Підготовка наради

Підготовка наради включає в себе цілу низку питань: визначення тематики, порядку денного, завдань наради, приблизного складу учасників, дати й години початку наради; підготовку доповіді й проекту рішення, підготовку приміщення та ін.

Так, приміщенняповинне забезпечити нормальні умови для роботи: воно повинно бути теплим, добре освітленим, не надто великим, з доброю акустикою й вентиляцією (відсутність вентиляції, як відомо, знижує продуктивність розумової праці на 10%).

Таким приміщенням часто виявляється кабінет керівника. Проте влаштовувати засідання в своєму кабінеті керівник повинен якомога рідше: тут сама обстановка підкреслює нерівноправність учасників — керівника, який сидить у кріслі за власним столом, і решти учасників наради - підлеглих цього керівника (вони тримаються в цій обстановці скуто). Керівник, який проводить засідання у своєму кабінеті, безумовно, не повинен переривати його хід розмовами по телефону, прийомом відвідувачів, виклик ом секретаря та ін. (це нетактовно).

На засідання слід запрошувати мінімальну кількість працівників: тільки тих, участь яких справді необхідна (відсутність їх може зробити засідання неефективним).

Повідомлення про засідання може бути зроблене усно, по телефону й у писемній формі. «На наш погляд,— пише В. І. Новоселов,— треба рішуче гнати з повідомлень формулювання типу «Ваша явка обов'язкова», «Явка суворо обов'язкова» й аналогічні їм. Чому? Тому що, по-перше, більшість наших службовців дисциплінована, вони звикли брати з ділових масових заходів потрібну для процесу управління інформацію, по-друге, авторитет органу управління створюється не шляхом введення таких розпоряджень у повідомлення, а конкретністю, діловитістю керівництва, вимогливістю, негативним ставленням до будь-якої розхлябаності й недисциплінованості. Уводячи формулювання «Ваша явка обов'язкова», орган управління ставиться з недовір'ям до всіх учасників наради, що передбачається, в тому числі й тих, які акуратно відвідують кожен такий захід, а таких більшість».

Якщо заходи типу наради у керівника вищестоящого органу проводяться щотижня (або в якійсь іншій строгій періодичній послідовності), спеціальних персональних повідомлень про кожен такий захід робити не слід: достатньо один раз встановити, що у такі-то дні кожного місяця, у такому-то приміщенні о такій-то годині проводяться наради (необхідно розвивати у службовців почуття самодисципліни, заохочувати планування їх особистого службового часу). Якщо з поважних причин чергова нарада не може відбутися — справа ввічливості керівника своєчасно повідомити про це кожного її учасника.

При проведенні неперіодичних заходів питанню сповіщення звичайно приділяють значно більше уваги, Для цього користуються телефоном або поштою; надсилаються особисті повідомлення або повідомлення через адміністрацію. Ці повідомлення мають розсилатися з таким розрахунком, щоб працівник мав достатньо часу для спланування власного робочого дня і підготовки до виступу.

Проте ступінь ділової зацікавленості — не єдиний критерій при доборі учасників наради. Не менш важливий і ступінь компетентності в питаннях, що виносяться на обговорення. Іноді при доборі учасників наради слід враховувати й достатність їх службових прав.

Запрошувати представників інших організацій чи зацікавлених громадян на початок роботи колегіального органу — якщо питання, які їх цікавлять, передбачається розглянути в кінці засідання — неприпустимо (це недоцільно й не етично).

Необхідно заздалегідь оголосити порядок денний наради і, в разі потреби, дати учасникам ті матеріали, які вимагають вдумливого розгляду. Діловій обстановці на засіданні сприяє підготовка тез доповідей, проектів рішень, постанов, рекомендацій та інших документів. Застосування тез робить зайвим зачитування розгорнутої доповіді, проекту рішення та ін.; захід одразу ж може розпочинатися з обговорення розданих попередньо матеріалів. Необхідно, щоб якомога більше присутніх змогли висловити свої пропозиції. Як відомо, слухачі важко сприймають читання доповіді з тексту, тому — залежно від її тематики, обсягу й призначення — основну доповідь або друкують повністю, або у формі тез, пунктів і роздають для попереднього ознайомлення.

Добра підготовка наради — це не підміна наради, як колективного органу, кількома людьми, що її готують. «Якщо в залі сидять десятки, а то й сотні людей, покликаних всебічно обговорити й розв'язати питання,— писалося в газеті,— що стоїть на порядку денному, а все, по суті, вершать один або кілька чоловік, які готували збори, які самі склали й доповідь, і проект рішення і виступи спрямовують у наперед передбачене русло, то колективність тим самим явно послаблюється» .

Зворотною стороною цієї «медалі» можна назвати конформізм (переважаючий вплив думки більшості на думку меншості внаслідок авторитету, природно наявного в усякої більшості). Людині, яка відчуває, що більшість аудиторії не підтримує її, звичайно важко відстоювати свою думку, і вона припиняє суперечку, навіть не використавши всіх своїх доказів, хоч істина може бути на її боці. Загальновідомо, що демократія більшості вимагає обов'язкового виконання рішень, прийнятих більшістю. Проте часом забувається той факт, що немає справжньої демократії більшості без уважного ставлення до думки меншості.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Час проведення засідань	\|	Регламент наради

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.