У природничо-наукових музеях сировинні матеріали реєструються в книзі обліку сировинних наукових матеріалів.

Державний облік музейних фондів передбачає два етапи, що відбивають ступінь вивченості музейних предметів: первинна реєстрація предметів, що надійшли в музей, і інвентаризація, тобто наукова реєстрація музейних предметів.

Облік музейним фондів

Отже, процес комплектування фондів можна розділити на наступні взаємозалежні етапи.

1. Спочатку розробляється наукова концепція комплектування фондів музею, у якій утримується оцінка структури і змісту вже наявного музейного фонду, обґрунтування спрямованості і характеру комплектування або поповнення колекцій, визначення критеріїв добору матеріалів у фонди з урахуванням мети і задач, що стоять перед музеєм.

2. Далі складається план комплектування з позначенням конкретних тем, кожна з яких має свої об'єкти, способи і форми комплектування, проводиться експертне опитування фахівців.

3. Наступним етапом є підготовка до роботі, щодо збору, у ході якої вивчаються необхідна по темі література, архівні фонди, аналізуються колекції інших музеїв, проводяться консультації з фахівцями в області профільних дисциплін, складаються плани збору по конкретній темі.

4. Потім починається власне робота, щодо збору - вивчається оточуючу середовище, ведеться виявлення і збір предметів музейного значення на постійних об'єктах комплектування або в ході відряджень і експедицій, складається необхідна польова документація.

5. Нарешті, предмети музейного значення разом із супутньою документацією і звітами пред'являються фондово-закупівельній комісії, рішенням якої вони включаються у фонди музею тобто приймаються на постійне збереження.

Облік музейних фондів є одним з основних напрямків фондової роботи. Його ціль складається в юридичній охороні музейних фондів і прав музею на дані, отримані в результаті вивчення музейних предметів і колекцій. Облік фондів являє собою безперервний процес, оскільки фонди музею постійно поповнюються, ведеться контроль за рухом предметів і за їхнім станом. Порядок обліку, збереження і наукової обробки музейних предметів регулюється нормативними документами Міністерства культури.

У процесі обліку музейних фондів складається за установленими формами облікова документація,

У ній утримуються дані про окремі предмети і групи предметів, про порядок їхнього надходження в музей і в різні фондові підрозділи. Більшість з документів мають юридичну чинність, підлягають реєстрації і вічному збереженню. Це акти прийому, акти видачі, книги надходжень, книги наукової інвентаризації.

Юридичне оформлення приналежності предметів музеєві і прав музею на ці предмети починається з акта прийому предметів на постійне збереження. Цей документ складається не менш чим у трьох екземплярах, підписується головним хоронителем (завідувачем фондами), особою, що зберігала предмети до рішення фондово-закупівельній комісії, і особою, що прийняла їх на матеріальне збереження. Акт затверджується директором музею і скріплюється печаткою музею. Прийом предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів, орденів і медалей, а також зброї визначається особливими нормативними документами.

Перш ніж надійти у відповідний фондовий підрозділ, предмети проходять первинну реєстрацію, що остаточно закріплює їхня приналежність даному музеєві. Вони вносяться в книгу надходжень музейних предметів (основного фонду) або в книгу обліку науково-допоміжних матеріалів за формою, визначеною інструкцією.

Предмети, що надійшли в музей на тимчасове збереження, вносяться в книгу надходжень у тимчасове користування. Повертаються вони по акті, що складається за розпорядженням директора і підписується головним хоронителем, завідувачем фондовим підрозділом, що зберігав предмет, і особою, що тимчасово прийняло його на матеріально відповідальне збереження.

Ціль книг надходжень як державного документа охоронного порядку — зареєструвати предмет під визначеним номером і дати короткий його опис, що виключає підміну предмета, а у випадку втрати або крадіжки полегшуючий його розшук. Порядковий номер по книзі надходжень (КП), привласнений даному предметові, одночасно проставляється в акті його прийому до музею, а також на самому предметі разом із шифром музею, наприклад: ГИМ, КП-112408. При одночасному надходженні великої кількості однорідних предметів (нумізматична колекція, фотоматеріали й ін.) допускається їхній груповий запис у книзі надходжень при наявності колекційного або польового опису. У цьому випадку кількість предметів, що надійшли, відбиває у відповідних порядкових номерах книги надходжень (наприклад, КП-1760-1870) або фіксується дробовими порядковими номерами (наприклад, КП-1760/1-ПО). Однак унікальні матеріали завжди записуються індивідуально. Груповий запис предметів з дорогоцінних матеріалів і дорогоцінних каменів також забороняється.

Таким чином, поняття одиниця обліку й одиниця збереження, можуть позначати як окремий музейний предмет, так і групу предметів (колекцію, комплект), якщо вони зареєстровані в облікових документах під одним номером.

Реєстрація в книзі надходжень музейних предметів виробляється з урахуванням усіх зведень, зафіксованих в актах прийому і польової документації. Опис предмета робиться на основі результатів його атрибуції, отриманих до моменту його первинної реєстрації. Унікальні предмети в обов'язковому порядку фотографуються. У книзі надходжень фіксуються також дані про час, джерело, спосіб надходження предмета, його схоронності, вартості (при покупці), супровідних документах. Проставляється номер акта, дата запису.

Книга надходжень, як документ охоронного порядку, до заповнення оформляється відповідним чином: аркуші пронумеровуються, прошнуровуються, книга підписується й опечатується печаткою вищої інстанції. Усі записи робляться чітко, розбірливо, без підчищень, а їхнє виправлення допускається лише в крайніх випадках, при цьому старі і нові записи повинні чітко читатися. Незначні виправлення завіряються спеціальним записом у примітках книги за підписами директора і головного хоронителя, завідувача відділом обліку, хоронителя предмета. Підписи скріплюються печаткою музею. Всі істотні виправлення в книзі надходжень (атрибуція, схоронність, розмір, матеріал і т.п.) робляться тільки на підставі спеціальних актів, підписаних директором або його заступником по науковій праці, головним хоронителем, завідувачем фондовим підрозділом, і завіряються відповідальним за первинний облік особою.

Юридичні документи первинного обліку ретельно зберігаються; доступ до них має обмежене коло осіб. Тому вже на стадії первинного обліку створюється система картотек - карткових, а в останні роки й електронних. Особливо необхідна облікова картотека, що виконує інформаційну функцію книги надходжень. Складові її картки ідентичні по змісту записам у книзі надходжень і розташовані в порядку її номерів. На тимчасові надходження також складається картотека, систематизована по джерелах надходження.

Після реєстрації в книгах надходжень предмети передаються у фондові підрозділи хоронителям по актах на матеріально-відповідальне збереження (див. Додаток № 5). При цьому музейні предмети, на відміну від науково-допоміжних матеріалів, проходять другий етап обліку - інвентаризацію, що являє собою основну форму вивчення, опису і наукового визначення предметів основного фонду. Здійснюється вона за допомогою книг наукової інвентаризації - наукових інвентарів. Будучи юридичними документами, вони оформляються так само, як і книги надходжень.

Запис у науковий інвентар робиться тільки предметно і відповідно до встановленої інструкції формою (див. Додаток № 6, 6-А). Вона ґрунтується на подальшої, більш глибокій роботі фахівця з визначення музейного предмета. У науковому інвентарі дається точне найменування предмета, його докладний опис з переліком усіх наявних клейм, монограм, підписів і написів. Вносяться дані про автора, місце і час створення і побутування, історії предмета, що стосуються його публікаціях, матеріалі і техніку виготовлення, розмірі і вазі (для предметів з дорогоцінних металів і каменів), ступеня схоронності. У відповідних графах вказуються облікові позначення, старі облікові позначення (якщо вони маються), номера фотонегативів (якщо предмет сфотографований), дані про джерело і спосіб надходження, ціні й ін.

Музейні предмети при інвентаризації систематизуються у відповідності зі структурою (будовою) основного фонду. Тому кожен фондовий підрозділ звичайно має кілька наукових інвентарів, відповідно до прийнятого в ньому класифікацією по групах музейних предметів. Наприклад, у підрозділі образотворчих джерел здобутків живопису, графіки, скульптури будуть вноситися в різні книги. Кожна з них має своє позначення, що дозволяє визначити приналежність книги і заінвентаризованого в ній предмета до конкретного фондового підрозділу і групи, утвореної усередині нього. Приналежність до підрозділу образотворчих джерел може позначатися буквою И, а до групи скульптури - буквою С.

Кожен предмет, записаний у науковому інвентарі, одержує свій номер, що проставляється на ньому й у книзі надходжень. Таким чином, музейний предмет у підсумку знаходить два номери: по книзі надходжень і по науковому інвентарі. Його повне облікове позначення може виглядати, наприклад, так:

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Комплектування фондів музею	\|	Методи побудови експозицій

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.031 сек.