Створення та застосування користуватського порядку сортування

Виключення з сортування рядка заголовка

Перш ніж сортувати перелік Excel завжди продивляється рядок у верхній частині області сортування.

Якщо перший рядок відрізняється від другого за типом даних, шрифтом, підкреслюванням вирівнюванням або регістром літер, то він вважає, що перший рядок містить заголовки. Якщо перші рядки ідентичні за цими аспектами, то Excel перевіряє другий та третій рядок, якщо вони різні, то він вважає, що два перших рядка містять заголовки.

Якщо Excel знаходить рядок із заголовками, то у вікні Сортування діапазону у групі перемикачів Ідентифікувати поля за всановлюється перемикач Підписами (перший рядок діапазону),рядки, що містять заголовки виключаються із сортування (перелік сортується без переміщення рядка заголовка).

Якщо потрібно відсортувати перелік не за порядком абетки, то можна задати користуватський порядок сортування. В Excel вже визначені у якості користуватського порядку дні тижня, місяці року.

Для того, щоб задати користуватський порядок сортування потрібно:

1 Обрати команду Сервіс / Параметри та у вікні діалогу оберіть вкладенку Переліки.

2 У переліку Переліки оберіть Новий перелік;

3 В області Елементи переліку цього вікна введіть елементи переліку у порядку, який треба використовувати під час сортування, розміщуючи кожен новий елемент з нового рядка або відокремлюючи їх комою.

4 Натисніть ОК.

Щоб видалити користуватський порядок сортування оберіть його на вкладинці Переліки та натисніть кнопку Видалити.

Щоб застосувати створений порядок оберіть Дані / Сортування кнопку Параметри, розкрийте перелік Порядок сортування за першим ключем та оберіть потрібний порядок.

9.5 Використання фільтрів для аналізу переліків

Відфільтрувати перелік означає сховати всі рядки за винятком тих, що задовольняють критеріям відбору. Excel пропонує для цього дві команди: Автофільтр для простих умов відбору та Розширений фільтр – для складних.

Команда Автофільтр

Активізуйте будь-яку комірку переліку, оберіть Дані / Фільтр / Автофільтр – біля кожного заголовку переліку з’явиться кнопка із стрілкою, тобто комірки, що містять заголовки стовбців перетворяться на переліки, що розкриваються. Ці переліки значень, які можна застосовувати для завдання умов відбору.

Якщо обрати Перші 10, з’явиться вікно Накладання умови за переліком. Це вікно має три переліки, що розкриваються: перший для завдання кількості рядків, що будуть відібрані; другий – завдання найбільших або найменших значень; останнє – для вибору елементів переліку, або відсотків від кількості елементів.

За допомогою автофільтра можна сховати записи, що містять порожні комірки у обраному стовпчику, або навпаки – вивести на екран тільки їх.

Застосування користуватського автофільтру

За допомогою користуватського автофільтру можна задати умови відбору із використанням будь-яких операторів порівняння.

Відкрийте перелік автофільтру стовпця, що вас цікавить та оберіть елемент Умова. З’явиться діалогове вікно Користувацький автофільтр – переліки, що розкриваються розташовані ліворуч містять оператори порівнювання, праворуч – дозволяють обрати значення, що повинні використовуватися в умовах.

За допомогою автофільтра можна завдавати умови також і на текстові елементи. Для цього використовується знак * для заміни кількох довільних символів, та ? для заміни одного довільного символу.

Команда Розширений фільтр

Ця команда має ширші можливості, за її допомогою можна:

- завдавати умови для кількох стовпців одночасно, що з’єднуються логічним АБО;

- завдавати більш ніж три умови для одного стовпця із використанням хоча б одного АБО;

- завдавати умови, що розраховуються.

Застосування розширеного фільтру розглянемо на прикладі вирішення наступної прикладної задачі. Потрібно вибрати дані про працівників, оклад яких менший за 7500грн. та не менший за 1000 грн., а також працівників відділу збуту, в яких оклад менший за 500 грн.

Для виконання завдання потрібно:

1. Праворуч переліку (залишивши ліворуч порожній стовпчик) розмістити таблицю з умовами фільтру (див. таблицю 9.3).

Таблиця 9.3 – Умови розширеного фільтру

Оклад Оклад Відділок

>=1000 <7500

<500 Збуту

Таблицю умов побудовано за наступними принципами: рядок містить частини умов між якими можна поставити логічне І, а між умовами, що містяться на різних рядках можна поставити логічне АБО.

2. Активізуємо комірку переліку та обираємо команду Дані / Фільтр / Розширений фільтр.

3. В поле вводу Початковий діапазон вводимо діапазон переліку, який фільтруватимемо, виділяючи його мишею.

4. В поле вводу Діапазон умоввводимо діапазон таблиці з умовами фільтрації.

5. У верхній частині діалогового вікна встановлюємо перемикач у положення Скопіювати результат в інше місце.

6. Натискаємо ОК.

9.7 Практичні завдання

Завдання 1. Застосування вбудованих функцій для роботи із переліками

1 Використовуючи приведені правила створити перелік для зберігання наступної інформації про працівників фірми: найменування відділу, прізвище та ініціали, посаду працівника, табельний номер, посадовий оклад.

2 Закріпити область, що містить заголовки стовбців, та виділити заголовки за допомогою форматування шрифту.

3 За допомогою форм додати до переліку 10 рядків.

4 Визначити кількість працівників у кожному відділі та кількість працівників, що займають різні посади.

5 Змінити посадові оклади – збільшити на 5,7%

Завдання 2. Сортування переліків

1 Відсортувати перелік, щоб назви відділку були розташовані за абеткою.

2 Додати сортування за прізвищами у порядку зворотному порядку абетки.

3 Створити наступний користуватський порядок сортування для посад: Начальник, Менеджер, Інженер, Аудитор, Експедитор, Секретар.

4 Відсортувати перелік за наступними вимогами:

– за посадою у користуватському порядку;

– за прізвищем у порядку абетки;

– за табельним номером у порядку убування.

Завдання 3 Використання фільтрів для аналізу переліків

1 Скопіювати перелік у новий аркуш, закріпити область заголовку.

2 Відфільтрувати перелік таким чином, щоб він містив:

– тільки 5 записів із найбільшими окладами;

– тільки записи з окладами, що дорівнюють 600 грн;

– тільки записи з окладами, що більші або дорівнюють 600 грн та менші 7.000 грн.;

– тільки записи прізвища в яких починаються з літери С або літери П;

– тільки записи прізвища в яких містять шість літер.

3 Нижче переліку створити новий перелік, що містить записи працівників оклад яких більший за 6000 грн. та не менший за 1000 грн., а також працівників, що працюють менеджерами, в яких оклад менший за 1000 грн.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Додання даних	\|	ПРОЕКТУВАННЯ БАЗ ДАНИХ

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.