Die Computerprogramme für den E-Mail-Verkehr erstellen automatisch die Angaben über Datum, Uhrzeit und Absender (E-Mail-Adresse) im Kopf der E-Mail. Man trägt nur den oder die Empfänger mit den E-Mail-Adressen und den Betreff ein. Wie in Geschäftsbriefen soll der Betreff in der E-Mail schnell über den Inhalt oder die Funktion der E-Mail informieren. Er ist sehr wichtig für die Bearbeitung und Verwaltung vonE-Mails. Lassen Sie die Betreff-Zeile also niemals leer, sonst wird Ihre Nachricht wahrscheinlich gelöscht. Die Cc-Zeile(cc = ,,carbon copy" = Durchschlag) ist der ,,Verteiler"der E-Mail. In diese Zeile werden die E-Mail-Adressen der Personen eingetragen, die eine Kopie bekommen.
B: Anrede, Text und Grußformel
Die Regeln für Anrede, Textgestaltung und Grußformel in der geschäftlichen E-Mail sind dieselben wie für den Geschäftsbrief.
C: Signatur
Der Schlussteil(die Signatur) einer E-Mail wird meist in Form eines elektronischen Textbausteins eingefügt. Er enthält in der Regel neben der Grußformel den Firmennamen, den Namen des Bearbeiters, die Firmenadresse, die Telefon- und Fax-Nummer sowie die E-Mail-und Internetadresse. Bei geschäftlichen E-Mails ist auch die Handelsregisternummer gesetzlich vorgeschrieben.