Особливості текстів кадрово- контрактних документів

Автобіографії,заяви, контракти, особові листки (анкети), угоди

Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

· на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні - на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й ґатунку;

· підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

· у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.

Рубрикація - це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.

Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

ü зачин (формулює тему абзацу - зміст);

ü фраза (містить основну інформацію абзацу);

ü коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських і римських цифр та доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

ü автобіографія (Я,… народилася,… навчаюся…);

ü заява (Прошу зарахувати…, працюю на посаді…);

ü наказ (Наказую…);

ü скарга (Звертаюся до…, я повідомляв…,);

ü службова записка (Доводжу до…, Уважаю, що…).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

ü акт (Комісія пропонує…, дійшла висновку…);

ü трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує…, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується.,);

ü інструкція (АТ «Довіра» встановлює., кожен акціонер стає…);

ü запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує…).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

ü коли підмет передує присудкові;

ü коли означення стоїть перед означуваним словом;

ü коли додаток стоїть після керуючого слова;

ü коли вставні слова стоять на початку речення.

Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.

Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.

Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

Уникати немилозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.

Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: &%, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв'язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв'язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсумку, завершуючи, насамкінець та ін.

Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, «канцеляризмам».

Пам'ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Дискусія, полеміка, диспут, дебати	\|	Скорочування слів і словосполучень

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.002 сек.