Моніторинг інноваційного проекту

Моніторинг інноваційного проекту — це процес спостереження за ходом його виконання і використанням ресурсів, попередження можливих відхилень від запланованих результатів, а також: внесення змін для коригування цих відхилень.

Система моніторингу інноваційних проектів містить три основних елементи: технічні й якісні характеристики проекту; терміни його виконання; використання кошторису витрат на нього. Ці елементи тісно пов'язані між собою. Технічні й якісні характеристики проекту слід визначати у межах запланованих витрат й у встановлені календарним планом терміни. Усі три основні елементи виконання проекту мають відстежуватися й контролюватися одночасно.

Іншими словами, моніторинг проекту може бути визначений як постійний і структурований процес спостереження й контролю, спрямований на перевірку просування робіт, а також на виконання коригувальних дій. Завдану його полягають у тому, щоб отримати фактичні дані про хід виконання проекту, порівняти їх з плановими характеристиками і виявити відхилення. Сам процес складається з таких етапів: безпосереднє спостереження за виконанням проекту й отримання фактичних даних, їх аналіз; порівняння досягнутих результатів із запланованими і виявлення відхилень; прогнозування наслідків ситуації, яка склалася; коригувальні дії.

Оцінка відхилень від запланованих параметрів — завдання складне. Воно включає: визначення моменту, коли хід виконання проекту починає порушувати заплановані параметри; встановлення того, чи виходять ці порушення за межі припустимих норм; аналіз причин відхилень. Моніторинг будь-якого інноваційного проекту ґрунтується на кількох вирішальних припущеннях, покладених в основу будь-якої системи відстеження й контролю. Вони базуються на тому, що передбачається можливість оцінки менеджером проекту ступеня його виконання та існування особистої відповідальності за це. Береться до уваги також те, наскільки є сенс витрачати час на відстежування й контроль за відхиленнями, можливості своєчасного їх виявлення і внесення відповідних поправок.

Керівник проекту, одержавши дані про відхилення від запланованих параметрів за межі припустимих норм, повинен вплинути на ситуацію, що склалася, та внести відповідні зміни.

Залежно від необхідної точності й особливостей об'єкту моніторингу розрізняють такі технології оцінки виконання проекту. Метод простого контролю, оскільки він відстежує лише моменти завершення детальних завдань, і вважається, що роботу виконано з отриманням кінцевого результату. Метод «50-50» надає можливість врахування деякого проміжного результату для незавершених робіт. Ступінь завершеності визначається тоді, коли на роботу витрачено 50 % бюджету. Інші методи контролю застосовуються для проектів з тривалими термінами проведення. При цьому заздалегідь визначаються окремі точки чи етапи робіт, які слід вважати певними ступенями завершеності проекту в цілому.

Одним із найважливіших чинників, що визначають ефективність і результативність проекту в цілому, є досягнення всіх технічних і якісних його характеристик, встановлених в технічному завданні на його виконання. Моніторинг інноваційного проекту в цьому напрямі полягає в комплексі управлінських, технічних та технологічних заходів щодо перевірки виконання поставлених технічних завдань, аналізу отриманих результатів і внесення коригувальних дій на усунення знайдених відхилень від запланованих техніко-економічних показників.

До завдань моніторингу входить систематичний контроль за технічними характеристиками інноваційного проекту, порівняння фактичного стану з заданими значеннями. Основною умовою цього є наявність чіткої мети, вимог, параметрів інновацій, які визначено в кількісних показниках, і організація надходження відповідної інформації про хід їх виконання до менеджера проекту.

Моніторинг термінів виконання проектів.Відповідно до загальновизнаного принципу керування інноваційними проектами вважається, що ефективне керування термінами робіт є ключем до успіху проекту взагалі. Там, де терміни виконання проекту надто затягуються, існує вірогідність значного збільшення витрат і виникнення серйозних проблем із якістю роботи. Раніше вже було відзначено, що вихідні точки спостереження й контролю інноваційних проектів закладаються ще на етапі планування останніх. Тому в усіх основних методах керування роботами з проектів основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка. Перевіряється виконання завдань технічного характеру в терміни, передбачені в календарному плані. Інформація про хід робіт порівнюється з графіком, аби визначити можливі відхилення від календарного плану. Задля цього можуть використовуватися будь-які методи і схеми. Велику користь у цьому разі можуть принести мережні графіки й діаграми, оскільки вони вказують гранично припустимі значення, які можна прийняти, не вносячи змін до плану проекту. У разі затримки якихось робіт проводиться аналіз відхилень, визначаються їхні причини й розглядаються різні варіанти входження в графік робіт. Варіанти заходів коригування відхилення, що виникло, необхідно оцінити з погляду технічної, організаційної й інших можливостей їхнього здійснення. Якщо причиною є те, що заплановані терміни порушено або зірвано, все зводиться до їхньої зміни. Якщо за допомогою діаграм технічних та якісних характеристик проекту і показників витрат виявляється, що вони не виходять за межі запланованих, а терміни виконання порушено, виникає достатня підстава для висновку, що заплановані терміни були нереальними, і необхідно їх змінити. Якщо ж причиною є неправильне формулювання технічної мети проекту або невірно обрано методи його виконання і т. ін., потрібен ретельний аналіз і пошук інших шляхів і методів вирішення проблеми. Варто зважати на те, що часто-густо причини відхилень термінів виконання проектів є багатофакторними й поєднують у собі зовнішні й внутрішні аспекти діяльності організації — виконавця проекту. Причинами змін у змісті робіт інноваційного проекту можуть бути: зміни на ринку; дії конкурентів; технологічні зміни; зміни у цінах і доступності ресурсів; економічна нестабільність; похибки у планах і оцінках; похибки у виборі методів, інструментів, організаційної структури і стандартів; зміни в контрактах і специфікаціях; затримки поставок або поставки низької якості; вплив інших проектів чи одночасно виконуваних інших робіт або програм.

Моніторинг вартісних показниківпроекту полягає у постійному порівнянні фактичних витрат з плановими (кошторисом витрат) і контролю за ними. Основними його завданнями є: одержання точних підтверджених оцінок витрат, розподіл їх за термінами виконання проекту, своєчасність звітності з витрат; виявлення помилкових витрат. Це дає можливість керівникові проекту підготувати звіт про фінансовий стан проекту, прогнозувати витрати на найближче майбутнє і виявити можливі проблеми.

Порівняння фактичних витрат з кошторисом ведеться за заздалегідь встановленими контрольними точками й надає змогу визначити, чи все йде так, як намічено. Якщо встановлюється, що кошти витрачаються без відхилень, виконання наступних робіт здійснюється відповідно до плану. При вставленні невідповідності фактичних витрат плановим необхідно знайти причину розбіжностей і вжити заходів щодо їх усунення, з одночасним урахуванням інших складових проекту.

Часом необхідно оцінити рівень завершеності проекту. Метод його оцінювання нагадує підхід до спостереження рівня витрат. Визначається, яку частину (у відсотках) проекту завершено у відповідних контрольних точках, скажімо, у місячні інтервали. Крім того, використовується графічне уявлення запланованого й фактичного технічного рівня виконання проекту.

Згадані нами питання системи моніторингу свідчать про неподільний зв'язок між плануванням інноваційного проекту та функціями спостереження і контролю за його виконанням. Більше того, вони підтверджують думку, що планування проекту і його моніторинг — важливі істотні елементи єдиного процесу забезпечення результативності проекту.

Слід підкреслити, що ключовий елемент успіху здійснення моніторингу полягає у його організації таким чином, аби забезпечити результативність проекту, а також роботи фахівців. Один із шляхів досягнення цього полягає в передачі відповідальності за керування проектом та інструментів його реалізації керівникам проектів.

Контроль технічних параметрів і якості, термінів виконання й вартості проекту вимагає від керівника детального й точного знання перебігу виконання робіт із проекту. Джерелами необхідної інформації є відповідні звіти й наради (збори).

Завершення проекту можливе після виконання всіх робіт із нього або внаслідок прийняття рішення про припинення роботи з незавершеного проекту.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
	\|	ЛЕКЦІЯ 10. ФІНАНСУВАННЯ ІННОВАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.015 сек.