• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Підготовка і оформлення наказів

Найпоширенішим видом розпорядчих документів, що засто­совуються у практиці управління, є накази.

Наказ — це основний розпорядчий документ, який видає ке­рівник підприємства, організації чи установи (далі — установи) на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Створюється наказ на основі і для виконання законів, поста­нов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності кон­кретного органу.

За призначенням розрізняють:

♦ накази з основної діяльності (із загальних питань);

♦ накази із адміністративно-господарських питань;

♦ накази з особового складу.

Накази з основної діяльності поділяються на ініціативні та такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Пот­рібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих доку­ментів.

Ініціативні накази видають з питань:

1. Утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, змі­ни діяльності установи або її структурних підрозділів, створення постійно діючих та тимчасових колегіальних органів і комісій.

Наприклад:

«Наказ про створення творчого об'єднання», «Наказ про створення ліквідаційної комісії», «Наказ про зміни у складі дирекції комбінату», «Наказ про перерозподіл обов'язків ректорату»).

2. Затвердження або внесення змін до статутів, положень, структури і штатної чисельності, штатного розкладу, інструкцій, правил, планів тощо. Це нормативні накази, які мають, зазвичай, загальний і безособовий характер, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників; ними вста­новлюються також певні правила функціонування.

Наприклад:

«Наказ про внесення змін до статуту університету», «Наказ про внесення змін у штатний розклад», «Наказ про затвердження номенклатури справ»).

3. Надання посадовим і службовим особам організації певних прав і повноважень.

Наприклад:

«Про надання першому проректору права підпису документів», «Про надання повноважень головному бухгалтеру», «Про покладення на секретаря відповідальності за стан ведення кадрової документації»

4. Скасування попередніх наказів з основної діяльності уста­нови у зв'язку із завершенням терміну їх дії, звільненням або пе­реведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо.

Основні реквізити ініціативного наказу такі:

♦ назва організації;

♦ назва виду документа;

♦ реєстраційний номер документа;

♦ дата документа;

♦ місце складання або видання документа;

♦ реєстраційний номер;

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст;

♦ підпис керівника організації;

♦ відбиток печатки (в разі необхідності);

♦ візи погодження документа (проставляються у проекті доку­мента);

♦ запис про державну реєстрацію^ разі необхідності). Підставами для видання наказів, що створюються на вико­нання розпоряджень вищих органів, можуть бути:

♦ положення Конституції і законів України, постанови та інші акти Верховної Ради України й Верховної Ради Автономної Республіки Крим;

♦ укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України та Ради мініс­трів Автономної Республіки Крим;

♦ постанови і рішення інших вищих органів державної влади і державного управління;

♦ конкретні доручення організацій вищого рівня;

♦ провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання організацією покладених на неї завдань і функцій;

♦ потреба у правовому регулюванні діяльності.

Усі розпорядчі документи (постанови, рішення, доручення то­що), які надходять до певної організації від установи вищого рівня, доводяться до підвідомчих підприємств, що належать до сфери уп­равління організації, шляхом видання наказів.

Накази з адміністративно-господарських питань видають у то­му разі, коли такі питання потребують правового регулювання.

Наприклад:

«Наказ про встановлення порядку користування службовими ав­томобілями»,

«Наказ про створення робочої групи для підготовки до ев'ятку-вання річниці»,

«Наказ про розподіл коштів за виконання спеціального завдання», «Про призначення чергових у вихідні дні».

У цілому порядок підготовки наказів з адміністративно-госпо­дарських питань с аналогічним до наказів з основної діяльності. Відмінності можуть полягати лише в строках зберігання і, відпо­відно, у вимогах до формування наказів у справи.

Накази з особового складу поділяють на такі види:

♦ накази про прийняття на роботу (призначення на посаду);

♦ накази про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);

♦ накази про звільнення (припинення трудового договору);

♦ накази про сумісництво;

♦ накази про зміну прізвищ;

♦ накази про заохочення (нагородження, преміювання);

♦ накази про накладення дисциплінарного стягнення;

♦ накази про надання матеріальної допомоги;

♦ накази про надання відпусток;

♦ накази про відрядження.

Порядок підготовки наказів з особового складу відрізняється від порядку підготовки наказів з основної діяльності та з адмініс­тративно-господарських питань, й буде розглянуто окремо.

Специфіка оформлення цього виду наказу полягає в його індекса­ції, складанні заголовків, формулюванні текстів та оформленні відмі­ток про наявність документів, що є підставами для його видання.

За авторством накази можуть бути поділені на індивідуальні та спільні.

Індивідуальний наказ — це такий вид наказу, автором якого є якась одна організація.

Спільним наказом є наказ, виданий кількома організаціями од­ного рівня.

Оформлюють накази на загальних бланках або на спеціально розробленому в установі бланку наказу як з кутовим, так і з поз­довжнім (центрованим) розташуванням постійних реквізитів.

Вимоги до тексту наказів

Текст наказу, як вже зазначалось, обов'язково повинен мати заголовок, який починається з прийменника «Про». Наприклад:

«Про затвердження...»,

«Про надання...»,

«Про продовження роботи...».

Складається текст наказу, як і будь-якого розпорядчого доку­мента, з констатуючої і розпорядчої (революційної) частин. Констатуюча частина тексту наказу містить такі елементи:

♦ вступ (вказується причина видання наказу);

♦ доведення (переказуються головні факти);

♦ висновок (викладається мета видання наказу).

Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпо­рядчій частині. Вона може обмежуватися однією-двома фразами. Починається констатуюча частина словосполученнями:

У зв'язку.... Згідно із.... Відповідно до.... Для виконання... З метою....

У констатуючій частині наказу автори можуть вказувати під­ставу, обґрунтування або мету складання документа, наприклад:

З метою реалізації Постанови Верховної Ради України від....

У тексті документа, підготовленого на підставі документів ін­ших установ або раніше виданих документів, вказують їхні рекві­зити: назви документів, найменування організацій — авторів доку­ментів, реєстраційні номери документів, заголовки до їх текстів.

Наприклад:

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від

19 березня 2009 р. № 17 « Про впорядкування застосування...»

Викладання тексту розпорядчої частини наказу організацій, які діють на принципах єдиноначальності, повинне йти від пер­шої особи у формі однини.

Текст розпорядчої частини починається словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами на окремому рядку; після нього ставиться двокрапка.

Розпорядча частина наказу може бути поділена на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У розпорядчій частині пе­редбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх ви­конання осіб, терміни виконання.

Якщо в пункті наказу міститься кілька заходів, різних за ха­рактером, то кожен виділяється в підпункт.

Кожний підпункт починається на окремому рядку з абзацу. (1.1. 1.2.)

Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт починають із зазначенням посади і прізвища виконавця у давальному відмінку. Ініціал(и) у тексті наказу став­лять після прізвища, наприклад:

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити зведену номенклатуру справ установи.

2. Завідуючій канцелярією Федоренко Т. М. організувати за­няття з менеджерами структурних підрозділів...

Особу чи осіб, яким доручається контроль за виконанням на­казу, зазвичай, зазначають в останньому пункті розпорядчої час­тини наказу.

Строк виконання наказу має бути реальним. Необхідно також враховувати час на доведення вміщеної інформації до конкрет­них виконавців.

Структура розпорядчої частини наказу залежить від обсягу і змісту наказу.

Візи виконавця та інших службових осіб потрібно розташову­вати нижче від підпису керівника.

Оформляють їх, наприклад, у такий спосіб:

Проект наказу внесено:

1. Директор департаменту_Ю.І.Юхименко

(підпис)

Проект наказу погоджено:

1. Фінансовий директор_____Р.М.Столярова

(підпис)

2. Головний технолог____В.С.Степанов

(підпис)

3. Юрисконсульт__О.Н.Яресько

(підпис)

4. Начальник відділу кадрів_І.А.Мащенко

(підпис)

Підписує наказ перший керівник установи. Право підпису на­казу він може надавати своєму заступнику, а також іншим поса­довим особам у межах їх компетенції.

Особлива увага має приділятися доведенню наказу до відома ви­конавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накла­данню стягнень.

У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулюван­ня компетентним органом.

Відміна наказу стосується тільки майбутнього; анулювання на­казу скасовує як майбутні, так і поточні юридичні наслідки.

Читайте також:

1. I підготовка їх до завантаження у повітряні судна
2. IV. Оформлення скарги
3. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
4. Банк приймає до оплати вимога-доручення від платника протягом 20 календарних днів із дати оформлення його одержувачем.
5. БЕЗПОСЕРЕДНЯ ПІДГОТОВКА ХВОРОГО ДО ОПЕРАЦІЇ
6. Бюджетний розпис. Порядок внесення та оформлення змін до розпису.
7. Вантажна митна декларація як основний документ при здійсненні митного оформлення вантажів
8. Вибір теми, об'єкта дослідження та оформлення завдання на виконання дипломної роботи
9. Виготовлення та оформлення проектної документації
10. Виготовлення та оформлення технічної документації
11. Види бойових документів і вимоги до їх оформлення
12. Види бойових документів і вимоги до їх оформлення

Переглядів: 1418