Особливості діловодства з документами, які містять конфіденційну інформацію

Класифікація документів, що містять комерційну таємницю: ділова документація, науково-технічна інформація

Комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) й яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, що дають змогу успішно конкурувати, й т.ін.

Основні умови віднесення інформації до КТ:

- справжня або потенційна комерційна важливість інформації;

- відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;

- вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності;

Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна умовно поділити на два блоки:

- науково-технічна (технологічна) інформація;

- ділова інформація.

До науково-технічної інформації належать:

- методи й способи виробництва (особливо нові розробки);

- нові технології;

- напрями модернізації відомих технологій і процесів;

- відомості про конструкції машин та обладнання;

- креслення;

- схеми; програмне забезпечення ПК.

До ділової інформації належать:

- відомості про розміри прибутків, собівартість випущеної продукції;

- плани й обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торгових операцій, рівні цін, наявність товарів);

- відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів);

- плани рекламної діяльності;

- списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їх фінансове становище;

- відомості про умови чинних контрактів, договорів і тих, що готуються укладати.

Сутність конфіденційного діловодства обумовлює його організаційні та технологічні особливості, до числа основних відносять:

- жорстке регламентування складу видаваємих документів та процесів документування, в тому числі на стадії підготовки чернеток та проектів документів;

- обов′язковий попримірний та поаркушевий облік усіх, без виключення, документів, проектів та чернеток;

- максимально необхідна повнота реєстраційних даних про кожний документ;

- фіксація проходження та місцезнаходження кожного документа;

- регламентація загальної технології документування, організації роботи з документами та їх захист;

- проведення систематичних перевірок наявності документів;

- дозвільна система доступу до документів и справ, що забезпечує правомірне та санкціоноване ознайомлення з ними;

- жорсткі вимоги до умов зберігання документів та роботи з ними, які повинні забезпечувати схоронність та конфіденційність докуметованої інформації;

- регламентація обов′язків осіб, що допущені до роботи з конфіденційною документованою інформацією, по її захисту;

- персональна та обов′язкова відповідальність за облік, схоронність документів та порядок роботи з ними.

Ці особливості одночасно є і вимогами до конфіденційного діловодства. Крім цього, конфіденційне діловодство повинно вирішувати два основних завдання:

- документаційне забезпечення усіх видів конфіденційної діяльності;

- захист документованої інформації, що з′являється в процесі конфіденційної діяльності.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Нормативні документи, які регламентують роботу з документами, що містять конфіденційну інформацію	\|	Реєстрація документів, формування та зберігання справ

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.