Організація та ведення діловодства в установах виконання покарань.

Дане питання врегульоване Наказом ДПтС України №109 від 29.02.2012 р. «Про затвердження Типової інструкції з діловодства в органах, УВП, СІЗО і навчальних закладах, що належать до сфери управління ДПтС України».

Організація діловодства в органах (установах) покладається на їх структурні підрозділи з діловодства. Основним завданням служби діловодства є встановлення в органі (установі) єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах органу (установи).Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань: 1) розробляє номенклатуру справ органу (установи); 2) здійснює реєстрацію та веде облік документів; 3) організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву органу (установи); 4) забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами органу (установи) вимог цієї Інструкції, регламентів та національних стандартів; 5) вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в органі (установі); 6) проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах територіального органу ДПтС України, а також у підпорядкованих органах (установах); 7) бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в органі (установі); 8) здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в органі (установі); 9) забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу; 10) проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень; 11) організовує збереження документаційного фонду органу (установи) та користування ним; 12) ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації персоналу органу (установи) з питань діловодства; 13) засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом органу (установи). Організація діловодства в структурних підрозділах органу (установи) покладається на спеціально призначену для цього особу.

Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається установчими документами органів (установ), положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, окреме доручення, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом органу (установи), компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування органу (установи) – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис. Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання. Органи (установи) здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування. Окремі внутрішні документи (рапорти, заяви, пояснювальні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень). Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів): 30 – ліве; 10 – праве; 20 – верхнє та нижнє. Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

Органи (установи) можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується. Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки. Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка. Служба діловодства забезпечує облік номерних кольорових бланків. Деякі внутрішні документи (рапорти, заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені територіального органу ДПтС України та місцевих органів виконавчої влади, оформлюються не на бланках. Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів. Код органу (установи) проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про орган (установу)". Код форми документа (за наявності) розміщується вище назви виду документа.

Найменування органу (установи) – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в установчому документі органу (установи). Скорочене найменування органу (установи) вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в установчих документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа. Найменування органу вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках органу (установи), який (яка) має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх органів вищого рівня.

Довідкові дані про орган (установу) містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування органу (установи). Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа (наказ, рішення, окреме доручення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011. У текстах з посиланням на нормативно-правові акти і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). На документі, виданому територіальним органом ДПтС України спільно з місцевими органами виконавчої влади, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається тільки з порядкового номера документа. У вихідного документа реєстраційний індекс складається з індексу структурного підрозділу органу (установи), порядкового номера документа та індексу посадової особи, наприклад: 02/258/Дз, де 02 – індекс структурного підрозділу, 258 – порядковий номер, Дз – індекс посадової особи. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування". Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження". Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування органу виконавчої влади, органу (установи) та їх структурних підрозділів наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному. У разі коли документ адресується керівникові органу виконавчої влади, органу (установи) або його першому заступникові чи заступникові, найменування цих органів виконавчої влади, органів (установ) входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали), потім поштова адреса. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа. У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду. На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата. Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання. У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк. Відмітка про контроль робиться шляхом проставляння літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту. У разі необхідності повернення документа органу виконавчої влади, органу (установі) – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції, на якому зазначається реєстраційний індекс і дата документа, взятого на контроль.

Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм. Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів. Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція органу (установи). У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших органів виконавчої влади, органів (установ) або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування органу виконавчої влади, органу (установи) – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою. В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною – конкретні характеристики. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова "Продовження додатка".

Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому. У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)". Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1". У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться. Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено. Додатки організаційно-розпорядчого характеру, що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів органу (установи) на лицьовому боці останнього аркуша додатка. Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених в установчих документах органу (установи), положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між керівником та його першим заступником, заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника органу (установи) та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати. Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються керівником органу (установи) або за його дорученням першим заступником чи заступником керівника. Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником органу (установи) або його першим заступником, заступниками згідно з розподілом повноважень. Уся службова документація, адресована вищим органам державної влади та керівникам органів виконавчої влади, надсилається виключно за підписом керівника органу (установи) або особи, яка виконує його обов’язки. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ.

У разі надсилання документа одночасно кільком органам виконавчої влади одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники. У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим органам (установам) підписується тільки оригінал, який залишається у службі діловодства, а на місця розсилаються його копії. У разі надсилання документа органам виконавчої влади, у яких передбачені військові та спеціальні звання, після зазначення посади керівника органу (установи) вказується його спеціальне звання. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою органу (установи). Відбиток печатки, на якій зазначено найменування органу (установи) або їх структурних підрозділів (без зображення герба), при необхідності ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші органи виконавчої влади, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП". Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис". Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування органу (установи) (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) органу (установи). Копія документа повинна відповідати оригіналу. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.007 сек.