• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Службовий лист та його види

Відгук. Рецензія та її структура.

Реквізити відгуку:

1. Назва виду документа..

2. Заголовок, що містить:

- назву роботи;

- прізвище, ім’я, по батькові її автора;

- рік написання;

- кількість сторінок;

3. Текст, що містить:

- вступ (загальна характеристика роботи, її актуальність);

- стислий виклад змісту роботи;

- критичні зауваження;

- висновок з пропозиціями.

4. Посада, підпис уповноваженої особи, розшифрування підпису.

5. Дата укладання.

6. Печатка.

Науковець, який пише рецензію, називається рецензентом. Спочатку рецензія відігравала службову роль – інформувала читача про новий друкований твір, звертала увагу на переваги й недоліки, давала уявлення про його призначення та можливості використання. Поступово вона стала самостійним жанром у творчій та науковій діяльності. Іноді рецензією називають розгорнуту анотацію , в якій розкривається зміст книги, а відбір матеріалу стає прихованою оцінкою.

Реквізити рецензії:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва).

3. Текст, що складається має містити:

- предмет аналізу (автор, назва книги, видання);

- вступ(аргументоване пояснення вибору саме цього видання рецензента);

- основну частину (викладення змісту рецензованого твору, позиції автора, розгорнута аргументація оцінок);

- заключну частину (висновки рецензента).

4. Підпис та посада рецензента.

5. Дата.

За потреби підпис засвідчують печаткою або спеціальним штампом у відділі з питань роботи з особовим складом (канцелярією) установи, в якій працює рецензент.

Службові листи: офіційна кореспонденція (від лат. correspondeo – відправляю, повідомляю) – а) листування між окремими особами або установами; б) сукупність поштових відправлень (листи, телеграми тощо); в) окреме поштове відправлення (лист, поштівка тощо); г) замітка, допис, повідомлення. Надіслані кореспондентом до редакції часопису.

Є два види офіційної кореспонденції:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Службовий лист –це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листай конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв’язання його. Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді – листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді – листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, редакційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективнийлисти надсилаються на одну адресу,тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний–завжди надсилається керівною установоюдо своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки однепитання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кількапитань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа – поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.

Але оскільки лист все ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова – дотримання міри, доречності й такту.

За законами психології на формування поглядів партнера значною мірою впливає інформація, що надходить першою. Отже, ділові взаємини краще розпочинати з особистого, безпосереднього спілкування і вже потім можна продовжувати закріплювати контакти діловим (службовим) листуванням. Оскільки листування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно до тексту листів уводити деякі словосполучення і звороти, які засвідчують ваше ставлення до партнера. Із тексту сучасного службового листа повинен вимальовуватися образ автора. – надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента й т. ін. Кореспонденція – ваша візитка та обличчя установи, фірми, компанії, яку ви репрезентуєте.

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції й навіть розмовного стилю, проте ще лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер іі дата листа.

4. Назва і адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа («про»).

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються ) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис,ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети:

1. Будьте лаконічні. Пишіть коротко Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

2. Пишіть коротко і просто. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови.

3. Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Основну увагу – найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

4. Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.

5. Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:

Завжди щиро Ваш…

Із найліпшими побажаннями…

Щиро відданий Вам…

Бажаємо успіхів…

Із повагою…

Залишаємося з повагою…

Із вдячністю й повагою… і т. ін.

Уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам’ятайте: бездоганно оформлена ділова кореспонденція – це свідчення вашої поваги до адресата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше , ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв’язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи укладаються на бланку,що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на три різні групи.

Ініціативні листимістятьпрохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Листи-відповідіза змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, проханням та ін.., на дату й номер яких повинно бути обов’язкове посилання. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.

Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості її виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.

Супровідний лист –документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.

Листи такого типу можуть надсилатисяразом із комерційними документами(рахунком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію.

Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз’яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні.

Договірний лист –різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошеннямістить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Ей документ деталізує умови участі адресата в заході, умови проїзду, перебування конкретизує порядок денний робочого часу та культурної програми тощо.

Інформаційний листталист-повідомленняблизькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист –документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов’язань.

Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов’язань і має підвищену правову функцію.

Цим листом організація, установа, заклад гарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.

Обов’язкові реквізити: номер розрахункового рахунка із зазначенням назви банку, термін остаточного розрахунку, сума (згідно з тарифами або попередньо обумовлена), підписи вищої посадової особи та головного бухгалтера гаранта.

Рекламний лист –це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування –це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов’язань або проведення заходів.

Лист-підтвердженняміститьповідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми товару тощо),прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів, дій. Цей лист може підтверджувати тривалість юридичної дії раніше укладенихдокументів (договорів,інструкцій і т. ін.).

Рекламаційний лист – це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі, а саме:

1. Недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів виготовлення, пакування, транспортування та зберігання продукції, товару, що призвело до псування товарного вигляду, погіршення якості тощо.

2. Обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Лист-претензія -документ,близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, які містяться в рекламному листі.

Контрольний лист– це специфічний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, який містить резолюцію на конкретний документ та його стислий зміст.

Рекомендаційний лист –документ, близький до характеристики, але не обов’язків. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об’єктивною, оскільки це справа честі й іменні вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Існує інший тип рекомендаційного листа, який заочно рекомендує пред’явника й допомагає йому швидко заручитися підтримкою за місцем перебування.

Лист-вітання – це зовсім не обов’язків офіційний набір заяложений та безликих висловів-штампів до державних свят.

Доцільними будуть поздоровлення з подіями, ювілеями чи успіхами локального характеру. Довільний зміст тексту передбачає враховувати рівень стосунків , становище, вік і стать адресата.

Комерційний лист – специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови куплі-продажу тощо.

Запитання та завдання для самоконтролю

1. Дайте відповіді на запитання:

1). Що таке доповідь? З яких частин вона складається?

2). Як подолати страх перед аудиторією? Запропонуйте свій «рецепт».

3). Що таке візитна картка? Які її реквізити?

2. Змоделюйте ситуацію: Вам треба порадити своєму товаришеві почати готуватися до виступу з науковою доповіддю. Як Ви це зробите?

3. Підготуйте та виголосіть доповіді на теми:

1). Ввічливість – основа спілкування за правилами етикету.

2). Займенник у сфері етикетного мовлення.

3). Інтернет та роздуми про нього.

4). Моє мовне середовище.

4. Що таке резюме? Яких правил треба дотримуватися під час складання резюме?

5. Продовжіть речення:

1) Резюме – це документ…

2) Основна вимога до цього документа - …

3) У резюме реквізити розташовують у такій послідовності: …

4) Аби досягти успіху, під час складання резюме слід дотримуватися таких правил:…

5) Якщо ви обіймаєте не надто високу посад у, то краще…

6) Різновидом резюме є…

7) У центрах зайнятості пропонують заповнити резюме…

8) Текстовий редактор Microsoft Word пропонує такі варіанти резюме:…

6. Використовуючи редактор Microsoft Word, укладіть кілька різновидів резюме.

7. Виберіть правильний варіант відповіді.

1) Документ, у якому подаються короткі відомості про навчання. Трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складне, називається…

а) автобіографією4

б) резюме;

в)характеристикою.

8. Прочитайте уривок з тексту документа.

Досвід роботи: Упродовж 2000 року працював на посаді перекладача тижневика «Мрія».

Маю досвід: 1) редагування та перекладу авторських текстів англійською мовою; 2) перекладу англійською мовою наукових текстів.

На замовлення міністерства освіти і науки України перекладав англійською мовою книгу «культура на межі тисячоліть» (книга вийшла друком у Москві 2000 року та в Лондоні 2001 року).

- З’ясуйте найменування цього документа.

- Дайте його визначення.

- Допишіть, дотримуючись правил оформлення.

Читайте також:

1. Етико - психологічні риси стилю керівника і службовий етикет.
2. За роботу понад встано­влений службовий час за дні відпочинку та святкові дні грошове забезпечення військовослужбовцям додатково не виплачується!
3. Тема Службовий лист. Телеграма

Переглядів: 6007