• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Що функціонують і формуються в АІС

Як вже було сказано вище, що найбільш міською та важливою складовою інформаційного забезпечення є інформаційна база, до якої входить нормативно-довідкові документи, вхідні і вихідні повідомлення (документи) та інформаційні масиви.

Основними носіями інформації при автоматизованій обробці являються вхідні і вихідні документи, тобто, затвердженої форми носії інформації, що мають юридичну силу.

Вхідна документація містить первинну, не оброблену інформацію, що відображує стан об’єкта управління і заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів.

Вихідна документація включає в себе зведено-групові данні, які одержані у результаті автоматизованої обробки.

Документи класифікуються по ряду при знаків, наприклад:

— по сфері діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські і інш.);

— по відношенню до об’єкту управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні, проміжні, архівні);

— по змісту господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);

— по призначенню (розпорядні, виконавчі, комбіновані);

— по об’єму операцій які відображаються (одноразові і звітні);

— по способу використання (разові і накопичувальні);

— по способу заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).

Розвиток систем автоматизованої обробки економічної інформації, які передбачають обмін інформацією, потребує уніфікації і стандартизації всієї документації, яка призначена для відображення економічної інформації.

Під документом розуміється інформаційне повідомлення зафіксоване ручним або друкованим способом на бланку встановленої форми і який має юридичну силу.

По ряду документів розроблені єдині уніфіковані і стандартні форми бланків. Уніфікація висунула наступні вимоги до документів: стандартна форма побудови, пристосування до автоматизованої обробки, мінімізація показників, виключення дублювання, включення всіх необхідних для цілей управління показників.

Документація, що діє у фінансово-кредитних органах являється повністю уніфікованою для всіх організацій.

Вимоги до уніфікованої документації потребують мати стандартну форму побудови, яка передбачає: заголовок, зміст, оформлення.

На попередній стадії проектування автоматизованої обробки якої-небудь задачі під час обстеження об’єкта ретельно вивчаються всі види і форми первинних документів, які використовуються при рішенні задач. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також виясняється можливість заміни діючих документів уніфікованими. Якщо така можливість не надається, то здійснюється розробка форм нових первинних документів, тобто заміна діючих документів новими, пристосованими до автоматизованої обробки. Ця робота виконується спеціалістами по машинній обробці сумісно з економістами-користувачами.

До вихідних зведень пред’являються наступні вимоги. Склад показників, які в них містяться, повинен бути достатнім для управлінських цілей. Особлива увага приділяється достовірності даних які відображаються, їх логічному розміщенню. Звіти повинні видаватися в указані терміни, у регламентному режимі і при відповіді на запит. Все це дозволяє одержати на ЕОМ готову вихідну форму, яка має юридичну силу і придатну для використання на любому рівні управління.

Розробка форм первинних і зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованої обробки економічної інформації і знаходить відображення в проектній документації, зв’язаній з розробкою інформаційного забезпечення.

Розглянемо технологію використання електронного документообігу.

Велике значення при вивченні інформаційних потоків придається провальній організації документообігу, тобто послідовності проходження документу від моменту виконання першого запису до здачі його в архів. Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об’єкту.

Будь-яка економічна задача оброблюється на основі певної кількості первинних документів що проходять різні стадії обробки. Рух документів до обробки, в процесі обробки і після обробки. Руху документу до обробки придається особливе значення.

По оцінкам спеціалістів, в світі кожний день заявляється більше міліарда нових документів. В основному це текстова інформація, і лише 10% – це документи які пристосовані для подальшої автоматизованої обробки. Це свідчить про необхідність організації електронного документообігу.

Критеріями вибору системи автоматизації документообігу являються масштаби організації. При виборі системи потрібно ураховувати такі критерії: інтеграції з іншими автоматизованими системами і базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпеченість роботи в мережах, надійність системи і захист від несанкціонованого доступу.

Вдосконалення документообігу проходить на основі систем електронної пошти і електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських операцій.

Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення включає всі види спеціально організованої інформації, яка представлена у вигляді, зручному для використання технічними засобами. Це файли (масиви), бази і банки даних, бази знань, а також їх системи. Воно повинно швидко і в повному обсязі задовольняти інформаційні потреби всіх користувачів інформаційних технологій. До нього відносяться вимоги ефективного пошуку і видачі даних у вигляді, який необхідний для рішення кожної конкретної задачі, наявність можливостей підтримки даних в стані постійного оновлення і працездатності.

По змісту внутрішньомашинне інформаційне забезпечення являє собою сукупність фактичних відомостей, які використовуються в господарській діяльності об‘єкта. Склад і структура внутрішньо машинного інформаційного забезпечення визначається способами організації файлів, баз і банків даних, взаємодією між ними, розвитком їх в часі.

Пофайлова організація ІЗ складається у формуванні різних масивів. Класифікувати їх можна по різних ознаках: по смисловому змісті, способами використання, призначенню, методу організації.

Файл – це сукупність однорідної інформації по складу і послідовності полів, яка записана на магнітному диску з присвоєнням імені.

Термінологічно поняття “масив” і “файл” близькі по змісту. І той, і інший являють собою сукупність однорідної жорстко організованої і поіменованої інформації. Однак для файлу точно визначено місце його розміщення — магнітний диск (МД), а масив інформації може бути розміщений в пам’яті ЕОМ, може бути представлений сукупністю однорідних бумажних документів. Для ідентифікації кожному файлу при його запису на МД присвоюється унікальне ім’я і розширення, що уточнює різновидність файлу.

По смисловому (семантичному) змісту виділяють масиви даних і програмні масиви.

Програмні масиви описують процеси роботи з даними і входять в підсистему програмного забезпечення.

Масиви даних являються основною частиною внутрішньомашинного інформаційного забезпечення.

Призначення масивів залежить від задач , що стоять перед інформаційними технологіями і відображують їх специфіку.

По ролі в машинній обробці і технології використання масиви класифікуються наступним чином:

— постійні масиви відносяться до категорії нормативно-довідкових, складають інформаційний базис АІТ і включають відомості які порівняно рідко змінюються. В їх склад включаються масиви класифікаторів, довідників, каталогів і іншої умовно-постійної інформації.

— поточні масиви включають змінну інформацію, яка поступає в систему від об’єкта, який управляється і яка характеризує стан зовнішнього середовища, а також сам процес управління об’єктом. В основному вони створюються на основі первинних документів.

— проміжні масиви виникають на етапах рішення задач і виконують роль механізму, що передає інформацію від задачі до задачі або всередині задач.

— вихідні масиви зберігають інформацію, отриману в результаті обробки вихідної інформації. Вони містять сукупність показників, необхідних для аналізу і прийняття управлінських рішень.

— зберігаючі масиви частіше всього формуються на основі вихідних і включають інформацію, яка необхідна для обробки в наступних звітних періодах.

— пошукові (інформаційні) масиви являють собою сукупність показників, записів, ключів пошуку, які характеризують або зміст певних документів, або конкретний об‘єкт, систему, організацію тощо.

— службові масиви містять допоміжну інформацію, яка необхідна для обробки віх видів масивів.

Всі види масивів складають інформаційний фонд комп‘ютерної системи, що являє собою динамічну сукупність взаємопов‘язаних елементів інформації. Створення єдиного інформаційного фонду забезпечує систематизацію і уніфікацію показників, дозволяє встановити термінологічну єдність, однозначність опису і зв’язок між показниками у внутрішньо машинному інформаційному забезпеченні.

По внутрішній організацій файли даних являють собою сукупність записів однакової структури. Структура запису файлу складається із заданої послідовності полів певного типу даних і довжини. Така структура файлу визначається на етапі постановки задач.

Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення на даний час проектується за принципом інтеграції у вигляді бази і банку даних.

База даних (БД) – це спеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтегрованої сукупності файлів, яке забезпечує зручну взаємодію між ними і швидкий доступ до даних.

Банк даних (БнД) – це автоматизована система, що являє собою сукупність інформаційних, програмних, технічних засобів і персоналу, що забезпечує зберігання, накопичення, оновлення, пошук і видачу даних.

Головними складовими банку даних являється база даних і програмний продукт, який називається системою управління базою даних (СУБД).

Використання принципів бази і банку даних передбачає організацію зберіганні інформації у вигляді БД де всі дані зібрані в єдиному інтегрованому середовищі і до інформації як важливому ресурсу забезпечений широкий доступ користувачів. Така організація даних забезпечує цілий ряд проблем:

– відпадає необхідність у кожній прикладній програмі детально вирішувати питання організації файлів;

– усуває багаторазове введення і дублювання одних і тих самих даних;

– не виникає проблеми зміни прикладних програм у зв‘язку із заміною фізичних пристроїв, або зміни структури даних;

– підвищує рівень надійності і захищеності інформації;

– зменшує надлишок даних.

Технологія баз і банків даних являється ведучим направлення організації внутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Розвиток технологій баз і банків даних визначається рядом факторів: ростом інформаційних потреб користувачів, вимогами ефективного доступу до інформації, появою видів масової пам‘яті, збільшення її об‘ємів, новими засобами і можливостями в галузі комунікації.

База даних – це динамічний об‘єкт, який міняє значення при зміні стану предметної області, яка відображається (зовнішніх умов по відношенню до бази).

Під предметною областю розуміють частину реального світу (об‘єктів, процесів), яка повинна бути адекватно, у повному інформаційному об‘ємі представлена в базі даних.

Особливу роль відіграє адміністратор бази або банку даних (АБД). Адміністратор управляє даними, персоналом, який обслуговує БнД. Важливою задачею адміністратора БД являється захист даних від взлому, несанкціонованого і некомпетентного доступу. Для виконання функції адміністратора в СУБД передбачено різні службові програми. Адміністрування БД передбачає виконання функцій для забезпечення надійної і ефективної роботи бази даних, задоволення інформаційних потреб користувача, відображення в БД динаміки предметної області.

Розглянемо на прикладі вхідні інформаційні повідомлення (документи) що надходять до Державної податкової служби ззовні. Документи і розміщена в них інформація класифікується:

За строками подання:

— регламентні-документи, для яких визначений строк виконання і подання.

Документ, який видається по регламенту, можна віднести, наприклад, звіти “Про надходження податків та інших обов’язкових платежів до бюджету”, “Про результати роботи податкової інспекції”, “Структура надходження основних видів податків”, “Недоїмка по платежам в бюджет” та інші статистичні звіти, які складаються в податкових органах.

нерегламентовані-документи виконуються за запитом.

За функціональними напрямками діяльності податкової інспекції:

— правові і нормативно-довідкові документи (закони, укази, постанови органів державної влади та управління) і організаційно-методичні документи (прикази, директиви, інструкції, методики, рішення колегій ДПС тощо);

— документи обчислення і обліку надходження податків, зборів та інших платежів (особистий рахунок платника податків, банківські документи, податкові розрахунки, декларації);

— документи з контрольної роботи інспекції (бухгалтерські звіти, баланси, акти перевірок підприємств і організацій, журнали обліку контрольної роботи); і т.ін.

Групування документів по функціональним напрямкам у відповідності з особливостями і призначенням розміщеною в них інформацією визначає основні потоки інформації в структурі функціонування податкових органів.

Для прикладу розглянемо перелік вхідних документів, що функціонують в АІС при реєстрації суб’єктів господарювання табл. .

Перелік вхідних документів

Таблиця

Існуюча інформаційна модель обліку платників податків і зборів (обов’язкових платежів) ДПС України передбачає трьохрівневу функціональну структуру для застосування в податкових адміністраціях центрального, обласного та районного рівнів. Збір та первинна обробка зовнішньої інформації, формування інформаційного фонду реєстраційних (облікових) даних суб’єктів обліку здійснюється на районному рівні, подальшим поширенням даних на обласний та центральний рівень.

Перелік вихідних документів, що формуються в системі представлено в табл. .

Перелік вихідних документів

Таблиця

Основне призначення ІС – це якісне інформаційне обслуговування спеціалістів податкової служби шляхом надання достовірної, своєчасної інформації для виконання ними функцій управління та прийняття рішень.

Читайте також:

1. Вражаючі фактори, що ними формуються, характер їхніх проявів та дії
2. І. Залежно від форми, в якій функціонують гроші.
3. Показники вимірювання ставок процента і норм процента функціонують, як правило, у відсотках за рік (або за певний проміжок часу, відмінний від року).
4. Тема 1.3. ПСИХОЛОГІЧНІ ТА СОЦІАЛЬНО-ПСИХОЛОГІЧНІ СЛУЖБИ І ПІДРОЗДІЛИ, ЯКІ ФУНКЦІОНУЮТЬ У РІЗНИХ ВІДОМСТВАХ
5. Які функціонують на комерційних

Переглядів: 1119