Облік фактичних видатків ведеться на активному синтетичному рахунку № 80 «Видатки загального фонду» та його двох субрахунках: № 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи» та № 802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи».
В усіх випадках на суми здійснених фактичних видатків дебетуються субрахунки № 801, 802 і кредитуються різні субрахунки. Основні бухгалтерські проводки з обліку фактичних видатків наведено в табл. 2.7.
Протягом року за дебетом субрахунків № 801, 802 накопичуються видатки наростаючим підсумком з початку року. В кінці року, як правило, всі здійснені видатки списуються з кредиту субрахунків № 801, 802 за рахунок відповідного джерела фінансування, тобто в дебет субрахунків № 681, 701, 702. Якщо сума фактичних видатків за загальним фондом перевищує залишок фінансування, списання здійснюється в сумі, рівній залишку на субрахунках № 681, 701, 702.
Таблиця 7- Основні бухгалтерські проводки з обліку фактичних видатків
Зміст операцій
Кореспонденція рахунків
Дебет
Код статті
Кредит
1. Нарахована заробітна плата працівників бюджетних установ
801, 802
2. Нараховані внески до Пенсійного фонду, фонду соціального страхування
801, 802
651, 652, 653
3. Затверджені авансові звіти підзвітних осіб
801, 802
4. Списані продукти харчування
801, 802
5. Списані медикаменти на лікування хворих
801, 802
6. Списані матеріали на утримання установи
801, 802
231, 234, 239
7. Нараховані стипендії студентам і аспірантам
801, 802
Не списуються в кінці року і переходять на баланс наступного року суми нарахованої заробітної плати за другу половину грудня, якщо її виплата здійснюється за рахунок асигнувань нового року.
Аналітичний облік фактичних видатків за субрахунками № 801, 802 у бюджетних установах ведеться в книзі № 294 за КФК та економічної класифікації, а в централізованих бухгалтеріях — в розрізі обслуговуваних установ в книзі № 309-б. Схему облікового процесу фактичних видатків наведено на рис. 11.
Рис. 11. Схема облікового процесу фактичних видатків
При використанні ЕОМ складаються «Відомість обліку і аналізу фактичних видатків», «Зведена відомість фактичних видатків», «Відомість фактичних видатків по установах».