Spreadsheet basics. Database basics.

A spreadsheet program helps you manage personal and business finances. Spreadsheets, or worksheets, are mathematical tables which show figures in rows and columns.

A cell can hold three types of data: text, numbers and formulae. Formulae are entries that have an equation which calculates the value to display; we can use them to calculate totals, percentages, discounts, etc. Spreadsheets have many built-in functions, prewritten instructions that can be carried out by referring to the function by name. The format menu lets you choose font, alignment, borders, etc.

A database is essentially a computerized record keeping system. Each unit of information you create is called a record and each record is made up of a collection of fields. Typically, a single- record consists of a set of field names like: Title, FirstName, Surname, JobTitle, TelNo and ID. You fill in a form with the relevant information for each field to add a new record to the database. There are different data types.

Text - holds letters and numbers not used in calculations

Number - can only hold numbers used in calculations and reports

Memo- can store long texts

Date/Time - a date or time or combination of both

AutoNumber - assigns a number to each record

OLE Object - (object linking and embedding) holds sounds and pictures

Yes/No - for alternative values like true/false, yes/no, on/off, etc.

Hyperlink - adds a link to a website.

Once you have added data to a set of records, indexes must be created to help the database find specific records and sort (classify) records faster. An index performs the same function as in the back of a book or in a library. For example, if you regularly search your database by surname, the index should be defined on this field.

Two database files can be related or joined as long as they hold a piece of data in common. A file of employee names, for example, could include a field called 'DEPARTMENT NUMBER' and another file, containing details of the department itself, could include the same field. This common field can then be used to link the two files together. Extracting information from a database is known as performing a query. For example, if you want to know all customers that spend more than $ 9,000 per month, the program will search the name field and the money field simultaneously.

(from Professional English in use)

13. Match the words and word combinations with their Ukrainian equivalents:

1. to perform a query	a) знайти конкретні записи
2. simultaneously	b)програма електронних таблиць
3. to assign a number	c) суми
4. а spreadsheet program	d) службовець
5. to manage finances	e) виконувати команди
6. to find specific records	f) виконувати запит
7. to refer to the function	g) присвоювати номер
8. totals	h) одночасно
9. an employee	i) управляти фінансами
10. to carry out instructions	j) посилатися на функцію

14. Answer the questions:

1. What is a spreadsheet program designed for?

2. What types of data can a cell hold?

3. How do spreadsheets look like?

4. What is a “record”?

5. Why must be indexes created?

6. What does a single record consist of?

7. What data type can store long texts?

8. What is the purpose of performing a query?

9. What data type adds a link to a website?

10. What lets you choose font, alignment, borders, etc.?

15. A compound word is made when two words are joined to form a new word. Guess what words are meant and write them:

To high____, a key____, to ____line, a type____, a lay____, a user____, a pass___, a net____, a ____sheet, a data____, a web____, a hyper____.

16. Translate into English:

1. Для того щоб ввійти в систему Вам потрібно ввести ім’я користувача та пароль. 2. Зараз ОС працює на різних апаратних конфігураціях. 3. Існує багато інших операційних систем, окрім різноманітних версій Windows, і кожна з них оптимізована для виконання певних завдань краще, ніж інша. 4. На сьогоднішній день існує два основних види користувальницького інтерфейсу, інтерфейс командного рядка (CLI) і графічний інтерфейс користувача (GUI). 5. Ubuntu Linux є повністю безкоштовною операційною системою, яка поставляється майже з усіма попередньо встановленими програмами які Вам коли-небудь можуть знадобиться. 6. Текстовий процесор дозволяє створити документ, зберегти його в електронному вигляді на диску, відобразити на екрані, змінити його шляхом введення команд і символів з клавіатури і роздрукувати на принтері. 7. Мовна підтримка з боку текстового процесора часто включає перевірку орфографії та «тезаурус», тобто пропозицію варіантів правильного написання для слів, які програма вважає набраними помилково. 8. Електронні таблиці, або листи, є математичними таблицями, які показують цифри в рядках і стовпчиках. 9. Форматне меню дозволяє вибрати шрифт, вирівнювання, кордони і т.д. 10. Кожна одиниця інформації, яку ви створюєте, називається записом, а кожна запис складається з набору полів.

17. Write an abstract of the text:

СИСТЕМА УПРАВЛІНННЯ БАЗАМИ ДАНИХ MICROSOFT ACCESS

Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє виконувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів. Система управління базами даних (СУБД) Access розроблена для експлуатації в комп’ютерних мережах у середовищі Windows.

Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає в тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця є основним об’єктом бази даних. У одній базі даних зберігається кілька таблиць і засоби зв’язування таблиць.

У системі Acсess є різні способи управління даними, а саме:

система меню;
панелі інструментів;
контекстивне меню;
вказівник миші;
комбінації клавіш.

СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутися до попередніх.

Формою видачі даних на екран користувач може управляти. Важливо правильно конструювати форми, оскільки саме з ними працює користувач при введенні і редагуванні записів бази даних. Крім того, форми можна використовувати для збирання та виведення інформації.

Етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access:

визначення мети створення бази даних;
визначення таблиць, які повинна містити база даних;
визначення структури таблиць (полів та їх типів);
призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;
визначення зв’язків між таблицями;
завантаження даних;
створення інших об'єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;
аналіз ефективності бази даних за допомогою майстра таблиць (меню СЕРВИС>АНАЛИЗ>ТАБЛИЦА) та аналізатора швидкодії (меню СЕРВИС>АНАЛИЗ>БЬІСТРОДЕЙСТВИЕ).

Розглянемо призначення об’єктів Access.

Таблиця призначена для збереження даних у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців). Таблиці складають основу бази даних. Саме в них зберігається інформація, організована певним чином. Запит дозволяє отримати потрібні дані з однієї чи кількох таблиць, розрахувати значення деяких даних за формулами. Форма – об'єкт, призначений, як для введення, так і для виведення даних у зручному для користувача вигляді. У формі можна розмістити елементи керування, які застосовуються для введення, зображення і зміни даних у полях таблиць. Звіт – об'єкт, призначений для друку даних. Макроси – засоби для автоматизації роботи з формами, звітами та ін. Модулі – програмні модулі мовою Visual Basic.

Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою в неї було потрібно вводити якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляють окремо. Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно і за записом з однієї таблиці можна було однозначно знайти запис в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля. Унікальне поле – це поле, значення в якому не можуть повторюватися. Якщо дані в полі повторюються і необхідно видавати повідомлення про це, то для таких даних використовують ключове поле.

Grammar revision

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Complete these statements with terms from the text above.	\|	Conditionals (Consult Appendix 4)

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.01 сек.