Правила складання тексту документа

Правила	Приклади
1. Текст документа викладається від третьої особи.	Комісія ухвалила…
2. Не вживаються образні вислови, емоційно забарвлені, діалектні слова та синтаксичні конструкції.	Давитися сміхом…
3. Уживають стійкі (стандартизовані) сполучення.	Відповідно до …, у зв’язку з …, згідно з…, з метою …, необхідний для …
4. Уживають синтаксичні конструкції.	Доводимо до Вашого відома, що…
5. Дієприслівникові звороти вживають на початку речення.	Враховуючи…
6. Уживають прямий порядок слів у реченнях.	У разі укладення угоди зобов’язуємося перерахувати кошти на рахунок…
7. Активну форму дієслова слід замінювати на пасивну.	Вами ще не висловлені пропозиції… (Ви ще не висловили пропозицій…)
8. Уживають інфінітивні конструкції.	Створить комісію…
9. У розпорядчих документах уживаються дієслівні конструкції у формі наказового способу.	Наказую..
10. Використовуються скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури	р-н, обл.., км, канд. філ. наук, напр., вид-во…
11. Надається перевага простим реченням.	Пан Куценко В.І. працює інженером дощувальних установок…
12. Використовуються форми ввічливості за допомогою слів:	Шановний…Вельмишановний…Високоповажний…

Основні правила оформлення документів такі:

Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.

Назва (вид, різновид) документа — обов'язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівому верхньому кутку. Залежно від виду документа встановлюються перелік необхідних для його оформлення реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень.

Дата — це обов'язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій).

Дата підписання ставиться у лівій верхній частині документа разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, зліва, поряд із підписом.

Індекс. До складу індексу входять три пари арабських цифр: перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою, третя — порядковий номер за книгою обліку.

Місце складання або видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи. структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у називному відмінку, а найменування посади й прізвища — у давальному.

Якщо документ адресовано керівникові установи, її назва входить у найменування посади й пишеться у давальному відмінку.

Підпис — це обов'язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує його законність. Підписує документи як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій.

Якщо документ написано на бланку установи, зазначається тільки посада і прізвище та ініціали особи, яка підписує документ (не повторюється повна назва установи).

Наприклад:

Директор видавництва ( п і д п и с ) Г.К. Стеценко

Якщо документ написано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціали особи, що підписує документ. Наприклад:

Директор видавництва “Освіта” ( п і д п и с ) І.І.Маркіш

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останнього рядка посади.

Гриф затвердження. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затвердження.

Наприклад:

Затверджую:

Директор Інституту змісту

та методів навчання Міністерства

освіти України ( п і д п и с ) О.А.Тименко

09.11.03.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Після затвердження документ набуває юридичної сили.

Віза — це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.

Печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ.

Заголовок до тексту. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа (окрім повідомлення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньому кутку під датою і номером документа. Заголовокмаєбути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. Наприклад:

Про додаткове видання "Російсько-українського словника";

Про заходи щодо поліпшення використання відходів підприємства шкіряно-взуттєвої промисловості.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Поняття про документ. Його властивості та вимоги при складанні.	\|	Державна мова та її функції.( Культурно-національні специфічні риси)

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.017 сек.