джерел (наприклад, відгуки замовників, зовнішнє обстеження і вимірювання, рейтинги постачальників інша доречна інформація від зовнішніх сторін);

- бази даних і веб-сайти;

- імітування і моделювання.

Аналіз методів аудиту, якими є опитування та здійснення вибіркового перевіряння подано раніше. Спостереження за діяльністю може відбуватися наприклад, під час відвідування ділянок. Щоб зменшити несприятливий взаємовплив аудиторської діяльності і процесів об'єкту аудиту, забезпечити охорону праці і безпеку групи аудиту, відвідування ділянок об'єкту аудиту слід планувати, а під час самої діяльності на об’єкті дотримуватися певних раціональних правил і настанов. Планування відвідування полягає в наступному:

- отримати дозвіл і доступ на відвідувані ділянки об'єкту, відповідно до сфери аудиту;

- надати адекватну інформацію (наприклад, інструктаж) аудиторам відносно правил особистої безпеки, охорони здоров'я (наприклад, карантину, обов'язкової вакцинації і допуску), питань гігієни і безпеки праці, а також культурних та етичних норм під час відвідування;

- надати об'єкт аудиту переконливі докази, що група аудиту матиме будь-які необхідні засоби індивідуального захисту;

- забезпечити обізнаність персоналу, з яким треба зустрічатися, про цілі і сферу аудиту;

В процесі безпосередньої реалізації аудиту на робочих місцях об’єкту аудиту слід:

- уникати будь-яких зайвих перешкод для робочих процесів;

- забезпечити, щоб група аудиту належним чином використовувала засоби індивідуального захисту;

- забезпечити ознайомлення з порядком дій в надзвичайних ситуаціях (наприклад, аварійні виходи, збірних евакуаційних пунктів);

- ознайомити з графіком роботи, щоб мінімізувати його порушення;

- забезпечити оптимальну чисельність групи аудиту та кількості супровідників і спостерігачів, щоб не створювати наскільки це можливо перешкоди робочим процесам;

- не торкатися до будь-якого устаткування і не виконувати ніяких дій з ним без спеціального дозволу, навіть при відповідній компетентності або кваліфікації;

- у разі виникнення інциденту під час відвідин об'єкту керівникові групи аудиту критично проаналізувати ситуацію за участю представника сторони, що перевіряється, і, якщо необхідно, замовника аудиту і домовитися про припинення, зміну графіка або продовження аудиту;

- у разі фото- або відеозаписів попросити заздалегідь дозволу у керівництва і врахувати питання безпеки і конфіденційності, а також уникати фотографування окремих осіб без їх дозволу;

- у разі копіювання документів попросити заздалегідь дозволу і врахувати питання конфіденційності і безпеки;

- уникати збору персональних даних працівників, якщо тільки це не передбачено цілями аудиту або критеріям аудиту.

Підготування даних аудиту.Щоб отримати дані аудиту, необхідно оцінити докази аудиту за критеріями аудиту. Дані аудиту можуть указувати на відповідність або на невідповідність критеріям аудиту. Планом аудиту можна передбачити, що слід охопити конкретними даними аудиту - відповідність, кращі практики разом з доказами їх підтвердження чи можливостями для поліпшення і будь-якими рекомендаціями для об'єкту аудиту.

Невідповідності і докази аудиту слід протоколювати. Невідповідності можуть бути вказані з градацією. Їх треба критично проаналізувати за участю сторони, що перевіряється, щоб підтвердити правильність доказу аудиту і правильне розуміння невідповідностей. Слід докласти всіх зусиль для узгодження різних думок щодо доказу аудиту або даних аудиту, а неврегульовані розбіжності треба протоколювати.

Для критичного аналізу даних аудиту група аудиту повинна проводити засідання на відповідних стадіях проведення аудиту.

Підготування висновків аудиту.Перед завершальною нарадою групі аудиту слід провести нараду з тим, щоб:

а) критично проаналізувати зібрані під час аудиту дані аудиту і будь-яку іншу доречну інформацію, що відповідає цілям аудиту;

б) домовитися про підсумки аудиту, враховуючи властиву процесу аудиту невизначеність;

в) підготувати рекомендації, якщо це передбачено в плані аудиту;

г) якщо це передбачено, обговорити подальші дії за наслідками аудиту.

Висновки аудиту можуть проясняти наступні аспекти:

- ступінь відповідності СУ критеріям аудиту, її надійність, зокрема результативність для досягнення проголошених цілей;

- результативне впровадження, підтримка і поліпшення СУ;

- здатність шляхом аналізу з боку керівництва забезпечити постійну придатність, адекватність, результативність і постійне поліпшення СУ;

- досягнення цілей аудиту, охоплення сфери аудиту і виконання критеріїв аудиту;

- причини, що зумовили отримані дані, якщо це передбачено в плані аудиту;

- подібні дані, виявлені в різних сферах, підданих аудиту, для визначення тенденцій.

Якщо це передбачено в плані аудиту, за висновками аудиту можна давати рекомендації щодо поліпшенню або подальшої аудиторської діяльності.

Проведення заключної наради.Для представлення даних і висновків аудиту треба провести завершальну нараду під головуванням керівника групи аудиту. Учасниками завершальної наради повинні бути керівництво сторони, що перевіряється, і, якщо необхідно, особи, що відповідають за функції або процеси, які були охоплені аудитом. На нього можуть бути також запрошені представники замовника аудиту і інших сторін. Якщо це доцільно, керівник групи аудиту повинен повідомити сторону, що перевіряється, про ситуації, які виникали під час аудиту, і які можуть ослабити довіру до висновків аудиту. Якщо це передбачено СУ або за узгодженням із замовником аудиту, учасники повинні дотримуватись часових меж для плану дій з розгляду даних аудиту.

Ступінь деталізації інформації повинна відповідати обізнаності сторони, що перевіряється, з процесом аудиту. У деяких ситуаціях завершальна нарада може мати офіційний характер з обов'язковим веденням протоколів, зокрема реєстрації присутніх. У інших ситуаціях, наприклад, у разі проведення внутрішніх аудитів, завершальна нарада є менш офіційною і може містити лише оголошення даних і висновки аудиту.

Якщо це доцільно, на завершальній нараді треба роз’яснити об'єкту аудиту наступне:

- чи зібрані докази аудиту базувалися на вибірці наявної інформації;

- якого слід дотримуватися методу звітності;

- як слід поводитись з даними аудиту і які є можливі наслідки;

- як слід представити дані і висновки аудиту так, щоб їх зрозуміло і підтвердило керівництво сторони, що перевірялася;

- будь-яку пов'язану з результатами аудиту діяльність після аудиту (наприклад, виконання коректувальних дій, розгляди скарг щодо аудиту, апеляційний процес).

- будь-які відмінності в думках групи аудиту і сторони, що перевіряється, відносно даних або висновків аудиту треба обговорити і, за можливості, врегулювати. Неврегульовані розбіжності потрібно запротоколювати.

Якщо це передбачено цілями аудиту, треба представити рекомендації щодо поліпшень, підкреслюючи, проте, що рекомендації не мають обов'язкового характеру.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.007 сек.