Поняття про документ. Його властивості та вимоги при складанні.

Документ(лат. “доказ”) – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини. Має правове й господарське значення - може служити писемним доказом, а також джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру (носій інформації); основний вид ділового мовлення. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність; це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Оформляють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

До документа ставляться такі вимоги:

· Повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.

· Не повинен суперечити діючому законодавству і директивам вищестоящих органів.

· Повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва.

· Повинен бути складений за формою.

· Бездоганно відредагований і оформлений.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни й особистої культури працівників. Якщо документи виконані неохайно – значить в установі низька культура праці.

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Таблиця 5

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Офіційно-діловий стиль. Його особливості. Мовні кліше.	\|	Правила складання тексту документа

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.