Сортування списків.

Під час сортування текстові дані впорядковуються за алфавітом або у зворотному алфавітному порядку, а числові — за убуванням або зростанням залежно від заданого порядку сортування (упорядкування).

Найпростіший спосіб упорядкувати список — це встановити табличний курсор у колонку, за значенням полів якої треба впорядкувати цей список і вибрати кнопку Сортування за зростанням або Сортування за убуванням, що знаходяться на панелі інструментів Стандартна. З їх допомогою можна відсортувати список за зростанням або убуванням значення полів колонки з активною клітиною (клітиною, в якій знаходиться табличний курсор).

Однак Excel дає змогу проводити багаторівневе сортування, тобто сортування за кількома ключами. Якщо список містить кілька елементів, які мають той самий ключ, то порядок розташування цих елементів у групі записів з цим ключем буде випадковим. Але якщо задати сортування ще й за іншим ключем, то будуть відповідним чином упорядковані елементи списку з однаковим першим ключем і т. д. Наприклад, дані про збут можна відразу відсортувати (впорядкувати) за назвами товарів, кожну групу товарів — за містами їх продажу, а кожну групу товарів у кожному місті — за прізвищами покупців.

Хоча виділення зони списку виконується автоматично (якщо табличний курсор знаходиться у зоні списку), користувач може попередньо виділити частину списку, яку потрібно впорядкувати. У разі вибору команди Дані/Сортування на екрані з’явиться діалогове вікно Сортування діапазону, в якому можна задати ключі сортування записів списку. Якщо виділена частина списку не містить рядок із назвами колонок, то у групі кнопок Ідентифікувати поля за треба вибрати параметр для ідентифікації поля за позначками колонок аркуша. Якщо ж перший рядок містить назви колонок, то треба встановити параметр для ідентифікації поля за підписами (перший рядок діапазону).

Із допомогою полів списків Сортувати за, Потім за та В останню чергу за можна вибрати назву ключа сортування. Тут слід обрати і порядок сортування — за зростанням або за убуванням.

Хоча у діалоговому вікні Сортування діапазону можна ввести не більше трьох ключів, у дійсності проводити сортування можна більш як за трьома полями. Наприклад, щоб упорядкувати дані списку за шістьома ключами, розташованими в колонках, умовно позначених як А, Б,В, Г, Д, Е (де колонка А — ключ найвищого рівня), спочатку треба провести сортування за полями Г, Д, Е, а потім — за А, Б, В.

Якщо за сортування в алфавітному порядку треба враховувати різницю між регістром літер, то після натискання кнопки Параметри слід відкрити діалогове вікно Параметри сортування та ввімкнути параметр Враховувати регістр.

За умовчання список буде впорядковано за рядками. Проте можна також задати сортування за колонками. Це необхідно, наприклад, у випадку, коли перша колонка містить назви рядків, а записи однорідні за колонками. Для цього потрібно у діалоговому вікні Параметри сортування встановити параметр Сортувати/Колонки діапазону.

Користувач може задати і власний порядок сортування даних у списку. Так, назви місяців немає сенсу розташовувати у алфавітному порядку — краще застосовувати користувацький порядок сортування, який подає назви місяців за їх послідовністю.

Для того щоб задати користувацький порядок сортування, потрібно відкрити діалогове вікно Параметри сортування, натиснувши кнопку Параметри. У полі списку Порядок сортування за першим ключем, яке містить список усіх визначених користувачем порядків сортування, виділено елемент Не здійснюється. Щоб розкрити список, треба клацнути кнопкою миші на його стрілці і вибрати бажаний порядок сортування.

Для того щоб задати свій порядок, слід вибрати команду Сервіс/Параметри та активізувати у діалоговому вікні вкладку Списки.

На вкладці Списки представлено всі складені раніше списки. Щоб додати новий, треба на цій вкладці у полі Списки виділити елемент НОВИЙ СПИСОК. У полі Елементи списку з’явиться курсор уведення. Елементи списку вводяться у тій послідовності, в якій вони мають бути представлені за подальших сортувань. Після введення кожного елемента необхідно натискати клавішу Enter. По закінченні введення всіх елементів списку для внесення його у перелік існуючих списків натискується кнопка Додати.

Використовуючи поле Імпорт списку з комірок, можна створити список на основі даних у клітинах. Для цього потрібно розташувати курсор уведення в цьому полі й потім мишею виділити клітини, які містять дані для нового списку.

Усі введені порядки сортування можуть використовуватись і для функції автоматичного заповнення.

Фільтри — це інструмент відбору даних, відповідних визначеним умовам. За фільтрації переупорядкування даних не відбувається. Результатом є лише або приховування рядків таблиці (списку), що не відповідають заданому критерію, або копіювання тих рядків, що відповідають заданому критерію, у визначений діапазон робочого аркуша для подальшого використання.

Є два способи фільтрування даних: з допомогою автофільтра та з допомогою розширеного (посиленого) фільтра. Перший спосіб швидкіший і простіший для використання, зате другий дає змогу вирішувати складніші завдання.

Автофільтр. З допомогою автофільтра вибір окремих рядків таблиці можна здійснювати лише безпосередньо у робочому аркуші. Активізація автофільтра виконується командою Дані/Фільтр/Автофільтр.Для коректного виконання команди покажчик активної клітини (табличний курсор) повинен знаходитись у межах списку даних. Якщо перед виконанням команди було виділено певний діапазон таблиці, то у першому рядку цього діапазону для кожного поля (колонки) даних буде встановлено окрему кнопку для введення критерію фільтрації за цим полем. Дія критерію фільтрації поширюється на всі рядки таблиці, які знаходяться нижче кнопок. Якщо жодного діапазону таблиці не було виділено перед виконанням команди (але покажчик активної клітини знаходився у межах таблиці даних), то місцем розташування кнопок буде перший рядок таблиці, де звичайно знаходяться назви колонок. Після натискання на кнопку розкривається список елементів, які містить відповідна колонка і в якому можна вибрати необхідний елемент для визначення критерію відфільтровування даних. Це приведе до вилучення з екрана тих рядків списку даних, які не відповідають уведеному критерію, і до забарвлення відповідної кнопки у синій колір. Критерії фільтрації можна задавати послідовно для кількох полів. Кожен додатковий критерій зв’язаний із попереднім критерієм умовним оператором «І», через що кожна наступна умова завжди належатиме до тих рядків даних, які будуть отримані за використання попередніх умов.

Критерій фільтрації, що складається з двох умов для однієї колонки, можна визначити після натискання на відповідну кнопку і вибору елемента Умова. На екрані з’явиться діалогове вікно Користувацький автофільтр, у якому можна задати два критерії, об’єднуючи їх умовними операторами «І» чи «АБО». В умовах відбору рядків є можливість задавати і шаблони, використовуючи знаки-замінники — «?» та «*». Знак запитання може використовуватися замість будь-якого одного символу поля, а зірочка — замість будь-якої кількості символів.

Для відновлення рядків таблиці можна натиснути на відповідну кнопку фільтра, розкрити список елементів і вибрати елемент Всі.Це дає змогу скасувати дію критерію фільтрації за відповідною колонкою. Другий спосіб — це вибір з меню Данікоманди Фільтр/Показати всі. Він використовується, коли потрібно відновити відображення всіх рядків даних за рахунок відміни дії критеріїв фільтрації за усіма колонками.

Для того щоб вилучити з таблиці кнопки фільтрування, треба ще раз виконати команду Дані/Автофільтр, тобто зняти позначку з цієї команди.

Розширений (посилений) фільтр. У разі використання розширеного фільтра критерії фільтрування можна задавати у робочому аркуші. У діалоговому вікні за активізації функції розширеного фільтра вказується інтервал (діапазон) клітин робочого аркуша, який містить критерії фільтрації даних. Перевага цього способу полягає у тому, що користувач завжди має чітке уявлення про критерії, які він застосовує, і може швидко змінити їх залежно від своїх потреб. Перед застосуванням Розширеного фільтра бажано зберегти робочу книгу, оскільки у разі неправильної адресації діапазону відбору дані на робочому аркуші можуть бути пошкоджені.

Основою посиленого фільтра є зона критеріїв. Перший рядок цієї зони повинен мати назви колонок списку (таблиці) даних. У ньому можуть знаходитись або назви всіх колонок списку даних (для цього їх можна просто скопіювати), або назви лише тих колонок, для яких визначатимуться умови відбору рядків даних. У клітинах зони критеріїв, що знаходяться під назвами колонок, записуються умови відфільтровування рядків даних. Умови, що знаходяться в одному рядку критеріїв, з’єднуються оператором «І», а ті, що знаходяться у різних рядках області критеріїв, — оператором «АБО».

Наприклад, якщо потрібно отримати інформацію про продаж у Києві та Львові комп’ютерів 486DX4, то умови відфільтровування даних можна записати так, як це показано праворуч.

Після запуску команди на виконання кожен рядок зі списку даних перевіряється на відповідність умовам кожного рядка зони критеріїв. Якщо рядок зі списку даних відповідає умовам хоча б одного рядка із зони критеріїв, то цей рядок даних з’являється у вихідному списку.

Для запуску команди з меню Дані вибирається команда Фільтр/Розширений фільтр.На екрані з’явиться діалогове вікно Розширений фільтр, у якому можна вказати:

¾ у ділянці Обробка одну з двох дій з даними: фільтрувати список даних на місці або скопіювати відфільтрований результат в інше місце робочої книги;

¾ вихідний діапазон або інтервал списку даних, тобто адресу даних, які мають бути відфільтровані. Інтервал списку даних можна ввести або з клавіатури, або виділити необхідний діапазон даних з допомогою миші. В останньому випадку адреса даних буде перенесена у поле введення інтервалу списку автоматично;

¾ діапазон або інтервал критеріїв, тобто адресу місцезнаходження критеріїв фільтрації. Інтервал критеріїв уводиться аналогічно інтервалу списку даних, але слід стежити, щоб у цьому інтервалі не було порожніх рядків, інакше у відфільтрованому списку будуть представлені всі без винятку рядки списку даних. Це пояснюється тим, що відсутнім умовам порожнього рядка відповідають будь-які дані і він з’єднується з іншими рядками критеріїв умовним оператором «АБО»;

¾ місце копіювання відфільтрованого списку даних у полі Розташувати результат у діапазоні. Адреса місцезнаходження відфільтрованого списку даних уводиться аналогічно попереднім адресам, але це можна зробити лише у тому разі, якщо було включено індикатор Скопіювати результат в інше місце. Крім того, треба мати на увазі, що результат фільтрації не може бути скопійовано на інший робочий аркуш, оскільки він має знаходитися на одному аркуші зі списком, що фільтрується.

Стисло правила застосування Розширеного фільтра можна сформулювати таким чином: як діапазон критеріїв, так і діапазон відбору даних повинні мати рядок з іменами полів і додаткові рядки під назвами полів (додаткові рядки діапазону критеріїв слугують для визначення умов відбору записів, а діапазону відбору — для копіювання відповідних записів з діапазону даних); якщо діапазон критеріїв може знаходитися на будь-якому аркуші, то діапазон відбору — лише на тому самому аркуші, на якому розміщується діапазон з даними.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Аналіз списків	\|	Обчислення групових характеристик.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.022 сек.