• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Тема Службовий лист. Телеграма

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Є різні види службових листів: інформаційні, рекламні, листи-запрошення, супровідні, листи-повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, листи-прохання та ін.

Виклад тексту листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події слід викладати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло. Допускається порушувати декілька питань, коли вони взаємопов’язані.

Текст листа складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній зазначають події, факти, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на документи, дати нормативних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі відмови, пропозиції, гарантії, висновків тощо.

Залежно від призначення листа й від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені раніше, можуть містити лише основну частину.

Службові листи надсилають, щоб спонукати адресата до дії, роз’яснити щось, переконати в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладу й змістовності.

Перевагу віддають кутовому розташуванню реквізитів.

РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

11 – дата (у день підписання)

12 – індекс (проставляють у день підписання)

13 – посилання на індекс та дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях)

15 – гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби)

16 – адресат

18 – резолюція

19 – заголовок до тексту (якщо обсяг документа невеликий, то заголовка може не бути)

20 – позначка про контроль

21 – текст

22 – позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби)

23 – підпис

24 – гриф погодження

25 – візи (у разі потреби на примірнику адресанта)

26 – відбиток печатки (проставляють у разі потреби)

28 - прізвище виконавця та номер його телефону

29 – позначка про виконання документа й направлення до справи

30 – позначка про перенесення даних на машинний носій

31 – позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження)

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант рекламує свої вироби чи послуги. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони мають детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Адресують конкретним особам. Починати листи можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь..”, “Запрошуємо Вас..”, “Щиро запрошуємо Вас..”, “Ми раді запросити Вас”. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, терміни їх проведення.

Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг таких листів невеликий. Супровідні листи надсилають, коли необхідно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо..”, “Відправляємо..”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси й лати документів, що направляються. Наприклад:

Листи-повідомлення - це листи, в яких стверджується якийсь факт.

Повідомляємо, що для будівництва нового корпусу історичного факультету Вам виділено 1 250 900 (один мільйон двісті п’ятдесят тисяч дев’ятсот) гривень , у тому числі на придбання необхідного обладнання – 200 000 (двісті тисяч) гривень.

Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання грошових переказів.

Листи-нагадування – це листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань і необхідність вжити відповідних заходів.

Гарантійні листи – це такі листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги, надання робочого місця. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Ініціативні листи спонукають адресата дати відповідь адресантові.

Листи-відповіді можуть включати декілька питань.

Телеграма – це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку. Особливості телеграфного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їх документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку “НЕ” з тексту не вилучають).

Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення.

У разі потреби замість розділових знаків застосовують умовні позначення:

-КРПК (ТЧК – рос. мовою) – крапка;

- КМ (ЗПТ) – кома;

- ЛПК (КВЧ) – лапки;

- НР – номер;

- ДВК (ДВТ) – двокрапка.

Знаки мінус, плюс, процент пишуть словами, однозначні цифри – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Службові телеграми оформляються на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках ( перший передають до відділення зв’язку, а другий підшивають у справу).

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого наводять назву підприємства (скорочено), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через два інтервали.

Зворотну адресу друкують малими літерами.

Оформляючи службову телеграму, зазначають:

- назву виду документа (телеграма)

- категорію телеграми (ТЕРМІНОВА, МІЖНАРОДНА, УРЯДОВА)

- вид телеграми (ДВІ АДРЕСИ, ВІДПОВІДЬ ОПЛАЧЕНО тощо)

- телеграфну адресу одержувача (повну або умовну)

- номер документа, на який дають відповідь

- текст

- вихідний номер телеграми

- скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму

- посаду особи, що підписала телеграму (у разі потреби)

- прізвище особи, яка підписала

- поштову адресу і назву підприємства-відправника

- підпис

- дату підписання

- відбиток підприємства-відправника.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

Питання для самоконтролю

1. Що таке телеграма?

2. Як приймають факс?

3. Які відомості вказуються в телеграмі?

Тема Оформлення довідково-інформаційних документів

Читайте також:

1. Етико - психологічні риси стилю керівника і службовий етикет.
2. За роботу понад встано­влений службовий час за дні відпочинку та святкові дні грошове забезпечення військовослужбовцям додатково не виплачується!
3. Службова телеграма
4. Службовий лист та його види
5. Телеграма

Переглядів: 1346