• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Початок роботи в Access

У цьому параграфі ви вивчите:

- етапи проектування бази даних;

- запуск СУБД Microsoft Access;

- створення файлу бази даних;

- типи об’єктів бази даних.

Проектування бази даних

Створення бази даних – досить складний процес, тому не варто відразу після включення комп’ютера і запуску Microsoft Access починати її побудову. Спочатку потрібно скласти схему бази даних на папері.

Визначення мети створення бази даних

Насамперед спробуйте відповісти на запитання, для чого призначена створювана база даних, які її функції і яку інформацію вона має містити. Подумайте також, чому потрібна саме база даних і чому вас не влаштовує, наприклад, електронна таблиця або таблиця, набрана у текстовому процесорі.

До бази даних звертаються, коли доводиться описувати складні об’єкти з багатьма властивостями-атрибутами, коли поставлене завдання автоматизації введення даних і виводу інформації, яка вас цікавить, коли необхідно забезпечити процес введення і відновлення даних, тобто забезпечити цілісність інформації.

Наприклад, ви створюєте базу даних щодо музичних груп і хочете, щоб у ній містилися такі дані:

- про твори, що виконуються групою;

- про випущені альбоми;

- про солістів групи, їхні біографії, інструменти тощо;

- про історію групи, її досягнення, успішні концерти.

Припустимо, що створювана база даних потрібна для отримання такої інформації:

- які нові пісні були виконані цією групою в поточному році;

- якій групі належить більше альбомів;

- які групи виконують пісні даного автора;

- яка фірма випустила найбільший тираж альбому даної групи.

Можливі також багато інших запитань, відповіді на які ви зможете отримати з даних, вміщені у базі.

Визначення таблиць, що входять до бази даних

На наступному етапі створення бази даних необхідно визначити основні теми таблиць, а також їхню структуру. Для бази даних про музичні групи ви можете скласти таблиці «Групи», «Альбоми», «Солісти» тощо.

Надалі розглянемо створення бази даних для туристичної фірми, що розповсюджує путівки. У таблиці «Путівки» зберігатимуться відомості про запропоновані путівки, у таблиці «Замовлення» - відомості про замовлення путівок, а в таблиці «Клієнти» - дані про постійних клієнтів фірми.

Задання структури таблиці

Для створення ефективної бази даних важливо правильно визначити структуру таблиць, тобто склад полів. На цьому етапі слід пам’ятати:

ü Інформація в таблицях не повинна дублюватися. Якщо зазначені відомості зберігатимуться в одному полі однієї таблиці, то і змінювати їх у разі потреби доведеться лише в одному місці.

ü Бажано, щоб кожна таблиця містила інформацію лише на одну тему. Наприклад, у базі даних «Похід» відомості про учасників і про спорядження зберігаються в різних таблицях. Якщо видалити запис про будь-яке спорядження, таблиця учасників не постраждає.

ü Не рекомендується включати до таблиці дані, що утворюються внаслідок обчислень.

ü Інформацію про об’єкт бажано розбивати на мінімальні одиниці. Наприклад, поштові реквізити клієнта краще зазначити в окремих полях: «Індекс», «Місто» й «Адреса».

Задання структури таблиць у СУБД Access ви вивчатимете на конкретних прикладах пізніше.

Задання ключа і визначення зв’язків між таблицями

Для того, щоб пов’язати дані різних таблиць, у кожній таблиці має бути ключове поле. Значення цього поля дозволить однозначно обрати потрібний запис у таблиці, а також коректно встановити зв’язки між таблицями.

Введення даних і аналіз бази даних

Після задання структури таблиць і встановлення зв’язків між ними слід зробити кілька записів у таблиці. На прикладі цих записів ви зможете побачити, наскільки правильно створено базу даних і чи відповідає вона поставленим вимогам. Потім можете приступати до введення даних, що залишилися у таблиці.

База даних створюється для того, щоб працювати з поміщеною у ній інформацією. Про прийоми роботи з базами даних йтиметься пізніше.

СУБД Microsoft Access

Ми розпочинаємо знайомство з основами роботи в СУБД Microsoft Access («access» у перекладі з англійської означає «доступ»). Cистема Access входить до складу пакета Microsoft Office комплектації Professional.

Access – це повноцінна реляційна СУБД, у якій може працювати як пересічний користувач, котрий не володіє основами програмування, так і фахівець-розробник, який створює додатки на мові Visual Basic for Applications (скорочено VBA). Популярність СУБД Access при вивченні баз даних зумовлена тим, що ця система є найпростішою для засвоєння початківцями.

Запуск Access і створення файлу бази даних

Робота з базою даних починається з запуску СУБД. Для запуску Access натисніть кнопку Пуск на панелі задач і оберіть у головному меню команду Программы→Microsoft Access. У відповідь з’явиться діалогове вікно Microsoft Access (мал. 2.1, а).

У цьому діалозі вам буде запропоновано відкрити вже існуючу базу даних. Однак якщо ви створюєте свою базу, клацніть по посиланню Создать файл…

В наступному діалозі (мал. 2.1, б) оберіть шаблон створення нової бази даних (Натисніть на посилання Новая база данных…)

Як було зазначено, роботу в СУБД Access ми будемо вивчати на прикладі створення бази даних, яка описує діяльність якоїсь туристичної фірми «Подорож». Нехай ця фірма приймає заявки на туристичні путівки і продає їх.

Отже, у первинному вікні (мал. 2.1) ви обрали опцію створення нової бази даних. У наступному стандартному діалозі вам потрібно ввести ім’я файлу для нової бази даних (у нашому прикладі це «Фірма «Подорож») і позначити папку, у якій цей файл розміститься. Йому буде надано розширення .mdb. Після задання імені і розташування файлу клацніть по кнопці Создать, і на екрані з’явиться вікно майбутньої бази даних.

А)	б)
Мал. 2.1. Діалог початку роботи з Microsoft Access

Об’єкти бази даних

База даних в Access вміщує об’єкти різних категорій (усього таких категорій сім). Кожній із категорій відповідає своя вкладка вікна бази даних (мал. 2.2): Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.

ü Таблицы. Це основна категорія об’єктів у реляційній СУБД, оскільки вся інформація зберігається в базі даних у вигляді таблиць. Кожна таблиця складається з записів (рядків) і з полів (стовпців). Робота з таблицею виконується в двох основних режимах: у режимі конструктора й у режимі таблиці.

ü Запросы. Об’єкти цього типу призначені для отримання даних з однієї або кількох таблиць. Відбір потрібних відомостей відбувається на основі сформульованих критеріїв. Фактично за допомогою запитів створюються нові таблиці, у яких використовуються дані з існуючих таблиць.

ü Формы. Цей тип об’єктів використовується в основному для зручного введення даних. Форма є ніби бланком, який потрібно заповнити. Заповнити такий бланк зможе навіть початківець. Позитивним є те, що форми запобігають безпосередньому внесенню змін до таблиці.

ü Отчеты. Об’єкти-звіти відображають дані так, що їх зручно переглядати. На основі звіту може бути створений документ, що буде роздрукований або включений у документ іншого додатка.

ü Макросы. Макросами називаються «макрокоманди», що запускаються простими натисканнями кількох клавіш і можуть виконувати такі дії, як відкриття таблиць і форм, використання опцій меню, керування вікнами тощо. Користувач може створювати свої макроси для послідовностей операцій, які часто застосовуються.

ü Модули. Цей тип об’єктів є програмними модулями, написаними мовою VBA. Модулі – це процедури для обробки подій або виконання обчислень. Розбиття на модулі полегшує процес створення і настроювання програми.

Ми вивчимо роботу з першими чотирма типами об’єктів, тобто з таблицями, запитами, формами і звітами.

Мал. 2.2. Вікно бази даних

Контрольні запитання

1. З яких етапів складається проектування бази даних?

2. Навіщо визначати структуру таблиць перед створенням бази даних?

3. Якими принципами потрібно керуватися при створенні таблиць?

4. Як запустити Microsoft Access?

5. Що таке вікно бази даних?

6. Як створити файл бази даних?

7. Які об’єкти бази даних передбачені в Access?

Читайте також:

1. ACCESS. СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ
2. ACCESS. СТВОРЕННЯ ФОРМ
3. Garment Accessories
4. II. Вимоги безпеки перед початком роботи
5. II. Вимоги безпеки праці перед початком роботи
6. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
7. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
8. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
9. Internet. - це мережа з комутацією пакетів, і її можна порівняти з організацією роботи звичайної пошти.
10. IV. Вимоги безпеки під час роботи на навчально-дослідній ділянці
11. IV. Вимоги безпеки після закінчення роботи
12. IV. Вимоги безпеки після закінчення роботи

Переглядів: 697