• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Курс лекцій з зоології безхребетних 14 сторінка

Оперативне зберігання документів. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. З метою забезпечення схоронності справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів, а справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника організації, начальника відповідного управління (структурного підрозділу) з обов’язковим залишенням у справ завіреної копії документа.

Підготовка справ до зберігання та використання. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого зберігання повинні здаватися до архіву. Підготовка документів до передачі в архів передбачає:

· експертизу цінності документа;

· оформлення справ;

· складання описів справ;

· передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. (Зразок акту наведено нижче)

Справи постійного і тривалого зберігання підлягають такому оформленню:

підшивання в обкладинку з твердого картону

нумерацію сторінок у справі;

складання підсумкового напису;

складання у разі потреби внутрішнього опису документів;

оформлення обкладинки справи.(схема на стор.)

написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

за результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу (схема на стор.).

Найменування організації

А К Т

______№_________________

_______________________

(місце складання)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник підприємства

(підпис, розшифровка підпису)

Дата

Про виділення для знищення документів,

що підлягають зберіганню

На підставі________________________________________

(назва і вихідні дані документів

із зазначенням строків їх зберігання)

відібрано для знищення такі, що не мають науково-історичної цінності і втратили практичне значення, документи фонду №___________________(найменування фонду)

№ п/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або крайні дати справ

Номери описів (номен-клатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберіган-ня справи (тому, частини) і номери статей за переліком

При-мітка

Разом ________________________справ за ____________________роки

(цифрами, літерами)

Описи справ постійного зберігання за _______________________ роки затверджено, а справи з особового складу погоджено з ЕПК____________________________ (найменування архівної установи)

________________________________________________________________

(протокол від _________№________________________)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів

Підпис

Розшифровка підпису

Дата

СХВАЛЕНО

Протоколом ЕК від _____________№__________________

Документи в кількості _____________справ вагою__________ кг здано в

(цифрами і літерами)

________на переробку за приймально-здавальною накладною від ______№____

(найменування установи)

Найменування посади особи, яка здала документи

Дата

i. Підпис

Розшифровка підпису

Формат А 4 (210 х 297)

Код держархіву____________

Код Організації__________________

(найменування державного архіву)

(Найменування організації, найменування структурного підрозділу)

СПРАВА №__________ТОМ№______________

(заголовок справи)

(дата)

На __________аркушах

Зберігати___________________

Ф. №__________

ОП. № _______________

СПР. № ___________________

‹------------60----------------------›

Найменування організації

(найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника структурного підрозділу

Підпис розшифровка підпису

Дата

Опис №

(назва розділу)

№ п/п

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*

Примітка

До опису включено ______справ з № ______по № _________, у тому числі:

Літерні номери:

Вилучено номери:

Найменування посади укладача опису розшифровка підпису

дата

ПОГОДЖЕНО

Начальник загального відділу

Підпис, розшифровка підпису

СХВАЛЕНО

ii. Протоколом ЕК ** структурного підрозділу

______________№_____________

Передав___________справ та _______________реєстраційно-контрольних

(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)

карток до документів ***

Найменування посади підпис розшифровка підпису

особи структурного підрозділу

дата

*Графа шоста вилучається в описах справ постійного зберігання

** У разі наявності ЕК структурного підрозділу

*** Передаються разом із справами загального відділу

Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та справ з особового складу структурного підрозділу установи

Формат А 4 (210 х 297)

Питання для перевірки знань

1. Що являє собою організація роботи з документами на підприємстві.

2. Особливості централізованої та децентралізованої організації діловодства.

3. Види робіт з документами та особливості їх здійснення для різних груп документів.

4. Документообіг та вимоги, що пред’являються до його організації.

5. Документопотік та основні види документопотоків в організації.

6. Особливості взаємоз”язків документів в організації.

7. Основні принципи організації канцелярської роботи в організації.

8. Організація процесу руху документів, коротка характеристика етапів проходження документів.

9. Прийняття та попередній розгляд документів.

10. Реєстрація вхідних документів та відмітки проїх проходження та виконання.

11. Особливості обробки та реєстрації вихідних документів.

12. Схема документообігу внутрішніх документів.

13. Мета та завдання контролю за виконанням документів.

14. Номенклатура справ та особливості їх формування.

15. Зберігання документів: оперативне та архівне.

9. МЕТА, ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством

9.2.Функції ділової служби

9.3.Функції керівника діловодної служби

9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу

9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування

9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством

Відповідальність за організацію діловодства у державних установах покладається на першого керівника організації. У центральному апараті міністерств, відомств, крупних організацій діловодство ведеться загальним відділом управління справами, в організаціях середнього розміру організацією діловодства займається канцелярія, у підприємствах менших розмірів - секретар керівника організації, у підприємствах та організаціях, де обсяг роботи з діловодства невеликий, обов’язки з його ведення покладаються на працівників бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер за погодженням з керівником підприємства (організації) розподіляє обов’язки по діловодству між окремими працівниками бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер здійснює повсякденний нагляд за правильним та своєчасним складанням службових документів, виконанням основних правил переписки, підготовкою документів до доповіді керівникові організації. Він же інструктує посадових осіб про складання і оформлення документів.

У великих підприємствах, організаціях, штатним розкладом передбачається посада секретаря. До його обов’язків входять облік вхідних та вихідних документів, ведення поточних справ, забезпечення їхнього зберігання , видача різних довідок, нагляд за строками виконання документів, інформування про цю роботу керівника підприємства.

Керівник підприємства, організації повинен своєчасно розглядати отриману кореспонденцію слідкувати за правильністю і законністю складання документів, не допускати тяганини в їх оформленні, вимагати від усіх посадових осіб підприємства знання і дотримання форм документів, постійно контролювати виконання документів, забезпечувати необхідні умови для організації та механізації діловодства тощо.

Відповідальність за організацію діловодства в установі несе її керівник. Ведення діловодства здійснюється відповідно до вимог державних стандартів. Примірної інструкції та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установ. Керівник установи в межах наданих йому прав зобов'язаний:

Ø вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

Ø не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

Ø забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління

Ø всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації ділових процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

Ø здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та примірною інструкцією.

У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідках. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому закону

9.2.Функції ділової служби

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про установу і Примірної інструкції та затверджується керівником установи. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються керівником установи

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

Ø розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

Ø організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

Ø організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

Ø організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

Ø уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

Ø здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

Ø приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

Ø забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій і належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

Ø удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і персональних комп’ютерів;

Ø здійснює органіаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;

Ø організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

Ø впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

Ø завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі.

9.3.Функції керівника діловодної служби

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи. Керівник діловодної служби повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років). Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в установі, що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

Ø з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях

Ø з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

Ø із службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

Ø із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування працівників діловодної служби.

Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами. Керівник діловодної служби:

Ø контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

Ø доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

Ø вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;

Ø вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

Ø підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

Ø бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.

Керівник діловодної служби має право:

Ø залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

Ø вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

Ø повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

Ø забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами установі;

Ø виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;

Ø дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі діловодної служби.

9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу

Основним результатом роботи канцелярії (служби діловодства) є звіти, які вона подає керівництву організації, установи про потік документів. Звіти умовно можна розділити на групи: оперативні та аналітичні.

Оперативні звіти. Вони робляться щодня або щотижня. Основне їх призначення – одержати об»активну інформацію про рух документів, їх обсяг і проблеми, які виникли під час їх виконання в оперативному управлінні процесом. Призначення даного виду звітів – одержання інформації для оперативного управління організацією. Звіти готуються впродовж різних термінів – від одного дня до тижня. Основний їхній зміст – список робіт, які необхідно завершити найближчим часом. Одержувачі звітів – відповідальні виконавці й керівництво організації. Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти являють собою зведення робіт, що належать до компетенції тієї або іншої посадової особи. Зведений звіт – це список робіт, які перебувають у стадії завершення в заданий період часу (можливо розподілений на окремі частини за різноманітними ознаками). Зведені звіти надходять до керівництва підприємства або канцелярії для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надсилають безпосередньо виконавцям або контролюючим особам.

Кожен оперативний звіт може мати поділ на підпункти, в основу яких закладається фактор часу, тобто період, в який відбудеться завершення робіт. Дані про такі підпункти подаються в заголовку звіту. Типовими прикладами таких підпунктів можуть бути:

· документи, робота над якими завершується, по відповідальних виконавцях;

· зведені звіти по підрозділах організації;

· зведений звіт по контрагентах.

Аналітичні звіти слугують для аналізу загальної картини документообігу в організації. Типові періоди підготовки звітів даної групи – місяць, квартал, півріччя, рік. Аналітичні звіти містять інформацію при виконану роботу. Хоча відомі стандартні звіти, але кожна організація може складати їх за власною формою. Ці звіти слугують для планування роботи організації в майбутньому, для аналізу номенклатури справ організації, списку її контрагентів тощо. Аналітичні звіти можуть видаватися по окремих структурних підрозділах організації. Звіти повинні відображати роботу підприємства за значний проміжок часу, зокрема:

· за місяць (із зазначенням конкретного місяця року);

· за квартал (з посиланням на конкретний квартал);

· за рік (без зазначення року – поточний рік).

Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформляють і вигляді окремого видання й розповсюджують у межах організації. У зв»язку з цим до них ставляться достатньо високі вимоги щодо якості оформлення. Вони повинні мати логотипи організації, герби й іншу графічну символіку. Зразками таких звітів можуть бути: виконані документи по виконавцях, по контрагентах, по номенклатурі справ.

9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування

Організація роботи з документами у районній державній адміністрації здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується Головою районної державної адміністрації згідно з Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1853.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), керівники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів.

Організацію та методичне керівництво роботою по контролю виконання, перевірці його стану у відділах та управліннях здійснює заступник голови райдержадміністрації з організаційних питань та загальний відділ.

Виконавцями є посадові особи відповідних відділів, управлінь райдержадміністрації та підприємств, організацій району.

Оперативний контроль за строками виконання документів здійснюється загальним відділом. Контролю підлягають документи, в яких поставлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення. Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Президента України, розпоряджень голови міської держадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України.

Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови райдержадміністрації, у разі необхідності, розробляються план контролю, у якому визначаються проміжні контрольні терміни стану виконання завдань і управління, відділи та інші структурні підрозділи райдержадміністрації, які відповідають за організацію і контроль за виконанням окремих завдань; структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і контролю за виконанням у цілому. План контролю затверджується заступником голови райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків).

Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови міської та районної державних адміністрацій здійснюється шляхом:

- аналізу та узагальнення у визначенні терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;

- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

- періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях колегії, нарадах у голови райдержадміністрації або його заступників (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.

Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, надаються голові районної державної адміністрації або його заступнику (відповідно до розподілу обов'язків) не пізніше ніж у десятиденний термін, визначений актом законодавства, дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженням голови райдержадміністрації або планом контролю.

З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань, голова райдержадміністрації або його заступник (відповідно до розподілу обов'язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдання.

Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, підписується головою райдержадміністрації.

На виконання контрольних документів вищестоящих органів можуть видаватися розпорядження голови райдержадміністрації.

Відповідають за виконання розпоряджень особи, вказані у документі та у резолюціях керівників першими, або визначені відповідальними.

Усі розпорядження голови адміністрації протягом одного дня реєструються і передаються на розгляд керівнику управління, відділу, іншої служби адміністрації, а в разі їхньої відсутності – заступнику, які в резолюціях визначають конкретні доручення відповідним працівникам для організації виконання, вказують строки, підписуються в датують.

Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою контрольних папок, контрольних карток, комп'ютера.

Відповідальним за контроль працівником, розпорядження чи інший контрольний документ передається виконавцю за розпискою. В реєстраційну картку переноситься резолюція, кому і коли передано документ, відповідальний за контроль працівник стежить за своєчасним його виконанням.

На виконання розпоряджень голови райдержадміністрації, де передбачено здійснення заходів, що стосуються роботи управління, відділу чи іншої організації, при потребі, видаються накази начальниками відділів, управлінь та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації не пізніше як через 10 робочих днів після одержання.

На кожне розпорядження голови райдержадміністрації, що підлягає контролю на місцях, відповідальними працівниками заповнюється контрольна картка із зазначенням, хто, коли і яке доручення повинен виконати, вони стежать за виконанням і вимагають від безпосередніх виконавців інформацію та доповідають керівництву про стан виконання.

В разі неможливості одержання даних з органів статистики, інформація з місць не запрошується.

Інформація про виконання розпорядження голови райдержадміністрації підписується керівником відділу, управління іншої служби, а в разі їх відсутності – заступникам, і надсилається в району державну адміністрацію в зазначені строки. В інформації коротко і конкретно викладається про здійснені заходи, їхні наслідки, наявні недоліки і яка робота планується на майбутнє.

Читайте також:

1. Види лекцій
2. Викладення лекційного матеріалу
3. Всі люди є рівними перед Богом. 1 сторінка
4. Всі люди є рівними перед Богом. 2 сторінка
5. Всі люди є рівними перед Богом. 3 сторінка
6. Всі люди є рівними перед Богом. 4 сторінка
7. Всі люди є рівними перед Богом. 5 сторінка
8. Всі люди є рівними перед Богом. 6 сторінка
9. Всі люди є рівними перед Богом. 7 сторінка
10. Всі люди є рівними перед Богом. 8 сторінка
11. Всі люди є рівними перед Богом. 9 сторінка
12. Вступ................................................................................................................ 7 1 сторінка

Переглядів: 328