Під час наради

До початку наради

Рекомендації по ефективному проведенню ділових нарад

1. Продумайте, як можна обійтись взагалі без наради.

• Рішення може бути прийняте відповідальними за цю частину роботи людьми, тоді немає необхідності скликати загальне засідання.

• Замість того, щоб збиратися всім разом, можна провести конференцію по селектору.

• Відкласти нараду і включити ці питання в порядок денний наступної.

• Скасувати засідання. Це, по-перше, збагатить вашого підлеглого необхідним досвідом і , по-друге, скоротить витрати вашого власного часу.

2. Будьте присутнім тільки на тих засіданнях, де ви можете зробити корисний внесок.

3. До мінімуму скоротіть кількість присутніх, залиште лише тих, хто абсолютно потрібний.

4. Виберіть час так, щоб на засідання могли б прийти всі необхідні вам люди і щоб потрібна інформація була під рукою.

5. Виберіть підходяще місце. Тут важливо все - щоб всім було зручно добратися, наявність необхідного обладнання, розміри кімнати та ін.

6. Перш ніж скликати нараду, чітко (і передусім для себе) сформулюйте її мету.

7. Заздалегідь роздайте порядок денний, це допоможе учасникам краще підготуватися або, принаймні, зорієнтує їх на певні питання.

8. Чітко обмежте час, необхідний для обговорення порядку денного.

9 Визначте, скільки часу необхідно витратити на кожне питання, виходячи з його важливості.

10. Завжди починайте вчасно. Попереджайте про це заздалегідь і ніколи не скасовуйте свої рішення.

11. Доручіть кому-небудь стежити за часом і вести необхідні записи. Регулярно оголошуйте: скільки часу залишилося або скільки перевитрачено.

12. Проводьте нараду, не пропонуючи присутнім сідати, коли це можливо. Це прискорює обговорення.

13. Починайте одразу з порядку денного і суворо дотримуйтесь його.

14. Контролюйте будь-яку спробу перервати хід обговорення. Дозволяйте робити це тільки в тому випадку, якщо підняте питання є невідкладним.

15. Ви повинні досягти поставленої перед собою мети. В чому вона полягає? Проаналізувати проблему, продумати нові ідеї, прийти до рішення, поінформувати або скоординувати дії?

16. Сформулюйте висновки і доручення, щоб переконатися, що всі прийшли до загальної домовленості. Для цього ще раз зверніть увагу на всі ці питання і нагадайте про них.

17. Завжди закінчуйте вчасно. Оголошуйте перерву точно за розкладом, щоб учасники заздалегідь знали, коли вони можуть розпоряджатися особистим часом. Найбільш важливі питання ставте на початок порядку денного, щоб на крайній випадок, тільки найменш істотні мали б залишитися невирішеними.

18. Користуйтеся контрольним списком порядку денного, щоб час від часу проводити вибіркову перевірку для визначення ефективності засідання. Перед розглядом кожен учасник повинен відповісти на наступні питання.

• Чи чітко була сформульована мета наради?

• Чи отриманий заздалегідь порядок денний, а також всі необхідні матеріали підготовки до засідання?

• Чи була досягнута поставлена мета?

Результати такого анонімного опитування повинні бути негайно доведені до відома голови.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Інформаційні канали і мережі	\|	Методи і стилі проведення ділових переговорів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.055 сек.