Вимоги до складання та оформлення різних видів документів
Для того, щоб документ був повноцінним джерелом інформації, він повинен бути складений згідно з вимогами:
1. Документ повинен видаватися повноважним органом або компетентною особою;
2. Документ не повинен суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам вищестоящих органів;
3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням керівництва, тобто повинен базуватися на об’єктивних фактах і містити конкретні пропозиції і вказівки;
4. Документ повинен бути складений за встановленою формою, згідно з формуляром-зразком.
5. Документ повинен бути відредагований і оформлений;
6. Документ повинен бути чітким, конкретним, достовірним з логічно і послідовно викладеним текстом і нейтральною лексикою;
7. Документ повинен відповідати своєму призначенню, мати юридичну силу, чітку структуру та зручність в обробці.
У службових документах реалізується офіційно-діловий стиль.Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації
Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої у ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата.
Письмові та рукописні документи:
· Письмовий документ – це текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.
· Рукописний документ - це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.
· місцем виникнення- внутрішні та зовнішні:
Ø Внутрішні документимають чинність лише всередині тієї органі установи чи підприємства, де їх складено.
Ø Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
· призначенням -організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні. обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
· напрямком - вхідні й вихідні.
Ø Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.
· формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Ø Стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Ø Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
· строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Ø Звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги.
Ø Термінові- зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма).
Ø Дуже термінові - документи з позначенням «дуже терміново»;
· ступенем гласності- загальні, таємні, для службового користування (ДСК).
Ø Таємнідокументи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
· стадіями створення- оригінали, копії, витяг і дублікат.
Ø Оригінал- це основний вид документа, перший і єдиний його
Ø примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.
Ø Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншою документа. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпускам. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.
Ø Витяг - копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена.
Ø Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
· складністю - прості (односкладові)й складні. Прості - містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;
· строками зберігання - постійного, тривалого(понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
· технікою відтворення- рукописні й відтворені механічним і електронним способом;