Документи, їх призначення і класифікація.

Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

Загальні функції документів:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Специфічні функції документів:

1) управлінська (документ як засіб управління);

2) правова (документ як засіб закріплення правових норм);

3) історична (документ як джерело історичних відомостей).

Класифікаційні ознаки документів:

1. За найменуваннямрозрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, тощо.

2. За походженнямдокументи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків).

3. За місцем створеннядокументи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4. За призначеннямвиділяють такі основні комплекси документації: організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); обліково-фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

5. За напрямкомрозрізняють вхідні і вихідні документи.

6. За формою— типові й індивідуальні.

7. За ступенем гласності— звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

8. За стадіями створеннярозрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9. За термінами зберіганнядокументи поділяють на такі категорії:

- документи тимчасового зберігання (до 10 років);

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10. За технікою відтворення— рукописні й відтворені механічним способом.

11.За структурними ознаками —стандартні (мають чітку структуру і форму викладу, свою стилістику. Тут переважно подаються конкретні цифрові дані чи назви предметів, прізвища); нестандартні (містять лише найзагальніші відомості, добір мовних елементів залежить тут від конкретного змісту чи обставин ділових стосунків).

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Характеристика окремих корисливих посягань на власність, що є різновидами розкрадання	\|	Правила написання тексту документа.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.