Види документів та їх класифікація

Вимоги до складання та оформлення різних видів документів

Для того, щоб документ був повноцінним джерелом інформації, він повинен бути складений згідно з вимогами:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або компетентною особою;

2. Документ не повинен суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам вищестоящих органів;

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням керівництва, тобто повинен базуватися на об’єктивних фактах і містити конкретні пропозиції і вказівки;

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою, згідно з формуляром-зразком.

5. Документ повинен бути відредагований і оформлений;

6. Документ повинен бути чітким, конкретним, достовірним з логічно і послідовно викладеним текстом і нейтральною лексикою;

7. Документ повинен відповідати своєму призначенню, мати юридичну силу, чітку структуру та зручність в обробці.

У службових документах реалізується офіційно-діловий стиль.Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої у ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата.

Письмові та рукописні документи:

· Письмовий документ – це текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

· Рукописний документ - це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.

Види документів визначають за такими ознаками:

· найменуванням (назвою) - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

· походженням - службові (офіційні) й особисті.

· місцем виникнення- внутрішні та зовнішні: Ø Внутрішні документимають чинність лише всередині тієї органі установи чи підприємства, де їх складено. Ø Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

· призначенням -організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні. обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

· напрямком - вхідні й вихідні. Ø Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

· формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Ø Стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Ø Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

· строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Ø Звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Ø Термінові- зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Ø Дуже термінові - документи з позначенням «дуже терміново»;

· ступенем гласності- загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Ø Таємнідокументи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

· стадіями створення- оригінали, копії, витяг і дублікат. Ø Оригінал- це основний вид документа, перший і єдиний його Ø примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили. Ø Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншою документа. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпускам. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Ø Витяг - копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена. Ø Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;

· складністю - прості (односкладові)й складні. Прості - містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;

· строками зберігання - постійного, тривалого(понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

· технікою відтворення- рукописні й відтворені механічним і електронним способом;

· носієм інформації- оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Характеристики ефективного контролю	\|	Реквізити документів та правила їх оформлення

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.018 сек.