Принципи створення комп'ютерної системи бухгалтерського обліку (КСБО)

Основним при проектуванні бухгалтерських інформаційних систем є принцип системного підходу.Його єство полягає в тому, що КСБУ розглядаються як система, в якій всі її складові елементи і процеси, які відбуваються, взаємозв'язані з обліком як внутрішніх, так і зовнішніх чинників. Відповідно до системного підходу об'єкт розглядається як єдине ціле, а не як сукупність складових його частин. Упроваджуючи і далі цей принцип, специфічні особливості об'єкту можна оцінити тільки з позиції всієї системи. Тобто спочатку необхідно зумовити мету і критерії системи, а потім структурувати систему для виявлення комплексу технічних, економічних і організаційних питань, рішення яких необхідне для того, щоб проектовані системи відповідали певній меті і критеріям. Без комплексного і всебічного рішення цих питань ефект від упровадження КСБУ значно знижується.

Принцип системного підходу передбачає в процесі проектування бухгалтерських інформаційних систем проведення аналізу об'єкту управління в цілому і системи управління ним, а також визначення загальної мети і критеріїв функціонування об'єкту в умовах його автоматизації.

Принцип системного підходу є не тільки основним при створенні КСБУ, а і в значній мірі впливає на інші принципи, визначаючи їх успішну реалізацію.

Окрім цього, створення КСБУ повинне базуватися на наступних принципах: економічної доцільності, гнучкості, контролю, захисту і безпеці даних, суміщеності і універсальності, безперервності розвитку.

Економічна доцільність.Переваги, які очікуються від використовування системи, повинні перевищувати витрати на проектування, упровадження, вивчення, супровід.

Гнучкість.Система, яка створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх чинників. Основними вимогами до гнучкості бухгалтерської системи є наступні можливості:

1) зміна (настройка) Плану рахунків;

2) ведення аналітичного обліку по рахунках і ознаках;

3) зміна (настройка) шаблонів типових бухгалтерських операцій;

4) зміна (настройка) форм типових звітів і доповнення новими звітами, які створюються користувачем.

Контроль.Створення паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного і забезпечують достовірність облікових даних. Таке ведення облікових записів забезпечує своєчасне виявлення відхилень, після чого бухгалтер працює не зі всім інформаційним масивом, а тільки з даними відхиленнями. Тому електронний обліковий регістр (журнал операцій) не виправляється, а зберігається в невиправленому вигляді. Всі помилки, які виникають в подальшій роботі з регістром, виправляються бухгалтером від руки прямо в самому регістрі, або фіксуються їм в окремому журналі виправлення помилок. В цьому випадку протягом всього облікового циклу (як правило, місяця) дані, зафіксовані в пристрої комп'ютера, що запам'ятовує, не виправляються. Після закінчення місяця бухгалтер одержує два регістри – безперервний, регістр, що містить помилкові записи, і відкоректований, який містить виправлення. В цьому випадку залишається помітка, яка чітко показує всі виправлення, які вносить бухгалтер. Якщо вимоги до контролю облікової інформації не дуже строгі, то слід сполучати окремі ділянки обліку так, щоб факти надходження по одній ділянці (наприклад, по складу) і вибуття по іншій (наприклад, за договором поставки) реєструвалися як одна операція, яка проходить по двох ділянках, і тим самим виключалася можливість неточностей.

Захист і безпека даних.Система, яка проектується, повинна сприяти захисту активів підприємства від нераціонального їх використовування і забезпечувати надійність і безпеку інформації в системі. Якісна комп'ютерна система бухгалтерського обліку повинна виконувати наступні функції щодо безпеки даних:

1) шифрування даних;

2) наявність контролю за входом в систему і ведення журналу робочого часу;

3) контроль за періодичністю створення резервних (архівних) копій інформації.

Суміщеність.Принцип суміщеності означає, що система повинна проектуватися з урахуванням людського чинника і організаційних особливостей підприємства, вже існуючих комп'ютерів і програм. Під організаційними особливостями підприємства частіше за все розуміють способи взаємодії окремих працівників і підрозділів. Необхідно також перевірити суміщеність нової комп'ютерної системи бухгалтерського обліку з вже існуючим устаткуванням і програмним забезпеченням.

Універсальність.Програмна система повинна вирішувати не окрему задачу, а виконувати стандартну процедуру. Тому при складанні алгоритму слід звернути увагу на масові операції і процедури. Розробник повинен зібрати статистичні дані про типи господарських операцій і їх частоту на конкретному підприємстві. Після цього слід розділити інформаційний масив на стандартні і нестандартні операції. Алгоритм повинен бути орієнтований на масові операції, але і передбачати обробку і немасових. Останнє досягається двома способами: або операціями, які рідко виконуються (нестандартні) і передбачаються в алгоритмі, або такими операціями, які зовсім виключаються із загального циклу комп'ютерної обробки даних, а в процесі роботи підлягають індивідуальному коректуванню.

Безперервність розвиткупередбачає постійну взаємодію всіх видів його забезпечення (технічного, програмного, інформаційного і ін.). Це обумовлено тим, що з розвитком підприємств виникають нові завдання управління, удосконаляться і змінюються старі. З цією метою необхідно передбачити можливість заміни застарілих технічних і програмних засобів новими, більш продуктивними. На принцип безперервного розвитку впливають принцип гнучкості, який обусловлює пристосованість системи до можливих перебудов, які забезпечуються модульною побудови всіх підсистем і стандартністю їх взаємозв'язку.

Лекція №4

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Передумови створіння комп'ютерної системи бухгалтерського обліку (КСБО) на підприємствах	\|	Тема: Інформація в системах бухгалтерського обліку

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.