• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Вимоги до традиційних архівних приміщень

Усі документи, що утворилися в установі й мають політичну, наукову та історичну цінність, зберігаються в архівних підрозді­лах установи й після відповідної експертизи передаються до скла­ду Державного архівного фонду України.

Всі виконані документи з метою забезпечення їх обміну, збері­гання, швидкого пошуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів — це організація чи структурний підрозділ установи, який здійснює приймання і зберігання документів з метою вико­ристання ретроспективної документальної інформації.

Архівний підрозділ установи складає і постійно поповнює список органів — джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Приміщення для архівного підрозділу установи будується спе­ціально або переобладнується з приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ установи, згідно Правил, повинен мати спеціально обладнані приміщення для [59]:

♦ приймання документів;

♦ зберігання документів (архівосховища);

♦ розміщення науково-довідкового апарату і облікових доку­ментів;

♦ роботи співробітників (робочі штати);

♦ роботи відвідувачів (читальний зал).

Площа архівосховища встановлюється, виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу й інших підрозділів установи. Приміщення будується з вогнетривкими стінами й перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. Поєднання архівосховищ і робочих приміщень будь-яко­го призначення не допускається.

Вікна приміщень архівного підрозділу установи, розміщення яких допускає проникнення сторонніх осіб, обладнуються відкид­ними металевими ґратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються. Двері приміщення архівного підрозділу мають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеної таємності.

В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізацій­ні та інші магістральні трубопроводи. Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосо­ваних для роботи, а також у приміщеннях з пічним опаленням.

Для захисту документів від пилу в архівосховищі потрібно:

♦ забезпечувати максимально можливу герметичність примі­щень,

♦ обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;

♦ встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;

♦ при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягува­ти марлею, змоченою 50-% розчином гліцерину і старанно викрученою.

Для організації належного зберігання та захисту службових документів сховище оцінюють згідно з такими чинниками:

♦ сховище треба розташовувати в місці, до якого легко доби­ратися, та яке не має явних зовнішніх ризиків;

♦ структура будівлі має забезпечувати відповідний вибір та ста­більність температури та вологості, захист від пожежі затоплен­ня, забруднювання (радіоактивними ізотопами, токсинами та пліснявою), заходи безпеки, контрольований доступ до зон зберігання, системи виявляння несанкціонованого доступу та відповідний захист проти ураження комахами або паразитами;

♦ стелажі архівосховища повинні відповідати формату доку­ментів та буї и достатньо міцними, щоб витримати вагу доку­ментів. Контейнери та пакування мають витримувати тиск, спричинений вмістом, та не пошкодити службові документи під час зберігання. Користування службовими документами може стати підставою для застосовування спеціального за­хисного пакування, щоб забезпечити додатковий захист від пошкодження при проведенні розвантажувальних робіт. Установи на свій розсуд можуть скористатися послугами під­рядника для зберігання службових документів та надавати доступ як до друкованих копій, так і до електронної інформації. У таких випадках важливо, щоб угоди про надання послуг встановлювали права і обов'язки власників документів та постачальників послуг.

Робота з документами в архівосховищі

Переданая до архіву або вилучення службових документів з од­наковими строками їх зберігання для знищення та терміни вико­нання цих дій мають бути легко визначені в документаційній системі.

Наприклад, службові документи, де інформація записана на паперовому носієві, що мають однакові строки передання до ар­хіву або вилучення їх для знищення та терміни виконання цих дій, можуть фізично зберігатися поряд.

Щоб підтвердити або внести поправки до статусу передання службового документа до архіву або вилучення його для знищен­ня, необхідно до передання службового документа переглянути історію користування ним.

До інших важливих операцій передання документа належать:

а) вибір сукупності дій, що ініціюють початок передавання або знищування службових документів;

б) підтвердження, що операція, якої стосується службовий до­кумент, завершена;

в) зберігання звітного документа про передання службових документів до архіву або про його знищення.

Фізичне знищення службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Установа може зберігати результати перевірки, де задокументовані всі випадки знищення службових документів. Також може бути необхідною згода відпо­відних повноважних органів.

Знищення може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження. Для будь-яких випадків знищення документів третьою стороною необхідна наявність відповідних сертифікатів.

Фізичне знищення службових документів здійснюють відпо­відно до нормативно-правових актів. У передбачених цими акта­ми випадках фізичне знищення службових документів в органі­зації необхідно погоджувати з відповідною архівною установою.

Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищення службових документів.

Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що пе-реформатуванням ці документи не можна відновити.

Наявності інструкцій щодо знищення службових документів недостатньо для того, щоб забезпечити знищування всіх систем­них посилань до даних, долучених до програмного забезпечення системи.

Резервні копії, що містять покоління даних системи, також треба переформатувати або перезаписати перед тим, як заверши­ти ефективне знищення інформації на електронних носіях.

Ефективною альтернативою є фізичне знищення носія інфор­мації, особливо якщо знищення, переформатування чи переза­писування або неприйнятні, або є небезпечними для знищення цифрової інформації.

За певних обставин може відбуватися передання прав контролю за службовими документами. Такі обставини виникають, наприк­лад, під час реструктуризації, коли установа припиняє існування або коли ділова діяльність переводиться у регіон з дешевшою ро­бочою силою. У таких випадках визначають службові документи, які треба передати, вилучають їх із наявних документаційних систем та передають їх фізично.

Передавання прав власності або контролю за документами ін­шій установі може містити:

а) обов'язки, пов'язані з керуванням службовими документами;

б) передавання у регіон з дешевшою робочою силою або орга-нізації-підряднику;

в) передавання до сховища;

г) передавання до архіву.

Ключовим елементом у зв'язку з передаванням прав власнос­ті на службові документи є визначення звітності за них. У цьому контексті виникають такі питання:

♦ Чи була встановлена операційна та адміністративна необ­хідність передавання службових документів з дотриманням відповідних повноважень?

♦ Чи вирішені питання повноважень та звітності?

♦ Чи взято до уваги вплив на службові документи установи, що передає службові документи?

♦ Чи виконано поточні правові, політичні та регулятивні зо­бов'язання?

Якщо установою передаються електронні документи, треба розглянути такі питання:

♦ сумісність апаратного та програмного забезпечення;

♦ метадані (контрольна та залежна від контексту інформація);

♦ документація про бази даних (технічна інформація про об­робку даних та їх структуру);

♦ ліцензійні угоди;

♦ стандарти [73].

У випадках, коли документи передають з-під контролю або власності установи (наприклад, під час приватизації державних ус­танов), може знадобитися дозвіл уповноваженої архівної установи.

Коли державні документи, що містять особисту інформацію, повинні передаватися установам з іншим правовим статусом, треба враховувати ряд чинників (особливо в тих випадках, де тре­ба застосовувати вимоги до свободи інформації та законодавство про дотримання таємниці-приватного життя).

За цих обставин мають бути забезпечені вимоги до зберігання службових документів, захисту особистої інформації та послідов­ного забезпечування доступу до них.

Видача документів з архіву у тимчасове користування в підроз­діл, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-право-наступник проводиться лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковуєть­ся документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

♦ особові справи колишніх працівників — із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;

♦ нормативні документи — за запитами співробітників органу, установи;

♦ припинені кримінальні справи, справи протокольного ви­робництва — за запитами правоохоронних органів;

♦ архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівни­кам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу, установи.

Справи видаються для користування терміном до ЗО днів. За необхідності провадження зазначеного терміну керівник підроз­ділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного під­розділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні.

Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні під­розділи установи, можуть використовуватися в наукових, прак­тичних та інших цілях. Працівники архівних підрозділів установи можуть користуватися у своїй службовій діяльності документами тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.

Архівні підрозділи установи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:

♦ видачу справ у тимчасове користування;

♦ інформування зацікавлених органів про документи, які збе­рігаються;

♦ видачу з питань органів та громадян архівних довідок, копій, витягів;

♦ підготовку документів для опублікування, експонування на документальних виставках, використання в літературі, мис­тецтві, засобах масової інформації.

8. Архівація електронних документів.

Читайте також:

1. II. Вимоги безпеки перед початком роботи
2. II. Вимоги безпеки під час проведення практичних занять у кабінеті (лабораторії) біології загальноосвітнього навчального закладу
3. II. Вимоги безпеки праці перед початком роботи
4. II. Вимоги до складання паспорта бюджетної програми
5. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
6. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
7. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
8. III. Вимоги до учасників, складу груп і керівників туристських подорожей
9. III. Вимоги до учасників, складу груп і керівників туристських подорожей
10. IV. Вимоги безпеки під час роботи на навчально-дослідній ділянці
11. IV. Вимоги безпеки після закінчення роботи
12. IV. Вимоги безпеки після закінчення роботи

Переглядів: 889