• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

ЗАПРОШЕННЯ

ОГОЛОШЕННЯ

Сім’я з двох осіб найме двокімнатну квартиру поліпшеного планування на Мінському масиві строком на 1 рік.

Тел. 430-97-05

Запрошення– це документ, який адресується конкретній особі і містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формою запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію.

Реквізити:

1) назва виду документа

2) звертання до адресата

3) текст, в якому вказуються:

- дата

- мусце

- порядок денний, тематика події

- прізвища доповідачів з кожного питання

- прізвище й телефон відповідальної особи

- марщрут проїзду.

4) підпис

5) печатка.

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг його може бути різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.

Шановна Теліженко Оксано Іванівно!

Запрошуємо Вас на прем’єру повнометражного науково-історичного фільму “Українці. Віра”, яка відбудеться 12 травня 1997 року у Червоному залі республіканського Будинку кінематографістів (вул. Саксаганського, 6).

Початок о 19-й годині. Т/О “Четвер”

Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації (керівникові структурного підрозділу), в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки й пропозиції. Доповідні записки можуть готуватись як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини: в п е р ш і й – констатувальній (описовій) – наводять факти або описують ситуацію, а в д р у г і й – викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно.

Тексту доповідної записки передує заголовок.

Оформлення цих документів залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки(що подаються керівникові структурного підрозділу або установи) оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі підприємства) оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4 або А5 з кутовим чи поздовжнім розташуванням реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ЗОВНІШНЬОЇ ДОПОВІДНОЇ ЗАПИСКИ:

10 – назва виду документа (доповідна записка)

11 – дата підписання

12 – індекс (проставляють у день підписання)

14 – місце складання чи видання

16 – адресат

19 – заголовок до тексту

21 – текст

22 – позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби)

23 – підпис

Пояснювальна записка – це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) чи причини якихось подій, фактів, провин.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

1) записки, що супроводжують основний документ і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці;

2) записки з приводу якихось випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок повинен бути переконливим і містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Питання для самоконтролю

1. Дайте визначення протоколу

2. Які реквізити протоколу?

3. Хто підписує протокол?

4. Які правила оформлення оголошення і запрошення?

5. Які вимоги до звіту?

6. Як оформлюються доповідні і пояснювальні записки?

Тема Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

План

1. Статут

2. Положення

3. Інструкції, правила

СТАТУТ - це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами тощо.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів [для товариств з обме­женою відповідальністю (ТОВ), приватних (ПП) і малих (МП) під­приємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статути бувають типові (розробляються для однотипних підпри­ємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкрети­зацією їх).

Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, під­пункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності.

О РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:

о назва товариства (може поєднуватися з назвою виду доку­мента);

о назва виду документа (статут);

о гриф затвердження;

о позначка про реєстрацію;

0 місце складання чи кидання, рік.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окре­мому аркуші паперу - титульній сторінці.

На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може мати такі розділи:

1 Загальні положення

2 Цілі й предмет діяльності

3 Фонди товариства

4 Зовнішньоекономічна діяльність

5 Права та обов'язки засновників

6 Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків
товариства

7 Майно товариства

8 Форс-мажор

9 Зміни законодавства

10 Органи управління товариства

11 Реорганізація та ліквідація товариства

12 Набуття Статутом чинності, зміни й доповнення до
Статуту та ін.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяль­ність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чин­ним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом.

Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.

Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, Державним контролюючим органам, представникам судових і слід­чих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін. . Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, шо створюються на підприємствах.

ПОЛОЖЕННЯ— це правовий акт, що визначає порядок утворен­ня, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядко­ваних їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення: 1 про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозді­ли — комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організа­ції роботи; 2 що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; 3 про організацію й прове­дення різних заходів — культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають уста­нови, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпоряд­ковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим доку­ментом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положен­ня).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються пра­вила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, паприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

• такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу
кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), на­
приклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок
на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян;

• посадові.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4.

О РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

10— назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА інструк­ція);

11— дата (зазначають дату підписання);

12— індекс;

14— місце складання чи видання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, об'єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити б назву виду документа, наприклад, «ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ інспектору з обліку й реєстрації листів громадян», «інструкція з діловодства»;

21 -- текст;

о ~ позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);

23— підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

24— гриф погодження (оформляють у разі потреби);

25— візи (оформляють у разі потреби);

28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групу­ють за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим, директивного характеру, тому в ньому доцільно ви­користовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» тощо.

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.

У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником. Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по під­приємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

1 Загальні положення (Зазначають сферу діяльності працівни­
ка, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок
заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги
щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло поса­
дових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться
також перелік нормативних документів, якими працівник повинен
керуватися в своїй роботі.)

2 Функції

3 Посадові обов'язки

4 Права

5 Відповідальність.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, поря­док подання звітної інформації тощо).

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

ПРАВИЛА — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

За формою і змістом правила подібні до інструкцій.

Тема Укладання обліково-фінансових документів

План

1. Доручення

2. Розписка

3. Акт

4. Таблиця, список

Доручення – це документ, що видається підприємством (або приватною особою) другій особі для подання в інше підприємство (або третій особі), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад, одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання договорів тощо.

Доручення бувають офіційні, особисті.

Офіційні доручення видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства. Їх оформляють на спеціальних бланках.

РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ, ВИГОТОВЛЕНОГО НА ЗАГАЛЬНОМУ БЛАНКУ:

10 – назва виду документа (доручення)

11 – дата (зазначають словесно-цифровим способом)

12 – індекс (проставляють у день підписання)

14 – місце складання чи видання

21 – текст ( зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані), де й що доручає; у тексті залишають місце для підпису особи, якій видано доручення; закінчують текст зазначенням терміну дії доручення)

23 – підпис (керівника підприємства та головного бухгалтера)

26 – відбиток печатки

Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено.

Доручення для одержання особою матеріальних цінностей від підприємства виготовляються на спеціальному папері, мають серію, номер і належать до бланків суворої звітності. Усі вільні графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.

Особисті доручення видаються фізичною особою. Оформляють їх від руки або машинописним способом на чистому аркуші паперу. Особисті доручення засвідчує нотаріус або вповноважена особа підприємства, де працює чи навчається довіритель, адміністрація установи, де перебуває на лікуванні, або вповноважені особи військової частини, в якій довіритель служить.

У разі виконання дій, зазначених у дорученні, пред’явлення документа, що засвідчує особу, обов’язкове.

Виправлення і стирання в дорученнях категорично забороняються.

Розписка –це документ, у якому підтверджуються дії, що вже відбулися (одержання грошей).

Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу здебільшого від руки або машинописним способом. У ній мають бути такі відомості:

- назва виду документа (розписка);

- посада автора (в разі потреби);

- прізвище, ім’я по батькові особи, яка дає розписку;

- сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей;

- дата оформлення документа;

- підпис автора.

Одержану суму грошей в розписці зазначають цифрами, а в дужках розшифровують словами. Категорично забороняється виправляти будь-що чи стирати. Всі вільні місця між текстом і підписом закреслюються. Розписку складають в одному примірнику й зберігають нарівні з грошовими й цінними документами. Іноді в розписці зазначають свідків, у присутності яких вона була написана. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

Акт- це службовий документ, який засвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта однією, але спеціально вповноваженою особою (ревізором).

Акти складаються при прийманні-здаванні справ, випробовуванні нових виробів та зразків, за результатами ревізій, експертиз. У разі потреби акти засвідчують у вищих організаціях чи в керівника установи.

Характерна особливість акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

В актах вказують документи, що визначають повноваження осіб, які його склали.

Особа, яка повинна підписати акт, але має якісь зауваження, підписує його, зробивши відповідний запис (про свою незгоду). Свою думку ця особа викладає на окремому аркуші-додатку.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладають в розпорядчій формі із зазначенням термінів виконання приписаних дій, то акт подають на підпис керівникові підприємства.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

Перед текстом зазначають підставу для проведення ревізії.

Текст акта поділяється на дві частини. У вступній зазначають голову комісії, членів комісії, їхні посади, прізвища та ініціали в алфавітному порядку.

У констатувальній частині викладають цілі та завдання, суть і характер здійсненої роботи, фіксують установлені факти. В разі потреби роблять висновки та вносять пропозиції стосовно встановлених фактів.

Як правило, акт складають у трьох примірниках: перший направляють до вищої організації, другий - керівникові організації, третій – підшивають до справи.

РЕКВІЗИТИ АКТА:

10 – назва виду документа

11 – дата

12 – індекс

14 - місце складання чи видання

17 – гриф затвердження (у разі потреби)

19 – заголовок до тексту

- підстава

21 – текст

22 – позначка про наявність додатка (у разі потреби)

23 – підпис

Таблиця– це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей. Розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслова, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1) номера;

2) тематичного заголовка;

3) заголовної частини, що розміщується вгорі;

4) основної частини, що містить графи та рядки;

5) примітки виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.

Список – це документ, який містить перелік осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку і складається з метою інформації або реєстрації. Найпоширенішим є алфавітний список.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Номер.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Підпис.

7. Дата.

8. Печатка.

Питання для самоконтролю

1. Що таке інструкція?

2. Скільки років зберігається посадова інструкція?

3. Чим вона відрізняється від правил?

4. Що таке положення?

5. Як класифікуються положення?

6. Що таке статут?

7. Чим постанова відрізняється від розпорядження?

Тема Трудова угода. Договір

Договір – це документ, в якому зафіксовано угоду між сторонами про взаємодію й належним чином оформлено.

Сторонами договору можуть бути фізичні особи, працівники підприємства, організації, фірми.

Формулюючи умови договору необхідно уникати двозначності, нечіткості.

Розрізняють договори з господарської діяльності та трудові договори.

Договір з господарської діяльності – це службовий документ, в якому фіксують угоду між сторонами про встановлення ділових відносин, пов’язаних із господарською діяльністю, й який регулює ці відносини.

Є різні види договорів з господарської діяльності: про постачання, про закупівлю, про оренду, про спільну діяльність, про одержання позики, про майнову відповідальність.

РЕКВІЗИТИ ДОГОВОРУ З ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ:

10 – назва виду документа

11 – дата підписання

12 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

21 – текст (поділяють на дві частини:

- вступну, де зазначають назви сторін, між якими укладається договір, посади, прізвища, імена, по батькові осіб, котрі підписують договір, у разі потреби наводять посилання на документи, що засвідчують повноваження особи, яка підписалася.

- основну, в якій є пункти “Предмет договору”, “Обов’язки сторін”, “Порядок розрахунків”, Відповідальність сторін”, “Порядок розірвання договору”, “Загальна сума договору”, “Термін дії договору” та ін.)

22 – позначка про наявність додатка

26 – відбиток печатки усіх сторін, які підписалися

Нижче оформляють пункт “Юридичні адреси сторін”.

Часто слова “Постачальник”, “Покупець”, “Власник”, “Завод” тощо пишуться з великої літери.

Трудовий договір – це угода між особою, що наймається на роботу, та керівником підприємства, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену угодою, а керівник виплачувати йому заробітну плату й забезпечувати умови праці.

Громадянин має право реалізувати свої здібності до продуктивної й творчої праці укладанням договору на кількох підприємствах.

Укладання договору оформляється наказом чи розпорядженням керівника про зачислення особи на роботу.

Трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказ не було видано, але працівника було допущено до роботи.

Забороняється укладати договір з особою, якій за медичним висновком пропонована робота протипоказана у зв’язку зі станом здоров’я.

При укладанні договору заборонено вимагати від особи відомості про її партійну й національну приналежність, походження.

Під час укладання договору угодою сторін може обумовлюватися випробування, щоб визначити відповідність працівника роботі, яка йому доручається. В період випробування на працівника поширюється законодавство про працю.

У зв’язку зі змінами в організації виробництва й праці допускається істотна зміна умов праці в разі подовження роботи за тією самою спеціальністю. Про зміну істотних умов праці – систем і розмірів оплати, пільг, режиму роботи, зміну розрядів – працівника мають повідомити не пізніше, ніж за два місяці.

До початку роботи керівник зобов’язаний:

- роз’яснити працівникові його права й обов’язки та поінформувати під розписку про умови праці, про його права й пільги;

- ознайомити з правилами внутрішнього розпорядку та колективним договором;

- надати працівникові належно обладнане робоче місце;

- проінструктувати щодо техніки безпеки.

Види трудових договорів: трудові контракти, трудові угоди.

Різниця між трудовим контрактом і трудовим договором:

- контракт укладають тільки на певний термін, а договір – на невизначений термін;

- у контракті можуть зазначатися такі підстави для розірвання трудових відносин, які не передбачені законом про працю (розголошення комерційної таємниці);

- за контрактом не завжди може визначатися чітко режим роботи;

- в разі роботи за контрактом порядок надання працівникові відпустки та оплати може визначатися на розсуд керівника.

Укладаючи контракт, сторони можуть передбачити додаткові пільги та компенсації, не встановлені чинним законодавством.

Контракт складається не менше ніж у двох примірниках, які зберігаються в кожної з сторін. Він набирає чинності з моменту підписання. До підписання сторони повинні визначити термін його дії – початок і кінець.

Контракт може бути укладений на термін до 5 років (але не менше ніж на 1 рік).

Коли одна із сторін виступає з ініціативою про дострокове розірвання контракту, порядок і підстави визначаються залежно від того, хто є ініціатором розірвання й які причини.

Трудові контракти мають зберігатися 75 років, якщо немає наказу по особовому складу з будь-яких причин.

Трудова угода укладається між підприємством та особою, яка не є штатним працівником даного підприємства, для виконання нею певної роботи.

Питання для самоперевірки

1. Дайте визначення договору.

2. Як класифікуються договори?

3. Які питання висвітлюються в тексті договору?

4. Хто підписує договір?

5. Що таке трудова угода?

6. Чим вона відрізняється від контракту?

7. Який термін дії контракту?

8. Як дотримуються права працівника за контрактом?

Список рекомендованої літератури

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник -К.: А.С.К., 2003. – 400 с.

2. Гринчишин Д.Г. та ін. Словник-довідник з культури української мови. - Львів: Фенікс, 1996.

3. Зубков М.Г. Мова ділових паперів. - Харків: Торсінг, 2001.- 384 с.

4. Економічний словник-довідник / За ред. С.В. Мочерного. - К.: Femina, 1995.

5. Новий російсько-український словник-довідник: Близько 65тис. слів / С.Я. Єрмоленко, В.І. Єрмоленко, К.В. Ленець, Л.О. Пустовіт. – К.: Довіра, 1996. – 797 с.

6. Пустовіт Й.О. та ін. Словник іншомовних слів. - К.: Довіра, 2000. – 635 с.

7. Російсько-український словник наукової термінології: Суспільні науки. - К.: Наук, думка, 1994.

8. Український правопис / НАН України, Ін-т мовознавства ім. О.О Потебні; Ін-т української мови – стереотип. вид. – К.: Наукова думка, 2003. – 240 с.

9. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: модульний курс. - К., 2008 - 448 с.

10. Ющук І.П. Практикум з правопису української мови. -К.: Освіта, 2008 - 254с.

Читайте також:

1. Порядок запрошення і призначення захисника.

Переглядів: 6264