• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Особистого прийому громадян

ЖУРНАЛ

ТОМ №

СПРАВА №

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок справи)

„___”____________________20__рік

„___”____________________20__рік

(крайні дати документа)

На _________________ аркушах

Зберігати __________ ст.. Переліку

При заведенні справи на обкладинці вказуються:

- гриф конфіденційності;

- назва підприємства;

- назва структурного підрозділу;

- індекс (номер) справи;

- заголовок справи;

- рік початку справи на обкладинках справ з планами та звітами (замість крайніх дат документів у справі);

- термін зберігання та номера статей відповідно до переліку документів із зазначенням термінів зберігання.

Ці записи проставляються на обкладинках облікових журналів, крім того проставляються дані щодо кількості аркушів у журналі.

При закритті справи на обкладинці проставляються:

- крайні дати документів в справі, які повинні відповідати датам видання (підписання, затвердження) або надходження самого раннього та самого пізнього документів, не залежно від розташування цих документів у справі;

- кількість аркушів (без листів опису документів справи)ю

Крім того, при закритті справи уточнюються заголовок та термін зберігання справи із занесенням змін на обкладинку справи та до номенклатури справ.

Написи на обкладинках повинні бути чіткими.

Перед заведенням кожної конфіденційної справи будь-якого терміну зберігання до нього підшивається приблизна необхідна кількість аркушів опису документів справи, який має наступну форму:

ОПИС ДОКУМЕТІВ

СПРАВА № _____ ТОМ № ______

За 20____ рік

_____ _______________________________

(підпис І.П.П. особи, що склала опис, дата)

Дані про документ заносяться до опису в момент підшивки документів. При заведенні справи на внутрішню сторону обкладинці переносяться з номенклатури ініціали та прізвища осіб, яким надано право користуватися справою. Список завіряється підпису працівника підрозділу конфіденційного діловодства. Одночасно заводиться картка обліку видачі справи, яка має наступну форму:

КАРТКА ОБЛІКУ ВИДАЧІ СПРАВИ

(індекс та гриф конфіденційності справи, номер тому, заголовок справи)

_____________________________________________________________________________

Картка розміщується в паперовому кармані, який приклеєний до внутрішньої обкладинки справи.

Аркуші справи нумеруються. Листи опису документів справи нумеруються окремо наявності заповнення кожного аркушу, чисті аркуші не нумеруються. Нумерація аркушів справи здійснюється при підшивці документів арабськими цифрами у правому верхньому кутку аркушу. Якщо справа має кілька томів, нумерація здійснюється по кожному тому окремо.

При вилученні документів із справ стара нумерація аркушів зберігається.

При нумерації аркушів необхідно слідкувати за її правильністю. Але якщо аркуш не був пронумерований або один номер повторюється на декількох листах, то дозволяється проставляти літерні номери, наприклад 12, 12а, 12б тощо, які оговорюються у запису завірення.

При закритті справи на окремому чистому аркуші складається запис завірення за наступною формою:

ЗАПИС ЗАВІРЕННЯ СПРАВИ № _______ ТОМ № ______________

В справі підшито та опечатано печаткою № ____________ __________

аркушів + ___________ аркушів опису документів справ

Аркуші № № _______________ літерні

На аркушах № № ___________ наклеєно _______________________________

Документів за уч. № № _____________________________________________

___________________________________________________

(підпис, І.П.П. особи, що оформив завірену підпис, дата)

При незаповненні яких-небудь позицій завіреного надпису у них робиться прочерк. Незаповнені листи опису документів справи не враховуються.

Листи кожного тому при закритті тому перевіряються, прошиваються товстою ниткою в 4 проколи та опечатуються або пломбуються таким чином, щоб захватити два кінця нитки. Справи можуть переплетатися, в цьому випадку їх опечатування не здійснюється.

Тема 10. Організація діловодства зі зверненнями громадян

10.1. Вимоги до організації діловодства зі зверненнями громадян

До організації діловодства зі зверненнями громадян висуваються певні вимоги. До цих вимог відносять:

- діловодство зі зверненнями громадян повинно вестися окремо від загального діловодства;

- діловодство зі зверненнями громадян в установах, організаціях на підприємствах незалежно від форм власності повинно відповідати вимогам чинного законодавства.

Основними нормативно-правовими актами, які регулюють ведення діловодства зі зверненнями громадян в установах є:

1. Закон України „Про звернення громадян” № 393/96-ВР від 02.10.1996 року, який регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією права вносити пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки, оскаржувати дії посадових осіб. Закон Забезпечує громадян України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади та місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав та законних інтересів та відновлення їх у разі порушення.

2. Указ Президента України „Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення” № 241/97 від 19.03.1997 року.

3. Указ Президента України „Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення” № 700/2002 від 13.08.2002 року.

4. Постанова Кабінету Міністрів України № 348 від 14.04.1997 року „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об′єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”.

Крім вище зазначених нормативно-правових актів, в установах можуть бути розроблені інші методичні та інструктивні документи, які регулюють організацію та ведення діловодства зі зверненнями громадян.

10.2. Поняття про пропозицію, заяву, скаргу

У відповідності до Закону України “Про звернення громадян”, під зверненням необхідно розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) – звернення громадян з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

На відміну від пропозицій, заяви не розкривають шляхи та засоби вирішення встановленого завдання, а лише формулюють його. Заяви частіше за все вміщують прохання особистого характеру.

Заява подається і тоді, коли громадянин (група громадян) мають за мету повідомити про ті, чи інші недоліки в роботі підприємства, установи, організації, навіть в тому разі, коли ці недоліки безпосередньо не відносяться до його особистих прав чи інтересів, які оберігаються законом.

Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями чи бездіяльністю, рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

На відміну від пропозицій і заяв, скарга подається в разі порушення яких-небудь прав чи інтересів громадян, які встановлені та закріплені законодавством, а також інших особистих інтересів громадян, які не суперечать суспільним.

10.3. Право на звернення з пропозиціями, заявами, скаргами

Правом на звернення з пропозиціями, заявами та скаргами наділені громадяни України, а також не громадяни України, які відповідно до чинного законодавства знаходяться на території України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Відповідно до законодавства звернення надаються в ті органи, установи, організації або тим посадовим особам, до яких відноситься безпосереднє вирішення питання, яке підняте. Скарги подаються до тих органів або до тих посадових осіб, яким безпосередньо підпорядковані державні органи чи посадові особи, дії яких оскаржуються.

Також громадяни звертаються зі своїми пропозиціями, заявами та скаргами до народних депутатів України і депутатів місцевих рад.

Депутати відповідно до статусу народних депутатів, в свою чергу, по виникненим питанням звертаються до організацій, установ, підприємств. Депутат може здійснювати контроль над розглядом направлених їм звернень в державні органи та підприємства, приймати особисту участь в розгляді вище зазначених звернень громадян.

10.4. Порядок подачі звернень

На підставі Закону України “Про звернення громадян” особа, яка звернулася з пропозицією, заявою, скаргою (далі – звернення), повинна вказати своє прізвище, ім’я, по батькові, а також дані про місце проживання, роботи, навчання. Звернення, яке не вміщує в собі такі відомості, вважаються анонімними та розгляду не підлягають.

Звернення може бути усним (викладено громадянином та записане посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або передане громадянином особисто або через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Також, може бути подана скарга в інтересах громадянина іншою особою, колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені згідно із чинним законодавством.

10.5. Ведення діловодства за зверненнями громадян

Порядок роботи зі зверненнями громадян регламентує “Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднання громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348. На підставі даної Інструкції діловодство зі зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства та покладається на спеціально призначених посадових осіб.

Відповідальність за стан діловодства зі зверненнями громадян покладається на керівників організацій особисто.

Діловодство зі зверненнями громадян ведеться окремо від загального діловодства. Організація роботи щодо ведення діловодства з питань розгляду звернень громадян покладається на діловодну службу установи (канцелярія, загальний відділ, управління справами тощо) або на працівників, на яких покладено обов’язки з ведення діловодства за зверненнями громадян, про що зазначається у їхній посадовій інструкції.

Працівник, який за своїми службовими обов’язками забезпечує ведення діловодства зі зверненнями громадян, при оформленні на відповідну посаду повинен бути ознайомлений під розпис із документами, що його регламентують.

При звільненні такого працівника, а також на час його відпустки, хвороби, відрядження тощо, всі звернення, які знаходяться на розгляді, передаються для виконання особі, яка його заміщує.

10.6. Особливості реєстрації звернень

Усі пропозиції, заяви та скарги приймаються централізовано та реєструються в день їх отримання. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з письмовим зверненням. Реєстрація здійснюється на реєстраційно-контрольних картках чи у журналах встановленого зразка, а також за допомогою автоматизованої реєстрації з використанням персональних комп’ютерів. При цьому ведеться облік особистого прийому громадян на картках чи в журналах встановленої форми.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян, наданих на особистому прийомі.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на РКК, придатних для обробки на персональних комп’ютерах.

Реєстраційно-контрольна картка реєстрації пропозицій, заяв та скарг має наступну форму:

Реєстраційно-контрольна картка

(Лицьовий бік)

(Зворотний бік)

Хід виконання

Журнал реєстрації пропозицій, заяв та скарг громадян має наступну форму:

реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

Журнал/картка реєстрації пропозицій, заяв та скарг, наданих на особистому прийомі громадян має наступну форму та графи:

КАРТКА/ЖУРНАЛ

обліку особистого прийому громадян

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян та картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться відповідно до вказівок по їх заповненню, які наведені нижче.

ВКАЗІВКИ

щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку

Реєстраційно-контрольна картка

(Лицьовий бік)

(Зворотний бік)

Хід виконання

Читайте також:

1. Адаптація законодавства України до законодавства ЄС - один із важливих інструментів створення в Україні нової правової системи та громадянського суспільства
2. Адаптація законодавства України до законодавства ЄС - один із важливих інструментів створення в Україні нової правової системи та громадянського суспільства
3. Адміністративно-правовий статус іноземців та осіб без громадянства.
4. Адміністративно-правовий статус об'єднань громадян
5. Аномалії особистого розвитку підлітків
6. Атрибути громадянського суспільства
7. Безгромадянство.
8. Безоплатна передача земельних ділянок у власність громадян
9. В «Листах про віротерпимість» він твердить, що держава не повинна втручатися в релігійні переконання своїх громадян, вимагаючи від них лише виконання громадянських обов'язків.
10. Ввезення громадянами транспортних засобів із метою транзиту через територію України
11. Ведення діловодства за зверненнями громадян
12. Взаємодія органів публічної влади з об’єднаннями громадян

Переглядів: 1347