Пояснювальні, доповідні та службові записки

Належать до інформаційних документів. Цими документами інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконавчу роботу.

Записки укладаються як з ініціативи автора, так і за вказівкою керівника. З погляду адресності розрізняють внутрішні записки, що адресуються керівникові установи або до підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА-це документ на ім’я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання доручень, наказів або зобов’язань.

Реквізити:

1.Адресат, прізвище, ініціали посадової особи та назва посади, назва виду документа ( доповідна записка );заголовок(стислий зміст тексту); текст; додаток( якщо є )

2.Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку.

3.Дата складання.

4. Підпис.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає.

Зовнішнюдоповідну записку оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Групи записок:

Звіти.

1.Інформаційні.

2.Ініціативні.

3.Текст доповідних записок пишеться від руки .

Зразок:

Назва структурного Адресат підрозділу ДОПОВІДНА ЗАПИСКА 05.03.09. м. Київ Про призначення… Структура тексту 1.Загальна частина 2.Описова частина 3.Висновки Керівник структурного (підпис) Розшифрування підрозділу підпису

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА-з’ясовує зміст певних положень основного документа, плану, звіту, проекту і т.д. або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Група	Як відтворюється текст
1. Службові	1. На бланку
2. Особисті	2. На аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора

Реквізити записки, що не виходить за межі установи:

1.Назва структурного підрозділу, назва виду документа, дата, заголовок до тексту-розміщуються ліворуч кутовим способом.

2.Посада, прізвище, ініціали того, кому адресується записка, - праворуч кутовим способом.

3.Склад інформації.

4. Підпис.

Якщо записка скерована за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Формуляр-зразок:

Відділ науково-технічної інформації Директорові УКР НДІНТІ п. Кузьменко О.О. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА 17.04.08. №34-16/179 Про порушення… Структура тексту 1.Вступ. 2.Доказова частина. 3.Висновки. ( підпис ) розшифрування підпису

ДОВІДКА-це документ, що засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті ( стосуються окремих осіб ) та службові ( щодо установи в цілому ).

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Назва організації, що видає довідку.

3.Дата видання.

4.Номер.

5.Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки ( якщо такий існував )

6.Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

7.Текст.

8.Призначення ( куди подається довідка ).

9.Підписи службових осіб.

10.Печатка.

Зразок:

Національний м. Київ педагогічний університет імені М.П.Драгоманова “__“__________200_р. №___________ ДОВІДКА Видана____________________________________________________ в тому, що він(вона) є студентом_________________________курсу _________________________________________________факультету Національного педагогічного університету імені М.П.Драгоманова Видано для _________________________________________________ ___________________________________________________________ Декан факультету ( підпис ) ________________ Секретар ( підпис ) ________________ Печатка

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Пояснювальні, доповідні та службові записки	\|	Протоколи та витяги з протоколів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.