Основні компоненти

База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу систему фірми так само, як у технології обробки даних на операційному рівні. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних.

Приклад. У базі даних збираються відомості про щоденні продажі, передані торговельними агентами фірми на головний комп'ютер, або відомості про щотижневі поставки сировини.

Можуть щодня по електронній пошті надходити з біржі відомості про курс валют або котирування цінних паперів, у тому числі й акцій цієї фірми, які щодня коректуються у відповідному масиві бази даних.

Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних додатків (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп’ютерні конференції й ін. Будь-який комп'ютерний додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним і з іншими фірмами.

Отримана з баз даних інформація може бути використана й у некомп'ютерних технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.

Текстовий процесор. Це вид прикладного програмного забезпечення, призначений для створення й обробки текстових документів. Він дозволяє додавати або видаляти слова, переміщати пропозиції й абзаци, установлювати формат, маніпулювати елементами тексту й режимами й т.д. Коли документ готовий, працівник переписує його в зовнішню пам'ять, а потім роздруковує й при необхідності передає по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне одержання підготовлених за допомогою текстового процесора листів і доповідей дає можливість менеджерові постійно оцінювати ситуацію на фірмі.

Електронна пошта. Електронна пошта (E-mail), ґрунтуючись на мережному використанні комп'ютерів, дає можливість користувачеві одержувати, зберігати й відправляти повідомлення своїм партнерам по мережі. Тут має місце тільки односпрямований зв'язок. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є занадто важливим, оскільки в п'ятдесяти випадках зі ста службові переговори по телефоні мають на меті лише одержання інформації. Дня забезпечення двостороннього зв'язку прийде багаторазово посилати й приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.

Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від використовуваного програмного забезпечення. Щоб відіслане повідомлення стало доступним всім користувачам електронної пошти, його варто помістити на комп'ютерну дошку оголошень, при бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете послати відправлення з повідомленням про його одержання адресатом.

Коли фірма вирішує впровадити в себе електронну пошту, у неї є дві можливості. Перша - купити власне технічне й програмне забезпечення й створити власну локальну мережу комп'ютерів, що реалізує функцію електронної пошти. Друга можливість пов'язана з покупкою послуги використання електронної пошти, що надається спеціалізованими організаціями зв'язку за періодично внесену плату.

Аудіопошта. Це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення на клавіатурі комп'ютера ви передаєте його через телефон. Також по телефоні ви одержуєте прислані повідомлення. Система містить у собі спеціальний пристрій для перетворення аудіосигналів у цифровий код і назад, а також комп'ютер для зберігання .аудіоповідомлень у цифровій формі. Аудіопошта також реалізується в мережі.

Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використатися для групового рішення проблем. Дня цього той, хто посилає повідомлення повинен додатково вказати список осіб, яким дане повідомлення призначене. Система буде періодично обзвонювати всіх зазначених співробітників для передачі їм повідомлення.

Головною перевагою аудіопошти в порівнянні з електронною є те, що вона простіша - при її використанні не потрібно вводити дані із клавіатури.

Табличний процесор. Він так само, як і текстовий процесор, є базової складової інформаційної культури будь-якого співробітника й автоматизованої офісної технології. Без знання основ технології роботи в ньому неможливо повноцінно використати персональний комп'ютер у своїй діяльності. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати численні операції над даними, представленими в табличній формі. Поєднуючи ці операції по загальних ознаках, можна виділити найбільш численні й застосовувані групи технологічних операцій

- уведення даних як із клавіатури, так і з баз даних;

- обробка даних (сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання й перенесення даних, різні групи операцій по обчисленнях, агрегування даних і т.д.);

- висновок інформації в друкованому виді, у вигляді імпортованих файлів в інші системи, безпосередньо в базу даних;

- якісне оформлення табличних форм подання даних;

- багатопланове і якісне оформлення даних у вигляді діаграм і графіків;

- проведення інженерних, фінансових, статистичних розрахунків;

- проведення математичного моделювання й ряд інших допоміжних операцій.

Будь-яке сучасне середовище табличного процесора має засобу пересилання даних по мережі.

Електронний календар. Він надає ще одну можливість використати мережний варіант комп'ютера для зберігання й маніпулювання робочим розкладом керівників й інших працівників організації. Менеджер (або його секретар) установлює дату й час зустрічі або іншого заходу, переглядає розклад, що вийшов, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне й програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більше того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти.

Система додатково дає можливість одержати доступ також і до календарів інших менеджерів. Вона може автоматично погодити час зустрічі з їхніми власними розкладами.

Використання електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.

Комп'ютерні конференції й телеконференції. Комп'ютерні конференції використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між учасниками групи, що вирішує певну проблему. Природно, коло осіб, що мають доступ до цієї технології, обмежений. Кількість учасників комп'ютерної конференції може бути в багато разів більше, ніж аудіо- та відеоконференцій.

У літературі часто можна зустріти термін телеконференція. Телеконференція містить у собі три типи конференцій: аудіо, відео й комп'ютерну.

Відеотекст. Він заснований на використанні комп'ютера для одержання відображення текстових і графічних даних на екрані монітора.

Обмін каталогами й цінниками (прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту здобуває зараз все більшу популярність. Що ж стосується компаній, що спеціалізуються на продажі відеотексту, то їх послуги починають конкурувати з такою друкованою продукцією, як газети й журнали. Так, у багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал у формі відеотексту, не говорячи вже про поточні зведення біржової інформації.

Зберігання зображень. У будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велика кількість документів. Їхнє число може бути так велико, що зберігання навіть у формі

файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.

Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісною технологією й ґрунтується на використанні спеціального пристрою - оптичного розпізнавача образів, що дозволяє перетворювати зображення документа або фільму в цифровий вид для подальшого зберігання в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене в цифровому форматі зображення може бути в будь-який момент виведено в його реальному виді на екран або принтер. Для зберігання зображень використаються оптичні диски, що володіють величезними ємностями. Так, на п’ятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тис. сторінок.

Варто нагадати, що ідея зберігання зображень не нова й реалізовувалася раніше на основі мікрофільмів та мікрофіш. Створенню даної технології сприяло появу нового технічного рішення - оптичного диска в комбінації із цифровим записом зображення.

Аудіоконференції. Вони використають аудіозв’язок для підтримки комунікацій між територіально вилученими працівниками або підрозділами фірми. Найбільш простим технічним засобом реалізації аудіоконференції є телефонний зв'язок, оснащений додатковими пристроями, що дають можливість участі в розмові більш ніж двом учасникам. Створення аудіоконференції не вимагає наявності комп'ютера, а лише припускає використання двосторонньої аудіозв’язку між її учасниками.

Використання аудіоконференції полегшує прийняття рішень, воно дешево й зручно. Ефективність аудіоконференції підвищується при виконанні наступних умов:

- працівник, що організує аудіоконференцію, повинен попередньо забезпечити можливість участі в ній всіх зацікавлених осіб;

- кількість учасників конференції не повинна бути занадто великою (звичайно не більше шести), щоб втримати дискусію в рамках обговорюваної проблеми;

- програма конференції повинна бути повідомлена її учасникам завчасно, наприклад, з використанням факсимільного зв'язку;

- перед тим як почати говорити, кожен учасник повинен представлятися;

- повинні бути організовані запис конференції і його зберігання;

- запис конференції повинен бути роздрукований й відправлений всім її учасникам.

Відеоконференції. Вони призначені для тих же цілей, що й аудіоконференції, але із застосуванням відеоапаратур. Їх проведення також не вимагає комп'ютера. У процесі відеоконференції її учасники, вилучені друг від друга на значну відстань, можуть бачити на телевізійному екрані себе й інших учасників. Одночасно з телевізійним зображенням передається звуковий супровід.

Хоча відеоконференції дозволяють скоротити транспортні й відрядні витрати, більшість фірм застосовує їх не тільки із цієї причини. Ці фірми бачать у них можливість залучити до рішення проблем максимальна кількість менеджерів й інших працівників, територіально вилучених від головного офісу.

Найбільш популярні три конфігурації побудови відеоконференцій:

однобічний відео- та аудіозв’язок. Тут відео- і аудіосигнали йдуть тільки в одному напрямку, наприклад від керівника проекту до виконавців;

однобічний відео- та двосторонній аудіозв’язок. Двосторонній аудіозв’язок дає можливість учасникам конференції, що приймають відеозображення, обмінюватися аудіоінформацією з учасником, що передає відеоінформацію;

двосторонній відео- та аудіозв’язок. У цій найбільш дорогій конфігурації використовується двостороння відео- і аудіозв’язок між всіма учасниками конференції, що звичайно мають той самий статус.

Факсимільний зв'язок. Цей зв'язок заснований на використанні факсу-апарата, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу й відтворювати його зображення на іншому.

Факсимільний зв'язок вносить свій внесок у прийняття рішень за рахунок швидкого й легкого розсилання документів учасникам групи, що вирішує певну проблему, незалежно від їхнього географічного положення.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Характеристика й призначення	\|	Інформаційна технологія підтримки прийняття рішень

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.