Функції документа

ЗАГАЛЬНІ СПЕЦИФІЧНІ

Соціальна ( док. є соц.значущий об’єкт ) правова ( засіб закріплення правових норм )

Інформаційна (зберігає інф. ) управлінська ( є засобом управління )

Комунікативна ( засіб зв’язку між установами ) історична ( джерело історичних відомостей

Культурна ( закріплення та передача культ.цінност. ) про розвиток суспільства )

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Розрізняють постійні й змінні реквізити документа.

Усю сукупність реквізитів, залежно від тих функцій, що вони виконують, можна умовно поділити на:

Характеристика класифікаційних ознак реквізитів службового документа наведена в таблиці:

№	Назва	Характеристика
1.	Сигніфікаційні (знакові)	Реквізити, що фіксують ознаки приналежності: зображення державного герба, емблеми чи торгової марки, зображення нагород, код підприємства, установи чи організації за ЄДРПОУ, код форми документа за УКУД
2.	Комунікативні	Реквізити, що забезпечують включення документа до системи комунікацій: найменування автора, його поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку(6-9)
3.	Семантичні	Реквізити, що полегшують роботу з інформацією: назва виду документа, дата документа, реєстраційний номер, посилання на реєстраційний номер документа, на який дають відповідь, місце складання або видання (10-14)
4.	Синтакційні	Реквізити, що відображають технологію створення тексту й роботу над його структурою: заголовок до тексту, текст документа, резолюція, відмітка про наявність додатків, адресат, гриф погодження та затвердження документа, гриф, обмеження доступу до документа (15-22)
5.	Прагмаційні	Реквізити, що забезпечують захист документу від підробки й надають йому юридичну силу: підпис, гриф погодження, візи, відбиток печатки, відмітка про засвідчення копій, завірчий надпис (23-28)
6.	Руху	Реквізити, що фіксують пересування документа в інформаційній системі: відмітка про надходження документа до організації, відмітка про контроль, виконання документа і направлення його до справи, відмітка про наявність документа в електронній формі, запис про державну реєстрацію (29-32)

Перші п’ять груп реквізитів забезпечують створення й оформлення службового документа, тобто його ідентифікацію. Остання група реквізитів слугує для організування його обігу й надання документу юридичної сили, охоплюючи таким чином усі питання документаційного забезпечення управління.

Постійніреквізити друкуються під час виготовлення бланка.

Змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Види документів	\|	Текст – головний елемент документа.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.